Vinfen
Vinfen
Vinfen es una organización sin fines de lucro de servicios de salud y humanos que apoya a personas y comunidades desde 1977. Sus programas comunitarios atienden a personas con problemas de salud mental, discapacidades intelectuales y del desarrollo, lesiones cerebrales, autismo y otros desafíos de salud conductual. En más de 500 ubicaciones de Massachusetts y Connecticut, Vinfen ofrece servicios de recuperación y habilitación, vida con apoyo, apoyo educativo y laboral, servicios clínicos y de pares, y respuesta ante crisis. La organización atiende aproximadamente a 14.000 personas cada año y reúne a equipos de atención médica, impacto social y servicios humanos enfocados en la defensa de derechos, la resiliencia y la autodeterminación. Su labor comunitaria más amplia incluye alianzas, voluntariado, eventos y actividades de recaudación de fondos.

Asistente administrativo de clínica - Lowell, MA

Apoya las operaciones de recepción en la clínica ambulatoria de salud mental y servicios humanos de Vinfen en Lowell. Gestiona expedientes de clientes, citas, comunicaciones, derivaciones y apoyo administrativo para el personal clínico.

Descripción

  • Gestionar las operaciones diarias de recepción de la clínica ambulatoria
  • Recibir y orientar a los visitantes mientras se ofrece un servicio de atención al cliente de alta calidad
  • Responder a las preguntas de clientes y personas que llaman, y apoyar a clientes, familias y agencias externas con información pertinente
  • Registrar la entrada y salida de clientes, y cobrar y hacer seguimiento de los copagos
  • Programar citas, enviar recordatorios y coordinar los preparativos relacionados
  • Actualizar y mantener los expedientes de clientes en el sistema designado
  • Gestionar derivaciones y apoyar la documentación inicial y la recopilación de información
  • Ayudar con las actividades de verificación de seguros
  • Utilizar computadoras y equipos de oficina mientras se atiende un alto volumen de llamadas telefónicas
  • Examinar, priorizar, documentar, distribuir y hacer seguimiento de las comunicaciones entrantes
  • Actuar como enlace entre clientes y profesionales clínicos o prescriptores
  • Coordinar mensajes telefónicos, correo postal, comunicaciones electrónicas y faxes
  • Redactar, editar y distribuir correspondencia, memorandos, documentos y formularios
  • Crear documentos de procesamiento de textos, informes en hojas de cálculo y otros materiales informativos
  • Mantener archivos y bases de datos, copiar documentos y supervisar las actividades de gestión de registros
  • Procesar solicitudes de expedientes de clientes
  • Asistir a reuniones y preparar y distribuir las actas
  • Mantener los calendarios de citas de profesionales clínicos y prescriptores
  • Coordinar con los prescriptores las renovaciones de medicamentos, las órdenes y registros de laboratorio, el transporte, las órdenes de medicamentos y otras tareas asignadas
  • Proporcionar apoyo administrativo, de proyectos y de oficina al personal clínico y al gerente de oficina
  • Ayudar en otras áreas cuando se solicite
  • Atender quejas de primer nivel, resolver problemas de forma independiente cuando corresponda y escalar los asuntos que sigan sin resolverse
  • Supervisar los suministros y mantener la apariencia de la oficina
  • Seguir los procedimientos y las políticas de la clínica
  • Completar otras tareas relacionadas según se asignen

Requisitos

  • Al menos tres años de experiencia administrativa, de oficina o secretarial en un entorno de consultorio médico
  • Se requiere diploma de educación secundaria o equivalente
  • Se prefiere una licenciatura
  • Se anima a postularse a las personas bilingües en inglés y español
  • Obtener la certificación de RCP dentro de las dos semanas posteriores a la contratación
  • Obtener la certificación de primeros auxilios dentro de las dos semanas posteriores a la contratación
  • Se requiere la certificación CPSS
  • Capacidad para levantar al menos 25 libras utilizando técnicas adecuadas
  • Dominio de computadoras y equipos de oficina, incluidas calculadoras, fotocopiadoras e impresoras
  • Capacidad para permanecer en una posición fija aproximadamente el 50 % de la jornada laboral
  • Capacidad para agacharse, alcanzar objetos, archivar, sentarse, permanecer de pie y desplazarse por las instalaciones
  • Capacidad para hablar, oír y comunicarse con clientes, personal y representantes externos
  • Visión adecuada de cerca, de lejos, cromática, periférica y de profundidad, con capacidad para ajustar el enfoque
  • Sólidas capacidades de organización y multitarea
  • Capacidad para establecer prioridades eficazmente y comunicarse con claridad de forma oral y escrita
  • Conocimiento práctico de las prácticas y procedimientos habituales de oficina
  • Buen criterio, independencia, capacidad para gestionar plazos y estricta confidencialidad
  • Sólidas habilidades interpersonales y capacidad para trabajar eficazmente con personas de diversos orígenes
  • Familiaridad con aplicaciones informáticas generales y equipos de oficina
  • Se prefieren conocimientos de terminología médica y operaciones sanitarias

Beneficios

  • Plan de jubilación 401(a) patrocinado y financiado íntegramente por el empleador, sin contribución del empleado
  • Plan de jubilación 403(b) financiado por el empleado
  • Cobertura médica, dental y oftalmológica para empleados elegibles programados para trabajar al menos 30 horas semanales
  • Contribución del empleador a los costos del seguro médico
  • Seguro de vida, muerte accidental y desmembramiento y discapacidad a largo plazo pagado por el empleador
  • Seguro de discapacidad a corto plazo pagado por el empleador para empleados elegibles
  • Cuentas de reembolso de gastos flexibles para atención médica y cuidado de dependientes
  • Seguro voluntario de vida temporal, vida entera, accidentes, enfermedades críticas e indemnización hospitalaria
  • Generoso tiempo libre remunerado para empleados programados para trabajar al menos 20 horas semanales

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