行政专员，人力资源——Jhpiego现场办公
通过日程协调、会议、报销、报告、办公室运营和部门项目，为Jhpiego的人力资源及全球项目提供支持。 该职位结合了高级行政、财务、组织和沟通职责。
描述
- 为全球项目与技术卓越部门提供广泛的行政支持
- 根据优先事项变化，独立管理复杂日程和会议安排
- 收集必要信息，准备会议、演示和讨论材料
- 支持员工行政事务和团队会议，包括跟进行动事项
- 分流收到的请求，跟踪截止日期和草稿，发送提醒，并处理行政需求
- 领导或实质性参与周期性项目和临时项目，包括支持或指导其他员工
- 协助规划和开展活动
- 处理办公室行政事务，包括工作空间问题、会议室预订和技术需求
- 处理差旅报销、在线付款、采购订单及非员工报销
- 收集信息并准备报告、图表、表格、记录及相关材料
- 回应问题、提供指导并分发信息
- 解读运营政策并清晰传达
- 识别行政问题并协助制定解决方案
- 了解部门目标、标准、政策、流程以及Jhpiego其他部门的相关情况
- 完成其他指派的职责
任职要求
- 学士学位；根据组织的等效资格公式，额外教育可能替代经验，符合条件的相关经验也可能替代高中毕业证书或同等学历以外的教育要求
- 至少四年逐步承担更多责任的行政工作经验
- 具有支持专项项目和任务的经历
- 熟练使用Microsoft Office，包括Outlook、Word、Excel和PowerPoint
- 具备高级日程管理能力
- 具备高级财务行政管理能力
- 具备高级人际交往技能
- 具备高级会议协调能力
- 具备高级办公室流程知识
- 具备高级口头和书面沟通技能
- 具备高级组织能力
- 具备中级报告撰写能力
- 录用以完成入职前背景调查为条件
福利待遇
- 涵盖员工健康、寿险、职业发展和退休支持的全面薪酬福利方案
- 入职前背景调查
- 工作场所便利措施和无障碍支持
- 平等就业机会