FIFA er fotballens internasjonale styrende organ og samler 211 nasjonale forbund for å utvikle sporten og ivareta dens integritet over hele verden. Arbeidet omfatter organisering av store turneringer for menn og kvinner, blant annet FIFA World Cup™, samtidig som inntekter fra arrangementene brukes til fotballutvikling, infrastruktur og bredere deltakelse på tvers av regioner. For jobbsøkere tilbyr FIFA muligheter knyttet til administrasjon og gjennomføring av internasjonal fotball, samt arbeid med sportens globale innvirkning.
Koordinator for lederkontoret i FIFA – Zürich (hybrid)
Koordiner FIFAs kontordrift, lederstøtte, møter, arrangementer, logistikk og administrative prosesser i Zürich. Støtt en internasjonal organisasjons større sports- og arrangementsaktiviteter i et dynamisk hybridmiljø.
Beskrivelse
- Administrere den daglige kontordriften, inkludert fasiliteter, tjenester, rekvisita og arbeidsmiljøet
- Samarbeide med Facilities og interne team for å forutse behov, løse problemer og opprettholde servicestandarder
- Planlegge og støtte interne møter, inkludert logistikk, informasjonsflyt og oppfølging
- Forutse organisasjonens og teamets behov ved å koordinere deltakere, informasjon, logistikk og forberedelser
- Administrere prosesser og følge opp tidsfrister, dokumentasjon og godkjenninger
- Organisere forretningsmøter, middager og andre tilstelninger og ha oversikt over alle tilknyttede arrangementer
- Planlegge og gjennomføre avdelingsarrangementer og initiativer med interne interessenter og eksterne leverandører
- Ha oversikt over arrangementslogistikk og operative forberedelser
- Administrere firmagaver og tilhørende materiell
- Følge opp og administrere relevante utgifter
- Forbedre kontorprosesser, arbeidsmetoder og arbeidsmiljøet
- Bidra til ad hoc-prosjekter og organisatoriske prioriteringer
- Gi fleksibel og praktisk støtte i et hektisk internasjonalt miljø
Krav
- Erfaring med kontoradministrasjon, lederstøtte, drift, arrangementskoordinering eller en lignende rolle i et hektisk miljø
- Erfaring fra en internasjonal organisasjon og samarbeid med flere team og interessenter er en fordel
- Bakgrunn innen kontordrift, logistikk, arrangementskoordinering eller leverandørstyring er en fordel
- Erfaring med å støtte ledende interessenter eller håndtere profilerte gjester er en fordel
- Evne til å koordinere flere prioriteringer, tidsfrister og aktiviteter samtidig
- Erfaring med budsjetter, utgifter eller administrative prosesser er en fordel
- Erfaring fra sport eller en annen hektisk bransje med høy profil er en fordel
- Universitetsgrad eller relevant yrkesfaglig kvalifikasjon
- Flytende engelsk
- Ytterligere språkkunnskaper, særlig spansk, er en fordel
- Avansert kunnskap i Microsoft Office, inkludert Outlook, Word, Excel og PowerPoint
- Fortrolig med digitale verktøy for møtekoordinering, kommunikasjon, reiser og arrangementsplanlegging
- Evne til å lære og ta i bruk nye systemer og teknologier på en trygg måte
- Svært organisert og proaktiv, med ansvar fra den første planleggingen til gjennomføringen
- Profesjonell, diskret og taktfull i arbeid med ledende interessenter og profilerte gjester
- Praktisk og løsningsorientert, med evne til å veksle mellom administrasjon, logistikk og arrangementsplanlegging
- Svært god sans for detaljer samtidig som du beholder oversikten over konkurrerende prioriteringer og tidsfrister
- Evne til å prioritere en krevende og variert arbeidsmengde og beholde roen når behov eller omstendigheter endrer seg
- Gode kommunikasjons- og samarbeidsevner
- Diplomatisk og kulturelt bevisst
- Pålitelig og diskret, med høy integritet og god dømmekraft
- Trives med å arbeide i et hektisk, internasjonalt og dynamisk miljø
- Villig til å arbeide fleksibelt og reise ved behov
Fordeler
- Fotballøkter tilgjengelig for ansatte på alle ferdighetsnivåer
- Treningsfasiliteter på arbeidsplassen
- Opptil to hjemmekontordager per uke der rollen tillater det
- Hjemmekontortilskudd for alle ansatte
- Språkkurs for alle ansatte
- Løpende programmer for læring, opplæring og utdanning
- Muligheter for intern karrieremobilitet
- Fleksible pensjonsordninger med betydelige arbeidsgiverbidrag
- Flyttestøtte
- Støtte til offentlig transport
- Sjenerøs årlig ferie
- Muligheter for frivillig arbeid hos partnerorganisasjoner