行政助理－菲律宾（远程）
为一家澳大利亚培训与咨询机构的董事总经理提供高级行政支持。 协调客户、培训项目、沟通、CRM 记录、会议及不断变化的日常工作重点。
描述
- 负责董事总经理的日程、约会、会议和每日工作重点。
- 跟踪日程、截止日期和承诺事项，确保工作按时推进。
- 为董事总经理准备会议简报、议程、背景资料和相关文件。
- 预判相互冲突的工作需求，及时提供提醒、跟进和升级处理。
- 安排内部会议、客户约会、培训课程和演示活动。
- 在 Zoho 和 SharePoint 中及时更新会议资料、参会者信息、记录、笔记、文件和行动事项。
- 会后进行跟进，并与相关利益相关者一起监控未完成的承诺事项。
- 整理并确定收到的电子邮件的优先级，起草得体的回复并管理通信事务。
- 通过电子邮件、电话和视频会议与客户及利益相关者沟通。
- 为培训课程、工作坊、演示活动和客户会议准备材料。
- 创建并管理 Zoom 会议，为分组讨论室及相关功能提供技术支持。
- 通过分发材料和说明，支持虚拟培训项目及客户演示活动。
- 更新 Zoho 中的客户档案、会议记录和活动信息，并在 SharePoint 中维护有序的数字文件。
- 监控数字系统，解决基本技术问题，改进工作流程，并将 AI 工具应用于日常任务。
- 参与培训项目、学习材料、模块和教育资源的研究与开发。
- 跟踪项目进度、交付成果和未解决的行动事项。
- 偶尔协助制作营销资料、处理沟通事务和开展社交媒体工作。
任职要求
- 具备行政助理、高管协调员、运营协调员或类似岗位经验，曾为高级管理人员或企业所有者提供支持。
- 有与澳大利亚客户或企业合作的经验者优先。
- 拥有丰富的日程管理、会议协调、电子邮件处理和高管行政支持经验。
- 非常希望具备 Zoho CRM 或类似 CRM 系统的使用经验。
- 熟练使用 Microsoft Office、SharePoint、Zoom 及其他数字协作平台。
- 具备出色的英语书面和口头沟通能力，并有信心直接与客户沟通。
- 组织能力强，注重细节，能够平衡多个相互竞争的优先事项。
- 有支持虚拟培训、工作坊或演示活动的经验者优先。
- 具备特许经营、咨询、培训或职业发展的相关经历者优先。
- 拥有心理学、工商管理、传播学或相关专业学位者优先。
- 熟悉 AI 工具、研究和内容开发者优先。
- 能够预判需求、主动采取行动，并在无需持续提醒的情况下完成后续工作。
- 能够快速理解指示、记住关键信息，并减少重复解释的需要。
- 以专业、自信且具有建设性的方式与客户及内部利益相关者沟通。
- 愿意学习新系统、解决基本技术问题并改进流程。
- 真正对心理学、沟通、商业关系和职业发展感兴趣。
福利待遇
- 与澳大利亚客户在澳大利亚工作时间内合作，并可提前结束工作。
- 居家办公津贴。
- 为本人及一名家属提供 HMO 医疗保险。
- 每年 20 天年假和 5 天病假。
- 政府规定的法定福利。
- 第 13 个月薪资。
- 提供电脑设备。
- 职业发展机会。
- 具有竞争力的薪资。
