管理スペシャリスト、人事—Jhpiegoオンサイト
カレンダー調整、会議、経費精算、報告、オフィス運営、部門プロジェクトを通じて、Jhpiegoの人事およびグローバルプログラムを支援します。 高度な管理、財務、組織運営、コミュニケーション業務を担うポジションです。
仕事内容
- グローバルプログラム・テクニカルエクセレンス部門に幅広い管理サポートを提供する
- 優先事項の変化に応じて、複雑なカレンダーと会議予定を自律的に管理する
- 会議、プレゼンテーション、討議の準備に必要な情報を収集する
- アクション項目の追跡を含め、スタッフ管理とチーム会議を支援する
- 受け付けた依頼を振り分け、期限と草稿を監視し、リマインダーを送り、管理上のニーズに対応する
- 定期プロジェクトや臨時プロジェクトを主導または実質的に担当し、他のスタッフを支援または指導する
- イベントの計画と実施を支援する
- ワークスペースの問題、会議室の予約、テクノロジー要件など、オフィス管理を担当する
- 出張経費、オンライン支払い、発注書、非従業員への払い戻しを処理する
- 情報を収集し、報告書、グラフ、表、記録などの関連資料を作成する
- 質問に答え、助言を提供し、情報を配布する
- 業務方針を解釈し、明確に伝える
- 管理上の問題を認識し、解決策の策定を支援する
- 部門の目標、基準、方針、手順、およびJhpiegoの他部門について常に把握する
- その他、割り当てられた業務を完了する
応募要件
- 学士号。組織の同等資格算定式に基づき、追加の教育で経験を代替できる場合があり、高校卒業証書または同等資格を超える教育については、資格要件を満たす関連経験で代替できる場合がある
- 段階的に責任が増す管理業務の経験4年以上
- 特別プロジェクトや割り当てられた業務を支援した経験
- Outlook、Word、Excel、PowerPointを含むMicrosoft Officeに関する高度なスキル
- 高度なカレンダー管理能力
- 高度な財務管理能力
- 高度な対人スキル
- 高度な会議調整能力
- 高度なオフィス手続きに関する知識
- 高度な口頭および文書によるコミュニケーション能力
- 高度な組織力
- 中級レベルの報告書作成能力
- 採用は雇用前の身元調査を完了することを条件とする
福利厚生
- 従業員の健康、生命保険、キャリア、退職を支援する総合的な報酬・福利厚生パッケージ
- 雇用前の身元調査
- 職場での合理的配慮とアクセシビリティ支援
- 機会均等雇用