Access Offshoring menyediakan layanan offshoring dan perekrutan staf jarak jauh untuk bisnis. Kegiatannya berfokus membantu perusahaan mencari, merekrut, dan mengelola karyawan atau kontraktor luar negeri, serta mendukung operasional sehari-hari melalui solusi talenta jarak jauh. Perusahaan ini bergerak di sektor perekrutan dan penyediaan staf B2B, dengan melayani organisasi, bukan konsumen perorangan.
Asisten Eksekutif - Filipina (Jarak Jauh)
Memberikan dukungan administratif tingkat tinggi kepada Direktur Utama sebuah organisasi pelatihan dan konsultasi Australia. Mengoordinasikan klien, program pelatihan, komunikasi, catatan CRM, rapat, dan perubahan prioritas harian.
Deskripsi
- Mengelola kalender, janji temu, rapat, dan prioritas harian Direktur Utama.
- Melacak jadwal, tenggat waktu, dan komitmen agar pekerjaan berjalan sesuai waktu.
- Menyiapkan ringkasan rapat, agenda, informasi latar belakang, dan dokumen pendukung untuk Direktur Utama.
- Mengantisasi tuntutan yang bersaing serta memberikan pengingat, tindak lanjut, dan eskalasi tepat waktu.
- Mengatur rapat internal, janji temu klien, sesi pelatihan, dan presentasi.
- Memastikan informasi rapat, detail peserta, catatan, notulen, dokumen, dan daftar tindakan selalu diperbarui di Zoho dan SharePoint.
- Melakukan tindak lanjut setelah rapat dan memantau komitmen yang masih tertunda bersama pihak terkait.
- Mengatur dan memprioritaskan email masuk, menyusun tanggapan yang rapi, dan mengelola korespondensi.
- Berkomunikasi dengan klien dan pemangku kepentingan melalui email, telepon, dan rapat video.
- Menyiapkan materi untuk sesi pelatihan, lokakarya, presentasi, dan rapat klien.
- Membuat dan mengelola rapat Zoom, serta memberikan dukungan teknis untuk ruang kelompok dan fitur terkait.
- Mendukung program pelatihan virtual dan presentasi klien dengan membagikan materi serta instruksi.
- Memperbarui profil klien, catatan rapat, dan aktivitas di Zoho, serta menjaga file digital tetap teratur di SharePoint.
- Memantau sistem digital, menyelesaikan masalah teknis dasar, meningkatkan alur kerja, dan menerapkan alat AI untuk tugas rutin.
- Berkontribusi dalam penelitian dan pengembangan program pelatihan, materi pembelajaran, modul, dan sumber daya pendidikan.
- Melacak jadwal proyek, hasil yang harus diselesaikan, dan tindakan yang belum terselesaikan.
- Memberikan bantuan sesekali untuk materi pemasaran, komunikasi, dan pekerjaan media sosial.
Persyaratan
- Memiliki pengalaman terbukti sebagai Asisten Eksekutif, Koordinator Eksekutif, Koordinator Operasional, atau peran sebanding yang mendukung eksekutif senior atau pemilik bisnis.
- Pengalaman bekerja dengan klien atau bisnis Australia sangat diutamakan.
- Pengalaman luas dalam mengelola kalender, mengoordinasikan rapat, menangani email, dan memberikan administrasi eksekutif.
- Pengalaman menggunakan Zoho CRM atau sistem CRM sebanding sangat diinginkan.
- Menguasai Microsoft Office, SharePoint, Zoom, dan platform kolaborasi digital lainnya.
- Memiliki kemampuan bahasa Inggris tulisan dan lisan yang sangat baik, serta percaya diri berkomunikasi langsung dengan klien.
- Sangat terorganisasi, teliti, dan mampu menyeimbangkan berbagai prioritas yang bersaing.
- Pengalaman mendukung pelatihan virtual, lokakarya, atau presentasi menjadi nilai tambah.
- Memiliki paparan terhadap waralaba, konsultasi, pelatihan, atau pengembangan profesional sangat dihargai.
- Gelar di bidang Psikologi, Administrasi Bisnis, Komunikasi, atau disiplin terkait menjadi nilai tambah.
- Memahami alat AI, penelitian, dan pengembangan konten menjadi nilai tambah.
- Mampu mengantisipasi kebutuhan, berinisiatif, dan menuntaskan tindak lanjut tanpa terus-menerus diarahkan.
- Mampu memahami instruksi dengan cepat, mengingat detail penting, dan mengurangi kebutuhan akan penjelasan berulang.
- Berkomunikasi dengan klien dan pemangku kepentingan internal secara profesional, percaya diri, dan konstruktif.
- Bersedia mempelajari sistem baru, menyelesaikan masalah teknis dasar, dan meningkatkan proses.
- Memiliki minat yang tulus terhadap psikologi, komunikasi, hubungan bisnis, dan pengembangan profesional.
Tunjangan
- Bekerja dengan klien Australia selama jam kerja Australia, dengan waktu selesai lebih awal.
- Tunjangan bekerja dari rumah.
- Perlindungan HMO untuk Anda dan satu tanggungan.
- Cuti tahunan 20 hari dan cuti sakit 5 hari.
- Tunjangan wajib sesuai ketentuan pemerintah.
- Gaji bulan ke-13.
- Peralatan komputer disediakan.
- Peluang untuk berkembang secara profesional.
- Gaji kompetitif.