Access Offshoring świadczy dla firm usługi offshoringu i zdalnego zatrudniania pracowników. Firma pomaga organizacjom pozyskiwać, wdrażać i zarządzać pracownikami lub kontrahentami pracującymi za granicą, wspierając codzienne działania dzięki rozwiązaniom opartym na pracy zdalnej. Firma działa w sektorze rekrutacji i obsługi kadrowej B2B, obsługując organizacje, a nie indywidualnych konsumentów.
Asystent dyrektora zarządzającego — Filipiny (zdalnie)
Zapewniaj wysokiej klasy wsparcie administracyjne dyrektorowi zarządzającemu australijskiej organizacji szkoleniowo-konsultingowej. Koordynuj klientów, programy szkoleniowe, komunikację, dane w CRM, spotkania i zmieniające się codzienne priorytety.
Opis
- Zarządzać kalendarzem, spotkaniami, terminami i codziennymi priorytetami dyrektora zarządzającego.
- Monitorować harmonogramy, terminy i zobowiązania, aby praca posuwała się naprzód zgodnie z planem.
- Przygotowywać dla dyrektora zarządzającego briefingi, agendy, informacje kontekstowe i dokumenty pomocnicze na spotkania.
- Przewidywać kolidujące zadania oraz na czas wysyłać przypomnienia, podejmować działania następcze i eskalować kwestie.
- Organizować spotkania wewnętrzne, spotkania z klientami, sesje szkoleniowe i prezentacje.
- Dbać o aktualność informacji o spotkaniach, danych uczestników, rejestrów, notatek, dokumentów i zadań w Zoho i SharePoint.
- Po spotkaniach podejmować działania następcze i monitorować niewypełnione zobowiązania odpowiednich osób.
- Organizować i ustalać priorytety przychodzących wiadomości e-mail, redagować dopracowane odpowiedzi i prowadzić korespondencję.
- Komunikować się z klientami i interesariuszami przez e-mail, telefon oraz podczas spotkań wideo.
- Przygotowywać materiały na sesje szkoleniowe, warsztaty, prezentacje i spotkania z klientami.
- Tworzyć spotkania w Zoom i zarządzać nimi, zapewniając wsparcie techniczne dla pokoi podgrup i powiązanych funkcji.
- Wspierać wirtualne programy szkoleniowe i prezentacje dla klientów, rozpowszechniając materiały oraz instrukcje.
- Aktualizować profile klientów, rejestry spotkań i aktywność w Zoho oraz utrzymywać uporządkowane pliki cyfrowe w SharePoint.
- Monitorować systemy cyfrowe, rozwiązywać podstawowe problemy techniczne, usprawniać procesy i stosować narzędzia AI do rutynowych zadań.
- Współtworzyć badania i rozwój programów szkoleniowych, materiałów edukacyjnych, modułów i zasobów dydaktycznych.
- Monitorować harmonogramy projektów, rezultaty i nierozwiązane działania.
- W razie potrzeby pomagać przy materiałach marketingowych, komunikacji i działaniach w mediach społecznościowych.
Wymagania
- Udokumentowane doświadczenie na stanowisku asystenta dyrektora, koordynatora kadry zarządzającej, koordynatora operacyjnego lub podobnym stanowisku wspierającym kadrę kierowniczą wyższego szczebla albo właścicieli firm.
- Doświadczenie we współpracy z australijskimi klientami lub firmami jest zdecydowanie mile widziane.
- Znaczne doświadczenie w zarządzaniu kalendarzami, koordynowaniu spotkań, obsłudze poczty e-mail i administracyjnym wsparciu kadry kierowniczej.
- Doświadczenie z Zoho CRM lub porównywalnym systemem CRM jest bardzo pożądane.
- Biegła znajomość Microsoft Office, SharePoint, Zoom i innych cyfrowych platform współpracy.
- Bardzo dobra znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie oraz swoboda bezpośredniej komunikacji z klientami.
- Doskonała organizacja pracy, duża dbałość o szczegóły i umiejętność równoważenia wielu konkurujących priorytetów.
- Doświadczenie we wspieraniu wirtualnych szkoleń, warsztatów lub prezentacji będzie atutem.
- Znajomość franczyzy, konsultingu, szkoleń lub rozwoju zawodowego jest wysoko ceniona.
- Wykształcenie wyższe z psychologii, administracji biznesowej, komunikacji lub pokrewnej dziedziny będzie atutem.
- Znajomość narzędzi AI, prowadzenia badań i tworzenia treści będzie dodatkowym atutem.
- Umiejętność przewidywania potrzeb, wykazywania inicjatywy i doprowadzania zadań do końca bez stałego przypominania.
- Umiejętność szybkiego interpretowania instrukcji, zapamiętywania kluczowych szczegółów i ograniczania potrzeby powtarzania wyjaśnień.
- Umiejętność profesjonalnej, pewnej siebie i konstruktywnej komunikacji z klientami oraz interesariuszami wewnętrznymi.
- Gotowość do nauki nowych systemów, rozwiązywania podstawowych problemów technicznych i usprawniania procesów.
- Szczere zainteresowanie psychologią, komunikacją, relacjami biznesowymi i rozwojem zawodowym.
Benefity
- Praca z australijskimi klientami w australijskich godzinach pracy, z wcześniejszym zakończeniem dnia.
- Dodatek na pracę z domu.
- Ubezpieczenie HMO dla Ciebie i jednej osoby pozostającej na utrzymaniu.
- 20 dni urlopu wypoczynkowego i 5 dni zwolnienia chorobowego.
- Ustawowe świadczenia pracownicze.
- Wynagrodzenie za trzynasty miesiąc.
- Zapewniony sprzęt komputerowy.
- Możliwości rozwoju zawodowego.
- Konkurencyjne wynagrodzenie.