診所行政助理 - 洛厄爾，麻薩諸塞州
在 Vinfen 位於洛厄爾的門診心理健康與人類服務診所支援櫃檯營運。 負責客戶紀錄、預約、溝通、轉介，以及為臨床工作人員提供行政支援。
說明
- 負責門診診所的日常櫃檯營運
- 接待並引導訪客，提供高品質的客戶服務
- 回答客戶和來電者的問題，為客戶、家屬及外部機構提供相關資訊支援
- 辦理客戶簽到和簽出，收取並追蹤自付額
- 安排預約、發送提醒並協調相關事宜
- 在指定系統中更新及維護客戶紀錄
- 管理轉介，協助完成初始文件及資訊蒐集
- 協助進行保險驗證工作
- 使用電腦及辦公設備，同時處理大量電話
- 篩選、排序、記錄、轉接並跟進收到的通訊
- 在客戶與臨床人員或處方人員之間擔任聯絡人
- 協調電話留言、郵件、電子通訊及傳真
- 起草、編輯並分發信函、備忘錄、文件及表格
- 建立文書處理文件、試算表報告及其他資訊材料
- 維護檔案及資料庫、複印文件並監督紀錄保存工作
- 處理客戶紀錄申請
- 參加會議並準備及分發會議紀要
- 維護臨床人員及處方人員的預約行事曆
- 與處方人員協調藥物續方、實驗室醫囑及輸入、交通、用藥醫囑及其他指派工作
- 為臨床工作人員及辦公室經理提供文書、專案及行政支援
- 依要求協助其他部門
- 處理第一線投訴，在適當情況下獨立解決問題，並將未解決事項上報
- 監控辦公用品並維持辦公室環境
- 遵守診所流程及政策
- 完成指派的其他相關職責
職位要求
- 至少三年醫療辦公室行政、文書或秘書工作經驗
- 須具備高中學歷或同等學歷
- 具學士學位者優先
- 鼓勵會說英語和西班牙語的雙語人士申請
- 到職後兩週內取得心肺復甦術認證
- 到職後兩週內取得急救認證
- 須具備CPSS認證
- 能使用正確技巧搬運至少25磅的物品
- 熟悉電腦及辦公設備，包括計算機、影印機及印表機
- 能在工作日約50%的時間保持固定姿勢
- 能彎腰、伸手、歸檔、坐下、站立並在設施內移動
- 能與客戶、員工及外部代表說話、聆聽並溝通
- 具備足夠的近距離、遠距離、色彩、周邊及深度視力，並能調整焦距
- 具備良好的組織及多工處理能力
- 能有效排定優先順序，並以口頭及書面方式清楚溝通
- 了解標準辦公慣例及程序
- 具備良好的判斷力、獨立工作能力、期限管理能力及嚴格的保密意識
- 具備良好的人際交往能力，能與不同背景的人有效合作
- 熟悉一般電腦應用程式及辦公設備
- 具醫學術語及醫療營運知識者優先
福利待遇
- 雇主全額出資的401(a)退休計畫，無須員工提撥
- 員工出資的403(b)退休計畫
- 為每週排定工作至少30小時的合資格員工提供醫療、牙科及視力保險
- 雇主補助醫療保險費用
- 雇主支付人壽保險、意外死亡及肢解保險及長期失能保險
- 為符合資格的員工提供雇主支付的短期失能保險
- 醫療保健及受扶養人照護彈性支出報銷帳戶
- 自願定期人壽保險、終身壽險、意外險、重大疾病險及住院津貼保險
- 為每週排定工作至少20小時的員工提供充足的帶薪休假