TRAM, Inc. ist ein in Plymouth, Michigan, ansässiger Hersteller von Automobilteilen und eine Tochtergesellschaft der Tokai Rika Group. Das 1986 gegründete Unternehmen entwickelt Komponenten, die Fahrzeugbedienungen und Sicherheitsfunktionen intuitiv und reaktionsschnell machen sollen, darunter schalterbezogene Produkte und Sicherheitsvorrichtungen. TRAM beliefert japanische Automobilhersteller wie Toyota und Nissan sowie US-amerikanische Hersteller wie Ford und GM. Mehr als 3.000 Mitarbeitende arbeiten an sechs Standorten in Nordamerika und unterstützen die Fertigungs- und Automobilaktivitäten des Unternehmens.
Assistenz der Präsidentin bzw. des Präsidenten und des COO (Hybrid)
Unterstützung der Präsidentin bzw. des Präsidenten und des COO von TRAM bei Terminplanung, Kommunikation, Reisen, Meetings, Präsentationen und vertraulichen administrativen Aufgaben.
Beschreibung
- Verantwortung für den täglichen, wöchentlichen, monatlichen und jährlichen Kalender der Präsidentin bzw. des Präsidenten.
- E-Mails der Präsidentin bzw. des Präsidenten auf dringende Angelegenheiten prüfen und diese bei Bedarf eskalieren.
- Korrespondenz zur Prüfung, Genehmigung und Verteilung durch die Präsidentin bzw. den Präsidenten vorbereiten.
- Den Posteingang der Präsidentin bzw. des Präsidenten organisieren und priorisieren, einschließlich des Entfernens unerwünschter Nachrichten.
- Reisen organisieren und detaillierte Reisepläne für die Präsidentin bzw. den Präsidenten sowie mitreisende Führungskräfte erstellen.
- Spesenabrechnungen der Präsidentin bzw. des Präsidenten vorbereiten und einreichen.
- PowerPoint-Präsentationen auf Grundlage der Konzepte und Vorgaben der Präsidentin bzw. des Präsidenten erstellen.
- Bei Besprechungsunterlagen, Präsentationen und Hintergrundrecherchen unterstützen.
- Interne und externe Besprechungen koordinieren, einschließlich Tagesordnungen, Logistik und Nachverfolgung von Maßnahmen.
- Für die von der Präsidentin bzw. dem Präsidenten verwendeten Materialien sorgen.
- Das Büro der Präsidentin bzw. des Präsidenten ordentlich und organisiert halten.
- An Besprechungen teilnehmen, die Verpflichtungen der Präsidentin bzw. des Präsidenten dokumentieren und deren Umsetzung durch die Mitarbeitenden koordinieren.
- Vertrauliche Informationen verwalten und administrative Unterstützung gemäß den Unternehmensrichtlinien und den Vorgaben der Führungskraft leisten.
- Zusätzliche Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben nach Bedarf übernehmen.
Anforderungen
- Mindestens 3–5 Jahre Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften, Vorstandsmitgliedern oder leitenden Angestellten.
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und Projektmanagementkompetenz sowie die Fähigkeit, konkurrierende Prioritäten auszubalancieren.
- Professionelle Diskretion und die Fähigkeit, vertrauliche Informationen zu verwalten.
- Sicherer Umgang mit Microsoft Office, Outlook und Teams.
- Anpassungsfähig, teamorientiert, proaktiv und ausgesprochen selbstständig.
- Mündliche und schriftliche Zweisprachigkeit in Englisch und Japanisch ist nicht erforderlich, jedoch von großem Vorteil.
Zusatzleistungen
- Arbeitgeber der Chancengleichheit.
- Möglichkeit, Fähigkeiten weiterzuentwickeln und gleichzeitig zum Wachstum einer wachsenden Organisation beizutragen.