Vinfen
Vinfen
A Vinfen é uma organização sem fins lucrativos de serviços de saúde e assistência social que apoia pessoas e comunidades desde 1977. Seus programas comunitários atendem pessoas que vivem com condições de saúde mental, deficiências intelectuais e do desenvolvimento, lesões cerebrais, autismo e outros desafios de saúde comportamental. Em mais de 500 localidades em Massachusetts e Connecticut, a Vinfen oferece serviços de recuperação e habilitação, moradia com apoio, suporte educacional e profissional, serviços clínicos e de apoio entre pares, além de resposta a crises. A organização atende aproximadamente 14 mil pessoas por ano e reúne equipes de saúde, impacto social e serviços humanos focadas em defesa de direitos, resiliência e autodeterminação. Seu trabalho comunitário mais amplo inclui parcerias, voluntariado, eventos e captação de recursos.

Assistente administrativo de clínica - Lowell, MA

Apoie as operações da recepção na clínica ambulatorial de saúde mental e serviços humanos da Vinfen em Lowell. Gerencie prontuários de clientes, agendamentos, comunicações, encaminhamentos e suporte administrativo para a equipe clínica.

Descrição

  • Executar as operações diárias da recepção da clínica ambulatorial
  • Recepcionar e orientar visitantes, oferecendo atendimento ao cliente de alta qualidade
  • Responder às perguntas de clientes e pessoas que ligam, e apoiar clientes, famílias e agências externas com informações relevantes
  • Registrar a entrada e a saída dos clientes, além de coletar e acompanhar copagamentos
  • Agendar consultas, enviar lembretes e coordenar os preparativos relacionados
  • Atualizar e manter os prontuários dos clientes no sistema designado
  • Gerenciar encaminhamentos e apoiar a documentação inicial e a coleta de informações
  • Auxiliar nas atividades de verificação de seguros
  • Usar computadores e equipamentos de escritório ao lidar com um alto volume de chamadas telefônicas
  • Triar, priorizar, documentar, encaminhar e acompanhar as comunicações recebidas
  • Atuar como elo entre clientes e profissionais clínicos ou prescritores
  • Coordenar mensagens telefônicas, correspondências, comunicações eletrônicas e faxes
  • Redigir, editar e distribuir correspondências, memorandos, documentos e formulários
  • Criar documentos de processamento de texto, relatórios em planilhas e outros materiais informativos
  • Manter arquivos e bancos de dados, copiar documentos e supervisionar as atividades de manutenção de registros
  • Processar solicitações de prontuários de clientes
  • Participar de reuniões e preparar e distribuir atas
  • Manter os calendários de consultas dos profissionais clínicos e prescritores
  • Coordenar com prescritores renovações de medicamentos, solicitações e registros laboratoriais, transporte, pedidos de medicamentos e outras tarefas atribuídas
  • Fornecer suporte administrativo, de projetos e de escritório à equipe clínica e ao gerente do escritório
  • Auxiliar outras áreas quando solicitado
  • Atender reclamações de primeiro nível, resolver problemas de forma independente quando apropriado e encaminhar questões que permaneçam sem solução
  • Monitorar os suprimentos e manter a aparência do escritório
  • Seguir os procedimentos e as políticas da clínica
  • Executar outras tarefas relacionadas conforme atribuídas

Requisitos

  • Pelo menos três anos de experiência administrativa, clerical ou secretarial em um ambiente de consultório médico
  • É necessário diploma de ensino médio ou equivalente
  • Graduação é preferencial
  • Pessoas bilíngues em inglês e espanhol são incentivadas a se candidatar
  • Obter a certificação em RCP dentro de duas semanas após a contratação
  • Obter a certificação em primeiros socorros dentro de duas semanas após a contratação
  • Certificação CPSS obrigatória
  • Capacidade de levantar pelo menos 25 libras usando técnicas adequadas
  • Proficiência no uso de computadores e equipamentos de escritório, incluindo calculadoras, copiadoras e impressoras
  • Capacidade de permanecer parado por aproximadamente 50% da jornada de trabalho
  • Capacidade de se curvar, alcançar, arquivar, sentar, ficar em pé e se deslocar pelas instalações
  • Capacidade de falar, ouvir e se comunicar com clientes, funcionários e representantes externos
  • Visão adequada de perto, à distância, de cores, periférica e de profundidade, com capacidade de ajustar o foco
  • Fortes habilidades de organização e multitarefa
  • Capacidade de priorizar com eficácia e comunicar-se claramente de forma oral e escrita
  • Conhecimento prático de práticas e procedimentos padrão de escritório
  • Bom discernimento, independência, gestão de prazos e estrita confidencialidade
  • Fortes habilidades interpessoais e capacidade de trabalhar eficazmente com pessoas de diferentes origens
  • Familiaridade com aplicativos gerais de computador e equipamentos de escritório
  • Conhecimento de terminologia médica e operações de saúde é preferencial

Benefícios

  • Plano de aposentadoria 401(a) patrocinado e totalmente financiado pelo empregador, sem contribuição obrigatória do funcionário
  • Plano de aposentadoria 403(b) financiado pelo funcionário
  • Cobertura médica, odontológica e oftalmológica para funcionários elegíveis programados para trabalhar pelo menos 30 horas por semana
  • Contribuição do empregador para os custos do seguro médico
  • Seguro de vida, morte acidental e desmembramento e invalidez de longo prazo pago pelo empregador
  • Seguro de invalidez de curto prazo pago pelo empregador para funcionários elegíveis
  • Contas de reembolso de despesas flexíveis para cuidados de saúde e de dependentes
  • Seguro voluntário de vida temporário, vida inteira, acidentes, doenças graves e indenização hospitalar
  • Amplo período de folga remunerada para funcionários programados para trabalhar pelo menos 20 horas por semana

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