Jhpiego es una organización mundial sin fines de lucro dedicada a mejorar la atención sanitaria para las mujeres y sus familias. La organización trabaja con gobiernos y organizaciones asociadas para ampliar el acceso a servicios de salud esenciales, fortalecer los sistemas sanitarios y desarrollar soluciones prácticas en materia de salud materna y neonatal, planificación familiar y prevención de enfermedades infecciosas. Su labor contribuye a lograr embarazos más saludables y partos más seguros, al tiempo que aborda desafíos sanitarios más amplios en comunidades de todo el mundo.
Especialista administrativo de RR. HH. - Jhpiego presencial
Apoya los recursos humanos y los programas globales de Jhpiego mediante la coordinación de calendarios, reuniones, reembolsos, informes, operaciones de oficina y proyectos departamentales. El puesto combina responsabilidades administrativas, financieras, organizativas y de comunicación avanzadas.
Descripción
- Brindar amplio apoyo administrativo al Departamento de Programas Globales y Excelencia Técnica
- Gestionar de forma independiente calendarios complejos y agendas de reuniones a medida que cambian las prioridades
- Recopilar información esencial para preparar reuniones, presentaciones y debates
- Apoyar la administración del personal y las reuniones del equipo, incluido el seguimiento de las acciones pendientes
- Clasificar las solicitudes entrantes, supervisar plazos y borradores, enviar recordatorios y atender las necesidades administrativas
- Liderar o contribuir sustancialmente a proyectos recurrentes y ad hoc, incluido el apoyo o la dirección de otros empleados
- Ayudar a planificar y llevar a cabo eventos
- Gestionar la administración de la oficina, incluidos los asuntos relacionados con el espacio de trabajo, la reserva de salas y las necesidades tecnológicas
- Procesar reembolsos de viajes, pagos en línea, órdenes de compra y reembolsos para personas que no sean empleados
- Recopilar información y preparar informes, gráficos, tablas, registros y materiales relacionados
- Responder preguntas, ofrecer orientación y distribuir información
- Interpretar las políticas operativas y comunicarlas con claridad
- Reconocer problemas administrativos y ayudar a desarrollar soluciones
- Mantenerse al tanto de los objetivos, estándares, políticas y procedimientos del departamento, así como de los de otros departamentos de Jhpiego
- Completar otras tareas asignadas
Requisitos
- Licenciatura; la formación adicional puede sustituir la experiencia y la experiencia relacionada que cumpla los requisitos puede sustituir la formación posterior al diploma de educación secundaria o equivalente, conforme a la fórmula de equivalencia de la organización
- Al menos cuatro años de experiencia administrativa con responsabilidades progresivas
- Experiencia en el apoyo a proyectos y asignaciones especiales
- Dominio alto de Microsoft Office, incluidos Outlook, Word, Excel y PowerPoint
- Capacidad avanzada para gestionar calendarios
- Capacidad avanzada en administración financiera
- Habilidades interpersonales avanzadas
- Capacidad avanzada para coordinar reuniones
- Conocimientos avanzados de procedimientos de oficina
- Habilidades avanzadas de comunicación oral y escrita
- Habilidades organizativas avanzadas
- Habilidades intermedias de redacción de informes
- El empleo está condicionado a la realización de una verificación de antecedentes previa a la contratación
Beneficios
- Paquete de compensación total que incluye apoyo para la salud, la vida, la carrera profesional y la jubilación de los empleados
- Verificación de antecedentes previa a la contratación
- Adaptaciones laborales y apoyo de accesibilidad
- Empleo con igualdad de oportunidades