Jhpiego
Jhpiego
1.001 – 5.000 Mitarbeitende
BeratungGesundheitswesenKrankenversicherung
Jhpiego ist eine globale gemeinnützige Organisation, die sich auf die Verbesserung der Gesundheitsversorgung für Frauen und ihre Familien konzentriert. Die Organisation arbeitet mit Regierungen und Partnerorganisationen zusammen, um den Zugang zu wichtigen Gesundheitsdiensten zu erweitern, Gesundheitssysteme zu stärken und praxisnahe Lösungen in den Bereichen Mütter- und Neugeborenengesundheit, Familienplanung und Prävention von Infektionskrankheiten zu entwickeln. Ihre Arbeit unterstützt gesündere Schwangerschaften und sicherere Geburten und befasst sich zugleich mit umfassenderen Herausforderungen im Gesundheitswesen in Gemeinschaften auf der ganzen Welt.

Administrative Fachkraft, HR – Jhpiego vor Ort

Unterstützt Jhpiego und globale Programme im Personalbereich durch Kalenderkoordination, Meetings, Erstattungen, Berichterstattung, Büroorganisation und Abteilungsprojekte. Die Position verbindet anspruchsvolle administrative, finanzielle, organisatorische und kommunikative Aufgaben.

Beschreibung

  • Umfassende administrative Unterstützung für die Abteilung Global Programs and Technical Excellence leisten
  • Komplexe Kalender und Besprechungspläne selbstständig verwalten und bei wechselnden Prioritäten anpassen
  • Wichtige Informationen für Meetings, Präsentationen und Gespräche zusammentragen
  • Personaladministration und Teambesprechungen unterstützen, einschließlich der Nachverfolgung von Aktionspunkten
  • Eingehende Anfragen priorisieren, Fristen und Entwürfe überwachen, Erinnerungen versenden und administrative Anliegen bearbeiten
  • Wiederkehrende und ad hoc anfallende Projekte leiten oder wesentlich dazu beitragen, einschließlich der Unterstützung oder Anleitung anderer Mitarbeitender
  • Bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen mitwirken
  • Büroorganisation übernehmen, einschließlich Anliegen zu Arbeitsplätzen, Raumreservierungen und technischen Anforderungen
  • Reisekostenerstattungen, Online-Zahlungen, Bestellungen und Erstattungen für externe Personen bearbeiten
  • Informationen sammeln und Berichte, Diagramme, Tabellen, Aufzeichnungen und zugehörige Unterlagen erstellen
  • Fragen beantworten, Orientierung geben und Informationen verteilen
  • Betriebliche Richtlinien auslegen und klar kommunizieren
  • Administrative Probleme erkennen und bei der Entwicklung von Lösungen mitwirken
  • Über die Ziele, Standards, Richtlinien, Verfahren der Abteilung sowie über andere Jhpiego-Abteilungen informiert bleiben
  • Weitere zugewiesene Aufgaben erledigen

Anforderungen

  • Bachelorabschluss; zusätzliche Ausbildung kann nach der Äquivalenzregelung der Organisation möglicherweise Berufserfahrung ersetzen, und einschlägige qualifizierende Berufserfahrung kann über einen Highschool-Abschluss oder einen gleichwertigen Abschluss hinaus möglicherweise Ausbildung ersetzen
  • Mindestens vier Jahre zunehmend verantwortungsvollere administrative Berufserfahrung
  • Erfahrung in der Unterstützung besonderer Projekte und Aufgaben
  • Sehr gute Kenntnisse von Microsoft Office, einschließlich Outlook, Word, Excel und PowerPoint
  • Fortgeschrittene Fähigkeiten im Kalendermanagement
  • Fortgeschrittene Fähigkeiten in der Finanzadministration
  • Ausgeprägte zwischenmenschliche Fähigkeiten
  • Fortgeschrittene Fähigkeiten in der Meetingkoordination
  • Fortgeschrittene Kenntnisse von Büroabläufen
  • Sehr gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten
  • Ausgeprägte Organisationsfähigkeiten
  • Mittlere Kenntnisse im Verfassen von Berichten
  • Die Beschäftigung setzt die Durchführung einer Zuverlässigkeitsüberprüfung vor der Einstellung voraus

Zusatzleistungen

  • Gesamtvergütungspaket mit Unterstützung in den Bereichen Gesundheit, Leben, berufliche Entwicklung und Altersvorsorge
  • Zuverlässigkeitsüberprüfung vor der Einstellung
  • Unterstützung bei angemessenen Arbeitsplatzanpassungen und Barrierefreiheit
  • Chancengleichheit im Beschäftigungsverhältnis

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