行政助理－菲律賓（遠端）
為一家澳洲培訓與顧問機構的董事總經理提供高階行政支援。 協調客戶、培訓計畫、溝通、CRM 紀錄、會議及不斷變動的日常工作重點。
說明
- 負責董事總經理的行事曆、約會、會議和每日工作重點。
- 追蹤行程、截止日期和承諾事項，確保工作按時推進。
- 為董事總經理準備會議簡報、議程、背景資料和相關文件。
- 預判相互衝突的工作需求，及時提供提醒、追蹤和升級處理。
- 安排內部會議、客戶約會、培訓課程和簡報活動。
- 在 Zoho 和 SharePoint 中及時更新會議資訊、出席者資料、紀錄、筆記、文件和行動事項。
- 會後進行追蹤，並與相關利害關係人監控未完成的承諾事項。
- 整理並安排收到的電子郵件優先順序，撰寫得體的回覆並管理往來信件。
- 透過電子郵件、電話和視訊會議與客戶及利害關係人溝通。
- 為培訓課程、工作坊、簡報活動和客戶會議準備材料。
- 建立並管理 Zoom 會議，為分組討論室及相關功能提供技術支援。
- 透過分發材料和說明，支援虛擬培訓計畫及客戶簡報活動。
- 更新 Zoho 中的客戶資料、會議紀錄和活動資訊，並在 SharePoint 中維護有條理的數位檔案。
- 監控數位系統，解決基本技術問題，改善工作流程，並將 AI 工具應用於例行任務。
- 參與培訓計畫、學習材料、模組和教育資源的研究與開發。
- 追蹤專案進度、交付成果和未解決的行動事項。
- 偶爾協助製作行銷素材、處理溝通事務和社群媒體工作。
職位要求
- 具備行政助理、高階主管協調員、營運協調員或類似職務經驗，曾為高階主管或企業主提供支援。
- 具備與澳洲客戶或企業合作的經驗者優先。
- 擁有豐富的行事曆管理、會議協調、電子郵件處理和高階主管行政支援經驗。
- 非常希望具備 Zoho CRM 或類似 CRM 系統的使用經驗。
- 熟悉 Microsoft Office、SharePoint、Zoom 及其他數位協作平台。
- 具備出色的英語書面和口語溝通能力，並有信心直接與客戶溝通。
- 組織能力強，注重細節，能夠平衡多個相互競爭的優先事項。
- 具備支援虛擬培訓、工作坊或簡報活動的經驗者優先。
- 具備特許經營、顧問、培訓或專業發展相關經歷者優先。
- 擁有心理學、企業管理、傳播學或相關領域學位者優先。
- 熟悉 AI 工具、研究和內容開發者優先。
- 能夠預判需求、主動採取行動，並在無需持續提醒的情況下完成後續工作。
- 能夠快速理解指示、記住關鍵細節，並減少重複說明的需要。
- 以專業、自信且具建設性的方式與客戶及內部利害關係人溝通。
- 願意學習新系統、解決基本技術問題並改善流程。
- 真正對心理學、溝通、商業關係和專業發展感興趣。
福利待遇
- 與澳洲客戶在澳洲工作時間內合作，並可提早結束工作。
- 居家辦公津貼。
- 為本人及一名家屬提供 HMO 醫療保險。
- 每年 20 天年假和 5 天病假。
- 政府規定的法定福利。
- 第 13 個月薪資。
- 提供電腦設備。
- 職涯發展機會。
- 具競爭力的薪資。
