Jhpiego — международная некоммерческая организация, занимающаяся улучшением медицинской помощи женщинам и их семьям. Организация сотрудничает с правительствами и партнёрскими организациями, чтобы расширять доступ к основным медицинским услугам, укреплять системы здравоохранения и разрабатывать практические решения в сфере охраны материнства и здоровья новорождённых, планирования семьи и профилактики инфекционных заболеваний. Её деятельность способствует более здоровому течению беременности и безопасным родам, а также помогает решать более широкие проблемы здравоохранения в сообществах по всему миру.
Специалист по административным вопросам и HR — Jhpiego, работа на месте
Оказывает поддержку HR и глобальным программам Jhpiego, координируя календари, встречи, возмещения расходов, отчетность, офисные операции и проекты отдела. Эта должность сочетает сложные административные, финансовые, организационные и коммуникативные задачи.
Описание
- Оказывать широкую административную поддержку Департаменту глобальных программ и технического совершенства
- Самостоятельно управлять сложными календарями и расписаниями встреч по мере изменения приоритетов
- Собирать необходимую информацию для подготовки встреч, презентаций и обсуждений
- Оказывать административную поддержку сотрудникам и командным встречам, включая отслеживание задач
- Обрабатывать входящие запросы, контролировать сроки и проекты документов, отправлять напоминания и решать административные вопросы
- Руководить регулярными и разовыми проектами или вносить в них существенный вклад, включая поддержку других сотрудников или руководство ими
- Помогать планировать и проводить мероприятия
- Заниматься административными вопросами офиса, включая вопросы рабочих мест, бронирование помещений и технические требования
- Обрабатывать возмещения командировочных расходов, онлайн-платежи, заказы на закупку и возмещения для лиц, не являющихся сотрудниками
- Собирать информацию и готовить отчеты, диаграммы, таблицы, записи и связанные материалы
- Отвечать на вопросы, предоставлять рекомендации и распространять информацию
- Интерпретировать операционные политики и четко доводить их до сведения сотрудников
- Выявлять административные проблемы и помогать разрабатывать решения
- Поддерживать актуальные знания о целях, стандартах, политиках, процедурах отдела и других подразделений Jhpiego
- Выполнять другие поручения
Требования
- Степень бакалавра; дополнительное образование может заменить опыт, а соответствующий квалификационный опыт — образование сверх аттестата о среднем образовании или его эквивалента в соответствии с формулой эквивалентности организации
- Не менее четырех лет административного опыта с последовательно возрастающей ответственностью
- Опыт поддержки специальных проектов и поручений
- Высокий уровень владения Microsoft Office, включая Outlook, Word, Excel и PowerPoint
- Продвинутые навыки управления календарями
- Продвинутые навыки финансового администрирования
- Продвинутые навыки межличностного общения
- Продвинутые навыки координации встреч
- Продвинутое знание офисных процедур
- Продвинутые навыки устной и письменной коммуникации
- Продвинутые организационные навыки
- Навыки составления отчетов на среднем уровне
- Трудоустройство зависит от прохождения проверки биографических данных до начала работы
Преимущества
- Совокупный пакет вознаграждений, включающий поддержку здоровья, страхования жизни, профессионального развития и пенсионного обеспечения сотрудников
- Проверка биографических данных до начала работы
- Поддержка адаптации рабочего места и доступности
- Равные возможности при трудоустройстве