Vinfen est une organisation à but non lucratif spécialisée dans les services de santé et les services sociaux, qui accompagne les personnes et les communautés depuis 1977. Ses programmes communautaires s’adressent aux personnes vivant avec des troubles de santé mentale, des déficiences intellectuelles et développementales, des lésions cérébrales, l’autisme et d’autres difficultés liées à la santé comportementale. Présente dans plus de 500 sites du Massachusetts et du Connecticut, Vinfen propose des services de rétablissement et d’habilitation, un accompagnement à la vie autonome, un soutien à l’éducation et à l’emploi, des services cliniques et de soutien par les pairs, ainsi qu’une intervention en situation de crise. L’organisation accompagne environ 14 000 personnes chaque année et réunit des équipes de santé, d’impact social et de services sociaux engagées en faveur de la défense des droits, de la résilience et de l’autodétermination. Son action communautaire comprend également des partenariats, du bénévolat, des événements et des collectes de fonds.
Assistant administratif de clinique - Lowell, MA
Soutenez les opérations d’accueil de la clinique ambulatoire de santé mentale et de services sociaux de Vinfen à Lowell. Gérez les dossiers des clients, les rendez-vous, les communications, les orientations et le soutien administratif du personnel clinique.
Description
- Gérer les opérations quotidiennes de l’accueil de la clinique ambulatoire
- Accueillir et orienter les visiteurs tout en offrant un service de grande qualité
- Répondre aux questions des clients et des appelants, et fournir aux clients, aux familles et aux organismes externes les informations pertinentes
- Enregistrer l’arrivée et le départ des clients, et percevoir et suivre les tickets modérateurs
- Planifier les rendez-vous, envoyer des rappels et coordonner les dispositions connexes
- Mettre à jour et tenir à jour les dossiers des clients dans le système désigné
- Gérer les orientations et aider à la documentation initiale et à la collecte d’informations
- Participer aux activités de vérification des assurances
- Utiliser les ordinateurs et le matériel de bureau tout en traitant un volume élevé d’appels téléphoniques
- Filtrer, hiérarchiser, documenter, acheminer et suivre les communications entrantes
- Faire le lien entre les clients et les cliniciens ou les prescripteurs
- Coordonner les messages téléphoniques, le courrier, les communications électroniques et les télécopies
- Rédiger, modifier et distribuer la correspondance, les mémorandums, les documents et les formulaires
- Créer des documents de traitement de texte, des rapports sur tableur et d’autres supports d’information
- Tenir les dossiers et les bases de données, photocopier les documents et superviser les activités de tenue des registres
- Traiter les demandes de dossiers de clients
- Assister aux réunions et préparer et distribuer les procès-verbaux
- Tenir les calendriers de rendez-vous des cliniciens et des prescripteurs
- Se coordonner avec les prescripteurs pour les renouvellements de médicaments, les demandes et saisies de laboratoire, le transport, les ordonnances et autres tâches confiées
- Fournir un soutien administratif, de projet et de secrétariat au personnel clinique et au responsable du bureau
- Aider les autres services à la demande
- Traiter les réclamations de premier niveau, résoudre les problèmes de manière autonome lorsque cela est approprié et transmettre les questions non résolues
- Surveiller les fournitures et préserver l’apparence du bureau
- Respecter les procédures et les politiques de la clinique
- Effectuer toute autre tâche connexe confiée
Exigences
- Au moins trois ans d’expérience administrative, de secrétariat ou de bureau dans un environnement médical
- Diplôme d’études secondaires ou équivalent requis
- Un diplôme universitaire est souhaité
- Les personnes bilingues anglais-espagnol sont encouragées à postuler
- Obtenir la certification RCR dans les deux semaines suivant l’embauche
- Obtenir la certification de premiers secours dans les deux semaines suivant l’embauche
- Certification CPSS requise
- Capacité à soulever au moins 25 livres en utilisant les techniques appropriées
- Maîtrise des ordinateurs et du matériel de bureau, notamment des calculatrices, photocopieuses et imprimantes
- Capacité à rester immobile environ 50 % de la journée de travail
- Capacité à se pencher, tendre le bras, classer, s’asseoir, se tenir debout et se déplacer dans l’établissement
- Capacité à parler, entendre et communiquer avec les clients, le personnel et les représentants externes
- Vision adéquate de près, de loin, des couleurs, périphérique et en profondeur, avec capacité à faire la mise au point
- Solides capacités d’organisation et de gestion de plusieurs tâches
- Capacité à établir efficacement les priorités et à communiquer clairement à l’oral et à l’écrit
- Connaissance pratique des pratiques et procédures administratives courantes
- Bon jugement, autonomie, gestion des délais et stricte confidentialité
- Solides compétences relationnelles et capacité à travailler efficacement avec des personnes d’origines diverses
- Familiarité avec les applications informatiques générales et le matériel de bureau
- La connaissance de la terminologie médicale et du fonctionnement des soins de santé est souhaitée
Avantages
- Régime de retraite 401(a) entièrement financé par l’employeur, sans contribution requise de l’employé
- Régime de retraite 403(b) financé par l’employé
- Couverture médicale, dentaire et optique pour les employés admissibles travaillant au moins 30 heures par semaine
- Contribution de l’employeur aux frais d’assurance médicale
- Assurance vie, décès accidentel et mutilation, et invalidité de longue durée payée par l’employeur
- Assurance invalidité de courte durée payée par l’employeur pour les employés admissibles
- Comptes de remboursement à dépenses flexibles pour les soins de santé et les personnes à charge
- Assurances volontaires vie temporaire, vie entière, accidents, maladies graves et indemnité hospitalière
- Congés payés généreux pour les employés travaillant au moins 20 heures par semaine