Vinfen to organizacja non-profit świadcząca usługi zdrowotne i społeczne, która wspiera ludzi i społeczności od 1977 roku. Jej programy środowiskowe służą osobom z zaburzeniami zdrowia psychicznego, niepełnosprawnością intelektualną i rozwojową, urazami mózgu, autyzmem oraz innymi wyzwaniami związanymi ze zdrowiem behawioralnym. W ponad 500 lokalizacjach w stanach Massachusetts i Connecticut Vinfen oferuje usługi w zakresie powrotu do zdrowia i rozwijania samodzielności, wspieranego mieszkalnictwa, edukacji i zatrudnienia, opieki klinicznej i wsparcia rówieśniczego oraz reagowania kryzysowego. Organizacja wspiera około 14 000 osób rocznie i łączy zespoły z obszarów ochrony zdrowia, wpływu społecznego i usług społecznych, koncentrujące się na rzecznictwie, odporności i samostanowieniu. Jej szersza działalność na rzecz społeczności obejmuje partnerstwa, wolontariat, wydarzenia i zbiórki funduszy.
Asystent administracyjny kliniki — Lowell, Massachusetts
Wsparcie obsługi recepcji w ambulatoryjnej klinice Vinfen zajmującej się zdrowiem psychicznym i usługami społecznymi w Lowell. Prowadzenie dokumentacji klientów, harmonogramów, komunikacji i skierowań oraz wsparcie administracyjne personelu klinicznego.
Opis
- Prowadzenie codziennej pracy recepcji kliniki ambulatoryjnej
- Witanie i kierowanie odwiedzających przy zapewnianiu wysokiej jakości obsługi
- Odpowiadanie na pytania klientów i osób dzwoniących oraz wspieranie klientów, rodzin i zewnętrznych instytucji odpowiednimi informacjami
- Rejestrowanie wejść i wyjść klientów oraz pobieranie i monitorowanie współpłatności
- Umawianie wizyt, wysyłanie przypomnień i koordynowanie powiązanych ustaleń
- Aktualizowanie i prowadzenie dokumentacji klientów w wyznaczonym systemie
- Zarządzanie skierowaniami oraz pomoc przy wstępnej dokumentacji i zbieraniu informacji
- Pomoc w weryfikacji ubezpieczenia
- Korzystanie z komputerów i sprzętu biurowego przy obsłudze dużej liczby połączeń telefonicznych
- Weryfikowanie, ustalanie priorytetów, dokumentowanie, przekierowywanie i monitorowanie przychodzącej komunikacji
- Pełnienie funkcji łącznika między klientami a klinicystami lub osobami przepisującymi leczenie
- Koordynowanie wiadomości telefonicznych, poczty, komunikacji elektronicznej i faksów
- Przygotowywanie, redagowanie i dystrybuowanie korespondencji, notatek służbowych, dokumentów i formularzy
- Tworzenie dokumentów tekstowych, raportów w arkuszach kalkulacyjnych i innych materiałów informacyjnych
- Prowadzenie plików i baz danych, kopiowanie dokumentów oraz nadzorowanie działań związanych z dokumentacją
- Przetwarzanie próśb o dokumentację klientów
- Uczestniczenie w spotkaniach oraz przygotowywanie i dystrybuowanie protokołów
- Prowadzenie kalendarzy wizyt klinicystów i osób przepisujących leczenie
- Koordynowanie z osobami przepisującymi leczenie odnowień recept, zleceń i wpisów laboratoryjnych, transportu, zleceń leków oraz innych powierzonych zadań
- Zapewnianie personelowi klinicznemu i kierownikowi biura wsparcia biurowego, projektowego i administracyjnego
- Pomoc innym obszarom w razie potrzeby
- Rozpatrywanie skarg pierwszego poziomu, samodzielne rozwiązywanie problemów w odpowiednich sytuacjach i eskalowanie spraw, które pozostają nierozwiązane
- Monitorowanie zapasów i dbanie o wygląd biura
- Przestrzeganie procedur i zasad kliniki
- Wykonywanie innych powiązanych obowiązków na zlecenie
Wymagania
- Co najmniej trzy lata doświadczenia administracyjnego, biurowego lub sekretarskiego w środowisku gabinetu medycznego
- Wymagane wykształcenie średnie lub równoważne
- Preferowane wykształcenie wyższe z tytułem licencjata
- Do aplikowania zachęca się osoby dwujęzyczne, posługujące się angielskim i hiszpańskim
- Uzyskanie certyfikatu CPR w ciągu dwóch tygodni od zatrudnienia
- Uzyskanie certyfikatu pierwszej pomocy w ciągu dwóch tygodni od zatrudnienia
- Wymagana certyfikacja CPSS
- Umiejętność podnoszenia co najmniej 25 funtów przy zastosowaniu prawidłowych technik
- Biegłość w obsłudze komputerów i sprzętu biurowego, w tym kalkulatorów, kopiarek i drukarek
- Zdolność do pozostawania w bezruchu przez około 50% dnia pracy
- Zdolność do schylania się, sięgania, archiwizowania, siedzenia, stania i poruszania się po placówce
- Umiejętność mówienia, słuchania i komunikowania się z klientami, personelem i przedstawicielami zewnętrznymi
- Wystarczający wzrok do bliży, dali, rozpoznawania kolorów, widzenia obwodowego i głębi oraz zdolność do zmiany ostrości
- Doskonałe umiejętności organizacyjne i zdolność do wykonywania wielu zadań jednocześnie
- Umiejętność skutecznego ustalania priorytetów oraz jasnego komunikowania się w mowie i piśmie
- Praktyczna znajomość standardowych praktyk i procedur biurowych
- Umiejętność trafnej oceny sytuacji, samodzielność, zarządzanie terminami i ścisłe przestrzeganie poufności
- Doskonałe umiejętności interpersonalne i zdolność do efektywnej pracy z osobami z różnych środowisk
- Znajomość ogólnych aplikacji komputerowych i sprzętu biurowego
- Preferowana znajomość terminologii medycznej i funkcjonowania placówek ochrony zdrowia
Benefity
- W pełni finansowany przez pracodawcę plan emerytalny 401(a), bez wymaganego wkładu pracownika
- Finansowany przez pracownika plan emerytalny 403(b)
- Ubezpieczenie medyczne, dentystyczne i okulistyczne dla uprawnionych pracowników zatrudnionych na co najmniej 30 godzin tygodniowo
- Dopłata pracodawcy do kosztów ubezpieczenia medycznego
- Opłacane przez pracodawcę ubezpieczenie na życie, od przypadkowej śmierci i trwałego uszczerbku na zdrowiu oraz od długotrwałej niezdolności do pracy
- Opłacane przez pracodawcę krótkoterminowe ubezpieczenie od niezdolności do pracy dla uprawnionych pracowników
- Elastyczne konta zwrotu kosztów opieki zdrowotnej i opieki nad osobami zależnymi
- Dobrowolne terminowe i całe życie ubezpieczenie na życie oraz ubezpieczenie od wypadków, poważnych chorób i hospitalizacji
- Szeroki płatny urlop dla pracowników zatrudnionych na co najmniej 20 godzin tygodniowo