Jhpiego — міжнародна неприбуткова організація, що працює над покращенням медичної допомоги жінкам та їхнім сім’ям. Організація співпрацює з урядами та партнерськими установами, щоб розширювати доступ до основних медичних послуг, зміцнювати системи охорони здоров’я й розробляти практичні рішення у сфері здоров’я матерів і новонароджених, планування сім’ї та профілактики інфекційних захворювань. Її діяльність сприяє здоровішому перебігу вагітності та безпечнішим пологам, а також допомагає розв’язувати ширші проблеми охорони здоров’я в громадах по всьому світу.
Адміністративний фахівець з HR — Jhpiego, робота на місці
Підтримує HR і глобальні програми Jhpiego, координуючи календарі, зустрічі, відшкодування витрат, звітність, офісні операції та проєкти відділу. Посада поєднує складні адміністративні, фінансові, організаційні та комунікаційні обов’язки.
Опис
- Надавати широкий спектр адміністративної підтримки Департаменту глобальних програм і технічної досконалості
- Самостійно керувати складними календарями та розкладом зустрічей у разі зміни пріоритетів
- Збирати необхідну інформацію для підготовки зустрічей, презентацій і обговорень
- Підтримувати адміністрування роботи персоналу та командні зустрічі, зокрема відстежувати завдання
- Опрацьовувати вхідні запити, контролювати строки та проєкти документів, надсилати нагадування й вирішувати адміністративні питання
- Керувати регулярними та спеціальними проєктами або робити в них вагомий внесок, зокрема підтримувати інших працівників або керувати ними
- Допомагати планувати й проводити заходи
- Вести офісне адміністрування, зокрема вирішувати питання робочих місць, бронювати приміщення та забезпечувати технологічні потреби
- Опрацьовувати відшкодування витрат на відрядження, онлайн-платежі, замовлення на закупівлю та відшкодування для осіб, які не є працівниками
- Збирати інформацію та готувати звіти, діаграми, таблиці, записи й пов’язані матеріали
- Відповідати на запитання, надавати рекомендації та поширювати інформацію
- Тлумачити операційні політики й чітко їх пояснювати
- Виявляти адміністративні проблеми та допомагати розробляти рішення
- Бути поінформованим про цілі, стандарти, політики, процедури відділу та інших підрозділів Jhpiego
- Виконувати інші доручення
Вимоги
- Ступінь бакалавра; додаткова освіта може замінити досвід, а відповідний кваліфікаційний досвід — освіту понад диплом про повну загальну середню освіту або його еквівалент відповідно до формули еквівалентності організації
- Щонайменше чотири роки адміністративного досвіду з поступовим розширенням відповідальності
- Досвід підтримки спеціальних проєктів і доручень
- Високий рівень володіння Microsoft Office, зокрема Outlook, Word, Excel і PowerPoint
- Високий рівень навичок керування календарями
- Високий рівень навичок фінансового адміністрування
- Високий рівень навичок міжособистісного спілкування
- Високий рівень навичок координації зустрічей
- Глибоке знання офісних процедур
- Високий рівень навичок усної та письмової комунікації
- Високий рівень організаційних навичок
- Навички підготовки звітів на середньому рівні
- Працевлаштування залежить від проходження перевірки біографічних даних до початку роботи
Переваги
- Загальний пакет винагород, що охоплює підтримку здоров’я, страхування життя, професійного розвитку та пенсійного забезпечення працівників
- Перевірка біографічних даних до початку роботи
- Підтримка адаптації робочого місця та доступності
- Рівні можливості працевлаштування