FIFA er fodboldens internationale styrende organ og samler 211 nationale forbund for at udvikle sporten og beskytte dens integritet verden over. Arbejdet omfatter organisering af store herre- og kvindeturneringer, herunder FIFA World Cup™, samtidig med at indtægter fra begivenhederne kanaliseres til fodboldudvikling, infrastruktur og bredere deltagelse på tværs af regioner. For jobsøgende tilbyder FIFA muligheder inden for administration og afvikling af international fodbold samt arbejde med sportens globale indvirkning.
Koordinator for ledelseskontoret hos FIFA – Zürich (hybrid)
Koordiner FIFAs kontordrift, ledelsesstøtte, møder, arrangementer, logistik og administrative processer i Zürich. Understøt en international organisations større sports- og arrangementsaktiviteter i et dynamisk hybridmiljø.
Beskrivelse
- Administrere den daglige kontordrift, herunder faciliteter, serviceydelser, forsyninger og arbejdsmiljøet
- Samarbejde med Facilities og interne teams om at forudse behov, løse problemer og opretholde servicestandarder
- Planlægge og understøtte interne møder, herunder logistik, informationsflow og opfølgning
- Forudse organisationens og teamets behov ved at koordinere deltagere, information, logistik og forberedelser
- Administrere processer og følge op på deadlines, dokumentation og godkendelser
- Organisere forretningsmøder, middage og andre arrangementer samt føre tilsyn med alle tilknyttede aftaler
- Planlægge og gennemføre afdelingsarrangementer og initiativer sammen med interne interessenter og eksterne leverandører
- Føre tilsyn med arrangementslogistik og operationelle forberedelser
- Administrere firmagaver og tilhørende materialer
- Følge op på og administrere relevante udgifter
- Forbedre kontorprocesser, arbejdsmetoder og arbejdsmiljøet
- Bidrage til ad hoc-projekter og organisatoriske prioriteringer
- Yde fleksibel og praktisk støtte i et hurtigt internationalt miljø
Krav
- Erfaring med kontoradministration, ledelsesstøtte, drift, arrangementskoordinering eller en lignende rolle i et højt tempo
- Erfaring fra en international organisation og samarbejde med flere teams og interessenter er en fordel
- Baggrund inden for kontordrift, logistik, arrangementskoordinering eller leverandørstyring er en fordel
- Erfaring med at understøtte ledende interessenter eller håndtere prominente gæster er en fordel
- Evne til at koordinere flere prioriteter, deadlines og aktiviteter samtidigt
- Erfaring med budgetter, udgifter eller administrative processer er en fordel
- Erfaring fra sport eller en anden hurtigt omskiftelig branche med høj profil er en fordel
- Universitetsgrad eller relevant erhvervsmæssig kvalifikation
- Flydende engelsk
- Yderligere sprogkundskaber, især spansk, er en fordel
- Avanceret kendskab til Microsoft Office, herunder Outlook, Word, Excel og PowerPoint
- Fortrolig med digitale værktøjer til mødekoordinering, kommunikation, rejser og arrangementsplanlægning
- Evne til trygt at lære og tage nye systemer og teknologier i brug
- Meget organiseret og proaktiv med ansvar fra den indledende planlægning til gennemførelsen
- Professionel, diskret og taktfuld i arbejdet med ledende interessenter og prominente gæster
- Praktisk og handlingsorienteret med evne til at skifte mellem administration, logistik og arrangementsplanlægning
- Fremragende sans for detaljer samtidig med overblik over konkurrerende prioriteter og deadlines
- Evne til at prioritere en krævende og varieret arbejdsbyrde og bevare roen, når behov eller omstændigheder ændrer sig
- Stærke kommunikations- og samarbejdsevner
- Diplomatisk og kulturelt bevidst
- Troværdig og diskret med høj integritet og god dømmekraft
- Fortrolig med at arbejde i et hurtigt, internationalt og dynamisk miljø
- Villig til at arbejde fleksibelt og rejse efter behov
Fordele
- Fodboldsessioner for medarbejdere på alle niveauer
- Fitnessfaciliteter på arbejdspladsen
- Op til to hjemmearbejdsdage om ugen, hvor rollen tillader det
- Hjemmekontortilskud til alle medarbejdere
- Sprogkurser for alle medarbejdere
- Løbende programmer for læring, træning og uddannelse
- Muligheder for intern karrieremobilitet
- Fleksible pensionsordninger med betydelige arbejdsgiverbidrag
- Flyttehjælp
- Tilskud til offentlig transport
- Generøs årlig ferie
- Muligheder for frivilligt arbejde hos partnerorganisationer