诊所行政助理 - 洛厄尔，马萨诸塞州
在文芬位于洛厄尔的门诊心理健康与人类服务诊所支持前台运营。 负责客户记录、预约、沟通、转介及为临床工作人员提供行政支持。
描述
- 负责门诊诊所的日常前台运营
- 接待并引导访客，提供高质量的客户服务
- 回答客户和来电者的问题，为客户、家属及外部机构提供相关信息支持
- 办理客户签到和签出，收取并跟踪共付费用
- 安排预约、发送提醒并协调相关事项
- 在指定系统中更新和维护客户记录
- 管理转介，协助完成初始文书和信息收集
- 协助开展保险核验工作
- 使用计算机和办公设备，同时处理大量电话
- 筛选、排序、记录、转接并跟进收到的沟通信息
- 在客户与临床工作人员或处方人员之间发挥联络作用
- 协调电话留言、邮件、电子通信和传真
- 起草、编辑并分发信函、备忘录、文件和表格
- 制作文字处理文件、电子表格报告及其他信息材料
- 维护文件和数据库、复印文件并监督记录保存工作
- 处理客户记录申请
- 参加会议并准备和分发会议纪要
- 维护临床工作人员和处方人员的预约日历
- 与处方人员协调药物续方、实验室医嘱及录入、交通、用药医嘱和其他分配的任务
- 为临床工作人员和办公室经理提供文书、项目及行政支持
- 根据要求协助其他部门
- 处理一级投诉，在适当情况下独立解决问题，并将未解决事项上报
- 监控办公用品并维护办公室环境
- 遵守诊所流程和政策
- 完成分配的其他相关职责
任职要求
- 至少三年医疗办公室行政、文书或秘书工作经验
- 要求具备高中学历或同等学历
- 优先考虑拥有学士学位者
- 鼓励会说英语和西班牙语的双语人士申请
- 入职后两周内取得心肺复苏认证
- 入职后两周内取得急救认证
- 要求具备CPSS认证
- 能够采用正确技巧搬举至少25磅的物品
- 熟练使用计算机和办公设备，包括计算器、复印机和打印机
- 能够在工作日约50%的时间保持固定姿势
- 能够弯腰、伸手、归档、坐下、站立并在设施内移动
- 能够与客户、员工和外部代表进行口头交流、听取信息并沟通
- 具备足够的近距离、远距离、色彩、周边及深度视觉，并能够调节焦距
- 具备较强的组织和多任务处理能力
- 能够有效确定优先级，并通过口头和书面方式清晰沟通
- 了解标准办公惯例和流程
- 具备良好的判断力、独立工作能力、期限管理能力及严格的保密意识
- 具备较强的人际交往能力，能够与不同背景的人有效合作
- 熟悉通用计算机应用程序和办公设备
- 优先考虑了解医学术语和医疗运营
福利待遇
- 雇主全额出资的401(a)退休计划，无需员工缴款
- 员工出资的403(b)退休计划
- 为每周安排工作至少30小时的符合条件员工提供医疗、牙科和视力保险
- 雇主为医疗保险费用提供补贴
- 雇主支付人寿保险、意外死亡及肢解保险和长期伤残保险
- 为符合条件的员工提供雇主支付的短期伤残保险
- 医疗保健和受抚养人护理灵活支出报销账户
- 自愿定期人寿保险、终身寿险、意外险、重大疾病险和住院津贴保险
- 为每周安排工作至少20小时的员工提供充足的带薪休假