Jhpiego je globalna neprofitna organizacija, osredotočena na izboljšanje zdravstvene oskrbe žensk in njihovih družin. Organizacija sodeluje z vladami in partnerskimi organizacijami pri širjenju dostopa do osnovnih zdravstvenih storitev, krepitvi zdravstvenih sistemov ter razvoju praktičnih rešitev na področju zdravja mater in novorojenčkov, načrtovanja družine in preprečevanja nalezljivih bolezni. Njeno delo podpira bolj zdrave nosečnosti in varnejše porode ter hkrati obravnava širše zdravstvene izzive v skupnostih po vsem svetu.
Administrativni strokovnjak za kadre – Jhpiego na lokaciji
Podpira kadrovsko področje in globalne programe organizacije Jhpiego z usklajevanjem koledarjev, sestankov, povračil stroškov, poročanja, pisarniškega poslovanja in projektov oddelka. Vloga združuje zahtevne administrativne, finančne, organizacijske in komunikacijske odgovornosti.
Opis
- Zagotavljati široko administrativno podporo oddelku za globalne programe in tehnično odličnost
- Samostojno upravljati zahtevne koledarje in urnike sestankov ob spreminjanju prednostnih nalog
- Zbirati ključne informacije za pripravo sestankov, predstavitev in razprav
- Podpirati administracijo zaposlenih in skupinske sestanke, vključno s spremljanjem nalog
- Razvrščati prejete zahteve, spremljati roke in osnutke, pošiljati opomnike ter obravnavati administrativne potrebe
- Voditi redne in priložnostne projekte ali pomembno prispevati k njim, vključno s podporo drugim zaposlenim ali njihovim usmerjanjem
- Pomagati pri načrtovanju in izvedbi dogodkov
- Upravljati pisarniško administracijo, vključno z vprašanji delovnega prostora, rezervacijami prostorov in tehnološkimi zahtevami
- Obdelovati povračila potnih stroškov, spletna plačila, naročilnice in povračila stroškov za osebe, ki niso zaposlene
- Zbirati informacije ter pripravljati poročila, grafikone, tabele, evidence in povezano gradivo
- Odgovarjati na vprašanja, svetovati in posredovati informacije
- Razlagati operativne politike in jih jasno sporočati
- Prepoznavati administrativne težave in pomagati pri oblikovanju rešitev
- Spremljati cilje, standarde, politike, postopke oddelka in druge oddelke organizacije Jhpiego
- Opravljati druge dodeljene naloge
Zahteve
- Diploma dodiplomskega študija; dodatno izobraževanje lahko nadomesti izkušnje, ustrezne kvalificirane izkušnje pa lahko v skladu z organizacijsko formulo enakovrednosti nadomestijo izobrazbo nad srednješolsko diplomo ali njenim ekvivalentom
- Najmanj štiri leta vse zahtevnejših administrativnih izkušenj
- Izkušnje s podporo posebnim projektom in nalogam
- Napredno poznavanje Microsoft Office, vključno z Outlookom, Wordom, Excelom in PowerPointom
- Napredne sposobnosti upravljanja koledarja
- Napredne sposobnosti finančne administracije
- Napredne medosebne spretnosti
- Napredne sposobnosti usklajevanja sestankov
- Napredno poznavanje pisarniških postopkov
- Napredne ustne in pisne komunikacijske spretnosti
- Napredne organizacijske spretnosti
- Srednje napredne spretnosti pisanja poročil
- Zaposlitev je pogojena z uspešno opravljenim preverjanjem pred zaposlitvijo
Ugodnosti
- Celovit paket nagrajevanja, ki vključuje zdravstveno in življenjsko podporo, podporo pri karieri ter pokojninsko podporo zaposlenim
- Preverjanje pred zaposlitvijo
- Prilagoditve delovnega mesta in podpora dostopnosti
- Enake možnosti zaposlovanja