Jhpiego je globálna nezisková organizácia zameraná na zlepšovanie zdravotnej starostlivosti o ženy a ich rodiny. Organizácia spolupracuje s vládami a partnerskými organizáciami na rozširovaní prístupu k nevyhnutným zdravotníckym službám, posilňovaní zdravotníckych systémov a vytváraní praktických riešení v oblasti zdravia matiek a novorodencov, plánovaného rodičovstva a prevencie infekčných ochorení. Jej práca podporuje zdravšie tehotenstvá a bezpečnejšie pôrody a zároveň rieši širšie výzvy v oblasti zdravotnej starostlivosti v komunitách po celom svete.
Administratívny špecialista, HR – Jhpiego na pracovisku
Podporuje HR a globálne programy organizácie Jhpiego prostredníctvom koordinácie kalendárov, stretnutí, náhrad výdavkov, reportingu, prevádzky kancelárie a projektov oddelenia. Pozícia spája pokročilé administratívne, finančné, organizačné a komunikačné zodpovednosti.
Popis
- Poskytovať rozsiahlu administratívnu podporu oddeleniu globálnych programov a technickej excelentnosti
- Samostatne spravovať zložité kalendáre a harmonogramy stretnutí podľa meniacich sa priorít
- Zhromažďovať potrebné informácie na prípravu stretnutí, prezentácií a diskusií
- Podporovať administratívu zamestnancov a tímové stretnutia vrátane sledovania úloh
- Triediť prichádzajúce požiadavky, sledovať termíny a návrhy, posielať pripomienky a riešiť administratívne potreby
- Viesť opakujúce sa aj ad hoc projekty alebo k nim významne prispievať vrátane podpory či riadenia ďalších zamestnancov
- Pomáhať pri plánovaní a realizácii podujatí
- Zabezpečovať administratívu kancelárie vrátane otázok týkajúcich sa pracovného priestoru, rezervácie miestností a technologických požiadaviek
- Spracúvať náhrady cestovných výdavkov, online platby, objednávky a náhrady výdavkov pre osoby mimo organizácie
- Zhromažďovať informácie a pripravovať správy, grafy, tabuľky, záznamy a súvisiace materiály
- Odpovedať na otázky, poskytovať usmernenia a distribuovať informácie
- Vykladať prevádzkové pravidlá a jasne ich komunikovať
- Identifikovať administratívne problémy a pomáhať pri tvorbe riešení
- Byť informovaný o cieľoch oddelenia, štandardoch, pravidlách, postupoch a ďalších oddeleniach organizácie Jhpiego
- Plniť ďalšie pridelené úlohy
Požiadavky
- Bakalárske vzdelanie; dodatočné vzdelanie môže nahradiť prax a relevantná kvalifikovaná prax môže podľa ekvivalenčného vzorca organizácie nahradiť vzdelanie nad rámec stredoškolského diplomu alebo jeho ekvivalentu
- Minimálne štyri roky postupne zodpovednejšej administratívnej praxe
- Skúsenosti s podporou špeciálnych projektov a úloh
- Pokročilá znalosť balíka Microsoft Office vrátane programov Outlook, Word, Excel a PowerPoint
- Pokročilá schopnosť správy kalendára
- Pokročilá schopnosť finančnej administratívy
- Pokročilé interpersonálne zručnosti
- Pokročilá schopnosť koordinácie stretnutí
- Pokročilá znalosť kancelárskych postupov
- Pokročilé ústne a písomné komunikačné zručnosti
- Pokročilé organizačné zručnosti
- Stredne pokročilé zručnosti v písaní správ
- Pracovný pomer je podmienený absolvovaním previerky pred nástupom do zamestnania
Benefity
- Komplexný balík odmeňovania zahŕňajúci zdravotnú starostlivosť, životné poistenie, kariérnu podporu a dôchodkové zabezpečenie zamestnancov
- Previerka pred nástupom do zamestnania
- Prispôsobenie pracoviska a podpora prístupnosti
- Rovnaké pracovné príležitosti