エグゼクティブアシスタント－フィリピン（リモート）
オーストラリアの研修・コンサルティング組織のマネージングディレクターに、高度な事務サポートを提供します。 顧客、研修プログラム、コミュニケーション、CRM記録、会議、変化する日々の優先事項を調整します。
仕事内容
- マネージングディレクターのカレンダー、予定、会議、日々の優先事項を管理します。
- スケジュール、締切、約束事項を追跡し、業務が予定どおり進むようにします。
- マネージングディレクター向けに、会議概要、議題、背景情報、関連資料を準備します。
- 競合する業務上の要求を予測し、適時にリマインダー、フォローアップ、エスカレーションを行います。
- 社内会議、顧客とのアポイントメント、研修セッション、プレゼンテーションを手配します。
- ZohoとSharePointで、会議情報、参加者情報、記録、メモ、資料、アクション項目を最新の状態に保ちます。
- 会議後のフォローアップを行い、関係者と未完了の約束事項を確認します。
- 受信メールを整理して優先順位を付け、洗練された返信を作成し、通信業務を管理します。
- メール、電話、ビデオ会議を通じて、顧客や関係者とコミュニケーションを取ります。
- 研修セッション、ワークショップ、プレゼンテーション、顧客会議の資料を準備します。
- Zoom会議を作成・管理し、ブレイクアウトルームや関連機能の技術サポートを提供します。
- 資料や手順を配布し、オンライン研修プログラムと顧客向けプレゼンテーションを支援します。
- Zohoの顧客プロフィール、会議記録、活動情報を更新し、SharePointでデジタルファイルを整理して管理します。
- デジタルシステムを監視し、基本的な技術的問題を解決し、業務フローを改善し、日常業務にAIツールを活用します。
- 研修プログラム、学習教材、モジュール、教育リソースの調査・開発に貢献します。
- プロジェクトのスケジュール、成果物、未解決のアクションを追跡します。
- マーケティング資料、コミュニケーション、ソーシャルメディア業務を必要に応じて支援します。
応募要件
- エグゼクティブアシスタント、エグゼクティブコーディネーター、オペレーションコーディネーター、または同等の職務で、上級管理職や事業主を支援した実績。
- オーストラリアの顧客または企業との業務経験があれば、特に歓迎します。
- カレンダー管理、会議調整、メール対応、エグゼクティブ向け事務サポートの豊富な経験。
- Zoho CRMまたは同等のCRMシステムの使用経験があれば、非常に望ましいです。
- Microsoft Office、SharePoint、Zoom、その他のデジタルコラボレーションプラットフォームに習熟していること。
- 優れた英語の文章力と会話力があり、顧客と直接コミュニケーションを取る自信があること。
- 高い整理能力と細部への注意力を持ち、複数の競合する優先事項のバランスを取れること。
- オンライン研修、ワークショップ、プレゼンテーションの支援経験があれば、なお望ましいです。
- フランチャイズ、コンサルティング、研修、または専門能力開発に関する経験が高く評価されます。
- 心理学、経営学、コミュニケーション学、または関連分野の学位があれば望ましいです。
- AIツール、リサーチ、コンテンツ開発に関する知識があれば歓迎します。
- 要件を予測して主体的に行動し、常に指示を受けなくても最後まで遂行できること。
- 指示を素早く理解し、重要な詳細を記憶し、繰り返し説明する必要性を減らせること。
- 顧客および社内の関係者と、プロフェッショナルかつ自信を持って建設的にコミュニケーションできること。
- 新しいシステムを学び、基本的な技術的問題を解決し、プロセスを改善する意欲があること。
- 心理学、コミュニケーション、ビジネス関係、専門能力開発に genuine な関心があること。
福利厚生
- オーストラリアの顧客とオーストラリアの勤務時間帯に働き、早めに勤務を終えられます。
- 在宅勤務手当。
- 本人および扶養家族1名を対象とするHMO医療保険。
- 年間20日の有給休暇と5日の病気休暇。
- 政府が定める法定福利厚生。
- 13か月目給与。
- コンピューター機器の支給。
- 専門能力開発の機会。
- 競争力のある給与。
