Vinfenは、1977年から人々と地域社会を支援してきた非営利の保健・福祉サービス団体です。地域に根ざしたプログラムを通じて、精神疾患、知的障害・発達障害、脳損傷、自閉症、その他の行動面の健康上の課題を抱える人々を支援しています。マサチューセッツ州とコネチカット州の500か所以上で、回復支援・能力開発サービス、支援付き生活、教育・就労支援、臨床サービスとピアサポート、危機対応を提供しています。年間約14,000人にサービスを届けるとともに、アドボカシー、レジリエンス、自己決定を重視する医療、社会的インパクト、人間サービスのチームを結集しています。より広範な地域活動には、パートナーシップ、ボランティア、イベント、募金活動も含まれます。
クリニック事務アシスタント - マサチューセッツ州ローウェル
ローウェルにあるVinfenの外来精神保健・ヒューマンサービスクリニックで、受付業務を支援します。 利用者記録、予約、連絡、紹介対応、臨床スタッフへの事務支援を担当します。
仕事内容
- 外来クリニックの毎日の受付業務を運営する
- 来訪者を迎えて案内し、高品質な顧客サービスを提供する
- 利用者や電話の問い合わせに対応し、利用者、家族、外部機関に関連情報を提供する
- 利用者の受付・退所手続きを行い、自己負担金を徴収・追跡する
- 予約を設定し、リマインダーを送信し、関連する手配を調整する
- 指定システムで利用者記録を更新・維持する
- 紹介案件を管理し、初期書類作成と情報収集を支援する
- 保険確認業務を支援する
- コンピューターと事務機器を使用し、多数の電話に対応する
- 受信した連絡を選別、優先順位付け、記録、転送し、フォローアップする
- 利用者と臨床スタッフまたは処方担当者の連絡窓口となる
- 電話メッセージ、郵便、電子通信、ファクスを調整する
- 書簡、メモ、文書、フォームを作成、編集、配布する
- ワープロ文書、表計算レポート、その他の情報資料を作成する
- ファイルとデータベースを管理し、文書を複写し、記録管理業務を監督する
- 利用者記録の請求を処理する
- 会議に出席し、議事録を作成・配布する
- 臨床スタッフと処方担当者の予約カレンダーを管理する
- 処方担当者と連携し、薬の補充、検査指示と入力、移動手段、投薬指示、その他の割り当て業務を調整する
- 臨床スタッフとオフィスマネージャーに事務、プロジェクト、管理上の支援を提供する
- 依頼に応じて他の部門を支援する
- 一次苦情に対応し、適切な場合は自ら問題を解決し、未解決の案件をエスカレーションする
- 備品を管理し、オフィスの外観を整える
- クリニックの手順と方針に従う
- その他、割り当てられた関連業務を完了する
応募要件
- 医療オフィスでの行政、事務、または秘書業務の経験が3年以上あること
- 高等学校卒業資格または同等資格が必要
- 学士号保有者が望ましい
- 英語とスペイン語のバイリンガル応募者を歓迎する
- 採用後2週間以内にCPR認定を取得すること
- 採用後2週間以内に応急手当認定を取得すること
- CPSS認定が必要
- 適切な方法で少なくとも25ポンドの物を持ち上げられること
- 電卓、コピー機、プリンターを含むコンピューターと事務機器を使いこなせること
- 勤務時間の約50％、同じ姿勢を保てること
- かがむ、手を伸ばす、ファイリングする、座る、立つ、施設内を移動する動作ができること
- 利用者、スタッフ、外部関係者と話し、聞き、意思疎通できること
- 近見、遠見、色覚、周辺視野、深視力が十分で、焦点を調整できること
- 優れた整理能力とマルチタスク能力
- 優先順位を効果的に設定し、口頭および文書で明確に伝達できること
- 標準的な事務慣行と手順に関する実務知識
- 健全な判断力、自立性、期限管理能力、厳格な守秘義務意識
- 対人能力が高く、多様な背景を持つ人々と効果的に働けること
- 一般的なコンピューターアプリケーションと事務機器に精通していること
- 医学用語と医療業務に関する知識があれば望ましい
福利厚生
- 従業員の拠出が不要な、雇用主全額負担の401(a)退職年金制度
- 従業員拠出型403(b)退職年金制度
- 週30時間以上勤務する適格従業員への医療、歯科、視力保険
- 医療保険費用に対する雇用主の拠出
- 雇用主負担の生命保険、偶発的死亡・四肢切断保険、長期障害保険
- 適格従業員向けの雇用主負担短期障害保険
- 医療費および扶養家族介護費用のフレキシブル支出口座
- 任意加入の定期生命保険、終身保険、傷害保険、重病保険、入院給付保険
- 週20時間以上勤務する従業員への充実した有給休暇