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Vinfen
Vinfen
1.001 – 5.000 Mitarbeitende
GemeinnützigGesundheitswesenSoziale Wirkung
Vinfen ist eine gemeinnützige Organisation im Gesundheits- und Sozialwesen, die seit 1977 Menschen und Gemeinschaften unterstützt. Ihre gemeindenahen Programme richten sich an Menschen mit psychischen Erkrankungen, geistigen und entwicklungsbedingten Behinderungen, Hirnverletzungen, Autismus und anderen Herausforderungen im Bereich der Verhaltensgesundheit. An mehr als 500 Standorten in Massachusetts und Connecticut bietet Vinfen Leistungen zur Genesung und Förderung von Selbstständigkeit, betreutes Wohnen, Unterstützung in Bildung und Beschäftigung, klinische und peer-basierte Angebote sowie Krisenintervention an. Die Organisation unterstützt jedes Jahr etwa 14.000 Menschen und vereint Teams aus Gesundheitsversorgung, sozialem Engagement und sozialen Dienstleistungen, die sich auf Interessenvertretung, Resilienz und Selbstbestimmung konzentrieren. Zur weiterreichenden Arbeit in der Gemeinschaft gehören Partnerschaften, ehrenamtliches Engagement, Veranstaltungen und Spendenaktionen.
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Administrative Assistenz in einer Klinik – Lowell, MA

Unterstützen Sie den Empfangsbereich in Vinfen’s ambulantem Zentrum für psychische Gesundheit und soziale Dienste in Lowell. Verwalten Sie Klientenakten, Termine, Kommunikation, Überweisungen und administrative Aufgaben für das klinische Team.

USVereinigte StaatenMAMassachusetts
23 $ / Stunde
Vor OrtVollzeitMittlere StufeSeniorErforderliche Sprache: EnglischVerwaltungsassistent

Beschreibung

  • Übernehmen Sie die täglichen Abläufe am Empfang der ambulanten Klinik
  • Begrüßen und leiten Sie Besucher weiter und bieten Sie dabei einen hochwertigen Kundenservice
  • Beantworten Sie Fragen von Klienten und Anrufern und unterstützen Sie Klienten, Familien und externe Einrichtungen mit relevanten Informationen
  • Führen Sie die An- und Abmeldung von Klienten durch und kassieren und erfassen Sie Zuzahlungen
  • Vereinbaren Sie Termine, versenden Sie Erinnerungen und koordinieren Sie damit verbundene organisatorische Maßnahmen
  • Aktualisieren und pflegen Sie Klientenakten im vorgesehenen System
  • Verwalten Sie Überweisungen und unterstützen Sie bei den ersten Formularen und der Erfassung von Informationen
  • Unterstützen Sie bei der Überprüfung des Versicherungsschutzes
  • Arbeiten Sie mit Computern und Bürogeräten und bearbeiten Sie dabei ein hohes Volumen an Telefonanrufen
  • Prüfen, priorisieren, dokumentieren, leiten und verfolgen Sie eingehende Mitteilungen
  • Agieren Sie als Bindeglied zwischen Klienten und klinischen Fachkräften oder verschreibenden Ärzten
  • Koordinieren Sie telefonische Nachrichten, Post, elektronische Kommunikation und Faxe
  • Erstellen, bearbeiten und verteilen Sie Korrespondenz, Rundschreiben, Dokumente und Formulare
  • Erstellen Sie Textverarbeitungsdokumente, Tabellenberichte und andere Informationsmaterialien
  • Pflegen Sie Akten und Datenbanken, kopieren Sie Dokumente und überwachen Sie die Dokumentation
  • Bearbeiten Sie Anfragen zu Klientenakten
  • Nehmen Sie an Besprechungen teil und erstellen und verteilen Sie Besprechungsprotokolle
  • Pflegen Sie die Terminkalender der klinischen Fachkräfte und verschreibenden Ärzte
  • Koordinieren Sie sich mit verschreibenden Ärzten zu Medikamentennachbestellungen, Laboraufträgen und -einträgen, Transport, Medikamentenverordnungen und anderen zugewiesenen Aufgaben
  • Leisten Sie dem klinischen Team und der Leitung des Büros administrative, projektbezogene und organisatorische Unterstützung
  • Unterstützen Sie bei Bedarf andere Bereiche
  • Bearbeiten Sie Beschwerden erster Ebene, lösen Sie Probleme gegebenenfalls selbstständig und leiten Sie weiterhin ungelöste Angelegenheiten weiter
  • Überwachen Sie den Materialbestand und sorgen Sie für ein gepflegtes Erscheinungsbild des Büros
  • Befolgen Sie die Abläufe und Richtlinien der Klinik
  • Übernehmen Sie weitere verwandte Aufgaben nach Bedarf

