Jhpiego to globalna organizacja non-profit, której celem jest poprawa opieki zdrowotnej nad kobietami i ich rodzinami. Organizacja współpracuje z rządami i partnerami, aby zwiększać dostęp do podstawowych usług medycznych, wzmacniać systemy ochrony zdrowia oraz opracowywać praktyczne rozwiązania w zakresie zdrowia matek i noworodków, planowania rodziny i zapobiegania chorobom zakaźnym. Jej działania wspierają zdrowszy przebieg ciąży i bezpieczniejsze porody, a także pomagają mierzyć się z szerszymi wyzwaniami dotyczącymi opieki zdrowotnej w społecznościach na całym świecie.
Specjalista ds. administracyjnych i HR — Jhpiego, praca stacjonarna
Zapewnia wsparcie HR i globalnych programów Jhpiego poprzez koordynację kalendarzy, spotkań, zwrotów kosztów, raportowania, obsługi biura i projektów działu. Rola łączy zaawansowane obowiązki administracyjne, finansowe, organizacyjne i komunikacyjne.
Opis
- Zapewnianie szerokiego wsparcia administracyjnego Departamentowi Globalnych Programów i Doskonałości Technicznej
- Samodzielne zarządzanie złożonymi kalendarzami i harmonogramami spotkań w miarę zmiany priorytetów
- Gromadzenie niezbędnych informacji na potrzeby spotkań, prezentacji i dyskusji
- Wspieranie administracji pracownikami i spotkań zespołu, w tym monitorowanie zadań
- Segregowanie napływających próśb, monitorowanie terminów i wersji roboczych, wysyłanie przypomnień oraz zajmowanie się potrzebami administracyjnymi
- Prowadzenie cyklicznych i doraźnych projektów lub wnoszenie w nie istotnego wkładu, w tym wspieranie innych pracowników lub kierowanie ich pracą
- Pomoc w planowaniu i realizacji wydarzeń
- Prowadzenie administracji biurowej, w tym zajmowanie się kwestiami przestrzeni roboczej, rezerwacją sal i wymaganiami technologicznymi
- Przetwarzanie zwrotów kosztów podróży, płatności online, zamówień zakupu i zwrotów kosztów dla osób niebędących pracownikami
- Gromadzenie informacji i przygotowywanie raportów, wykresów, tabel, rejestrów oraz powiązanych materiałów
- Odpowiadanie na pytania, udzielanie wskazówek i rozpowszechnianie informacji
- Interpretowanie zasad operacyjnych i jasne ich komunikowanie
- Rozpoznawanie problemów administracyjnych i pomoc w opracowywaniu rozwiązań
- Śledzenie celów, standardów, zasad, procedur departamentu oraz innych działów Jhpiego
- Wykonywanie innych przydzielonych obowiązków
Wymagania
- Wykształcenie wyższe na poziomie licencjackim; dodatkowe wykształcenie może zastąpić doświadczenie, a odpowiednie kwalifikujące doświadczenie może zastąpić wykształcenie wykraczające poza szkołę średnią lub jej odpowiednik zgodnie z formułą równoważności organizacji
- Co najmniej cztery lata doświadczenia administracyjnego z zakresem odpowiedzialności stopniowo rosnącym
- Doświadczenie we wspieraniu specjalnych projektów i zadań
- Bardzo dobra znajomość Microsoft Office, w tym Outlook, Word, Excel i PowerPoint
- Zaawansowana umiejętność zarządzania kalendarzem
- Zaawansowane umiejętności administracji finansowej
- Zaawansowane umiejętności interpersonalne
- Zaawansowana umiejętność koordynowania spotkań
- Zaawansowana znajomość procedur biurowych
- Zaawansowane umiejętności komunikacji ustnej i pisemnej
- Zaawansowane umiejętności organizacyjne
- Umiejętność sporządzania raportów na poziomie średniozaawansowanym
- Zatrudnienie jest uzależnione od pomyślnego przejścia weryfikacji przed zatrudnieniem
Benefity
- Pakiet całkowitych świadczeń obejmujący wsparcie w zakresie zdrowia, ubezpieczenia na życie, kariery zawodowej i emerytury pracowników
- Weryfikacja przed zatrudnieniem
- Dostosowanie miejsca pracy i wsparcie w zakresie dostępności
- Równe szanse zatrudnienia