Jhpiego je globalna neprofitna organizacija usmjerena na poboljšanje zdravstvene skrbi za žene i njihove obitelji. Organizacija surađuje s vladama i partnerskim organizacijama na proširenju pristupa osnovnim zdravstvenim uslugama, jačanju zdravstvenih sustava i razvoju praktičnih rješenja u području zdravlja majki i novorođenčadi, planiranja obitelji i prevencije zaraznih bolesti. Njezin rad podupire zdravije trudnoće i sigurnije porode te istodobno odgovara na šire izazove zdravstvene skrbi u zajednicama diljem svijeta.
Administrativni stručnjak za ljudske resurse – Jhpiego na lokaciji
Pruža podršku ljudskim resursima i globalnim programima organizacije Jhpiego kroz koordinaciju kalendara, sastanaka, naknada troškova, izvještavanja, poslovanja ureda i projekata odjela. Uloga objedinjuje napredne administrativne, financijske, organizacijske i komunikacijske odgovornosti.
Opis
- Pružati široku administrativnu podršku Odjelu za globalne programe i tehničku izvrsnost
- Samostalno upravljati složenim kalendarima i rasporedima sastanaka kako se prioriteti mijenjaju
- Prikupljati ključne informacije za pripremu sastanaka, prezentacija i rasprava
- Podržavati administraciju zaposlenika i timske sastanke, uključujući praćenje zadataka
- Razvrstavati pristigle zahtjeve, pratiti rokove i nacrte, slati podsjetnike i rješavati administrativne potrebe
- Voditi redovite i ad hoc projekte ili im znatno doprinositi, uključujući podršku drugim zaposlenicima ili njihovo usmjeravanje
- Pomagati u planiranju i provedbi događaja
- Obavljati administraciju ureda, uključujući pitanja radnog prostora, rezervaciju prostorija i tehnološke zahtjeve
- Obrađivati naknade putnih troškova, internetska plaćanja, narudžbenice i naknade troškova za osobe koje nisu zaposlenici
- Prikupljati informacije i pripremati izvještaje, grafikone, tablice, evidencije i povezane materijale
- Odgovarati na pitanja, pružati smjernice i distribuirati informacije
- Tumačiti operativne politike i jasno ih komunicirati
- Prepoznavati administrativne probleme i pomagati u izradi rješenja
- Biti upoznat s ciljevima odjela, standardima, politikama, postupcima i drugim odjelima organizacije Jhpiego
- Obavljati druge dodijeljene zadatke
Zahtjevi
- Završen preddiplomski studij; dodatno obrazovanje može zamijeniti iskustvo, a relevantno kvalificirano iskustvo može, prema organizacijskoj formuli ekvivalentnosti, zamijeniti obrazovanje iznad srednjoškolske diplome ili njezina ekvivalenta
- Najmanje četiri godine sve odgovornijeg administrativnog iskustva
- Iskustvo u podršci posebnim projektima i zadacima
- Napredno poznavanje paketa Microsoft Office, uključujući Outlook, Word, Excel i PowerPoint
- Napredna sposobnost upravljanja kalendarom
- Napredna sposobnost financijske administracije
- Napredne interpersonalne vještine
- Napredna sposobnost koordinacije sastanaka
- Napredno poznavanje uredskih postupaka
- Napredne usmene i pisane komunikacijske vještine
- Napredne organizacijske vještine
- Srednje napredne vještine pisanja izvještaja
- Zapošljavanje ovisi o završetku provjere prije zaposlenja
Pogodnosti
- Ukupni paket nagrađivanja koji obuhvaća zdravstvenu i životnu zaštitu, podršku razvoju karijere i mirovinsku podršku zaposlenicima
- Provjera prije zaposlenja
- Prilagodbe radnog mjesta i podrška pristupačnosti
- Jednake mogućnosti zapošljavanja