Anforderungen

  • Mindestens drei Jahre administrative, kaufmännische oder sekretarielle Berufserfahrung in einer medizinischen Praxis oder Einrichtung
  • Abitur oder gleichwertiger Abschluss erforderlich
  • Bachelorabschluss bevorzugt
  • Bewerbungen von zweisprachigen Personen mit Englisch- und Spanischkenntnissen sind willkommen
  • CPR-Zertifizierung innerhalb von zwei Wochen nach der Einstellung erwerben
  • Erste-Hilfe-Zertifizierung innerhalb von zwei Wochen nach der Einstellung erwerben
  • CPSS-Zertifizierung erforderlich
  • Fähigkeit, unter Anwendung geeigneter Techniken mindestens 25 Pfund zu heben
  • Sicherer Umgang mit Computern und Bürogeräten, einschließlich Taschenrechnern, Kopierern und Druckern
  • Fähigkeit, etwa 50 % des Arbeitstages im Sitzen oder Stehen an einem festen Platz zu verbringen
  • Fähigkeit, sich zu beugen, zu greifen, abzulegen, zu sitzen, zu stehen und sich in der Einrichtung zu bewegen
  • Fähigkeit, mit Klienten, Mitarbeitenden und externen Ansprechpartnern zu sprechen, zu hören und zu kommunizieren
  • Ausreichendes Nah-, Fern-, Farb-, peripheres und räumliches Sehen sowie die Fähigkeit, den Fokus anzupassen
  • Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und Multitasking-Kompetenz
  • Fähigkeit zur effektiven Priorisierung und klaren mündlichen und schriftlichen Kommunikation
  • Gute Kenntnisse der üblichen Büroabläufe und -verfahren
  • Urteilsvermögen, Selbstständigkeit, Fristenmanagement und strikte Vertraulichkeit
  • Ausgeprägte zwischenmenschliche Fähigkeiten und die Fähigkeit, effektiv mit Menschen unterschiedlicher Herkunft zu arbeiten
  • Vertrautheit mit allgemeinen Computeranwendungen und Bürogeräten
  • Kenntnisse medizinischer Fachbegriffe und der Abläufe im Gesundheitswesen bevorzugt

Zusatzleistungen

  • Vollständig vom Arbeitgeber finanzierter 401(a)-Rentenplan ohne erforderlichen Arbeitnehmerbeitrag
  • Arbeitnehmerfinanzierter 403(b)-Rentenplan
  • Kranken-, Zahn- und Sehkraftversicherung für berechtigte Mitarbeitende mit einer geplanten Arbeitszeit von mindestens 30 Stunden pro Woche
  • Arbeitgeberzuschuss zu den Kosten der Krankenversicherung
  • Vom Arbeitgeber finanzierte Lebensversicherung, Versicherung gegen Unfalltod und Invalidität sowie Langzeitinvaliditätsversicherung
  • Vom Arbeitgeber finanzierte Kurzzeitinvaliditätsversicherung für berechtigte Mitarbeitende
  • Flexible Ausgabenkonten zur Erstattung von Gesundheits- und Betreuungskosten für Angehörige
  • Freiwillige Risikolebensversicherung, Kapitallebensversicherung sowie Unfall-, Schwerkrankheits- und Krankenhauszusatzversicherung
  • Großzügige bezahlte Freistellung für Mitarbeitende mit einer geplanten Arbeitszeit von mindestens 20 Stunden pro Woche

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