Jhpiego je globální nezisková organizace zaměřená na zlepšování zdravotní péče o ženy a jejich rodiny. Organizace spolupracuje s vládami a partnerskými organizacemi na rozšiřování přístupu k základním zdravotním službám, posilování zdravotnických systémů a vytváření praktických řešení v oblasti zdraví matek a novorozenců, plánování rodičovství a prevence infekčních onemocnění. Její činnost podporuje zdravější průběh těhotenství a bezpečnější porody a zároveň pomáhá řešit širší výzvy v oblasti zdravotní péče v komunitách po celém světě.
Administrativní specialista pro HR — Jhpiego, práce na pracovišti
Podporuje HR a globální programy organizace Jhpiego prostřednictvím koordinace kalendářů, schůzek, náhrad výdajů, reportingu, provozu kanceláře a projektů oddělení. Role kombinuje pokročilé administrativní, finanční, organizační a komunikační povinnosti.
Popis
- Poskytovat širokou administrativní podporu oddělení globálních programů a technické excelence
- Samostatně spravovat složité kalendáře a harmonogramy schůzek podle měnících se priorit
- Shromažďovat důležité informace pro přípravu schůzek, prezentací a diskusí
- Podporovat administrativu zaměstnanců a týmové schůzky včetně sledování úkolů
- Třídit příchozí požadavky, sledovat termíny a koncepty dokumentů, posílat upomínky a řešit administrativní potřeby
- Vést pravidelné i ad hoc projekty nebo k nim významně přispívat, včetně podpory či řízení dalších zaměstnanců
- Pomáhat s plánováním a realizací akcí
- Zajišťovat administrativu kanceláře včetně otázek týkajících se pracovního prostoru, rezervace místností a technologických požadavků
- Zpracovávat náhrady cestovních výdajů, online platby, objednávky a náhrady výdajů osobám, které nejsou zaměstnanci
- Shromažďovat informace a připravovat reporty, grafy, tabulky, záznamy a související materiály
- Odpovídat na dotazy, poskytovat pokyny a distribuovat informace
- Vykládat provozní zásady a jasně je sdělovat
- Rozpoznávat administrativní problémy a pomáhat vyvíjet řešení
- Být informován o cílech, standardech, zásadách, postupech oddělení a dalších oddělení Jhpiego
- Plnit další přidělené úkoly
Požadavky
- Bakalářské vzdělání; další vzdělání může nahradit praxi a relevantní kvalifikující praxe může podle ekvivalenčního vzorce organizace nahradit vzdělání nad rámec středoškolského diplomu nebo jeho ekvivalentu
- Nejméně čtyři roky administrativní praxe s postupně rostoucí odpovědností
- Zkušenost s podporou speciálních projektů a úkolů
- Pokročilá znalost Microsoft Office včetně Outlooku, Wordu, Excelu a PowerPointu
- Pokročilé schopnosti správy kalendáře
- Pokročilé schopnosti finanční administrativy
- Pokročilé interpersonální dovednosti
- Pokročilé schopnosti koordinace schůzek
- Pokročilá znalost kancelářských postupů
- Pokročilé ústní a písemné komunikační dovednosti
- Pokročilé organizační dovednosti
- Středně pokročilé dovednosti psaní reportů
- Pracovní poměr je podmíněn absolvováním prověrky před nástupem do zaměstnání
Benefity
- Komplexní balíček odměn zahrnující podporu zdraví, životního pojištění, kariéry a důchodového zabezpečení zaměstnanců
- Prověrka před nástupem do zaměstnání
- Podpora přizpůsobení pracoviště a přístupnosti
- Rovné příležitosti v zaměstnání