行政專員，人力資源——Jhpiego現場辦公
透過行事曆協調、會議、報銷、報告、辦公室營運及部門專案，支援Jhpiego的人力資源與全球計畫。 此職位結合高階行政、財務、組織及溝通職責。
說明
- 為全球計畫與技術卓越部門提供廣泛的行政支援
- 在優先事項變動時，獨立管理複雜行事曆與會議安排
- 蒐集必要資訊，以準備會議、簡報及討論
- 支援員工行政與團隊會議，包括追蹤行動事項
- 分流收到的請求、追蹤截止期限與草稿、發送提醒，並處理行政需求
- 領導或實質參與週期性及臨時專案，包括支援或指導其他員工
- 協助規劃及執行活動
- 處理辦公室行政，包括工作空間問題、會議室預訂及科技需求
- 處理差旅報銷、線上付款、採購訂單及非員工報銷
- 蒐集資訊並準備報告、圖表、表格、紀錄及相關資料
- 回應問題、提供指引並分發資訊
- 解讀營運政策並清楚傳達
- 辨識行政問題並協助制定解決方案
- 掌握部門目標、標準、政策、程序及Jhpiego其他部門的相關資訊
- 完成其他指派的職責
職位要求
- 學士學位；依組織的等效資格公式，額外教育可能取代經驗，符合資格的相關經驗也可能取代高中畢業證書或同等學歷以外的教育要求
- 至少四年逐步承擔更多責任的行政工作經驗
- 具備支援特殊專案及任務的經歷
- 高度熟悉Microsoft Office，包括Outlook、Word、Excel及PowerPoint
- 具備高階行事曆管理能力
- 具備高階財務行政管理能力
- 具備高階人際互動技巧
- 具備高階會議協調能力
- 具備高階辦公室程序知識
- 具備高階口頭及書面溝通技巧
- 具備高階組織能力
- 具備中階報告撰寫能力
- 錄用須完成聘前背景查核
福利待遇
- 涵蓋員工健康、壽險、職涯及退休支援的完整獎酬福利方案
- 聘前背景查核
- 職場合理調整與無障礙支援
- 平等就業機會