高級行政助理 - QC Servion - 遠端
高級行政助理，支援 QC Servion 資料中心服務營運。此遠端職位負責協調高階主管支援、培訓、會議、差旅、文件與溝通工作。
說明
- 透過文書處理、校對、試算表輸入和報告編製提供員工支援
- 維護規格檔案
- 支援提案開發與提交流程
- 建立並維護內部員工履歷
- 協調員工交付與入職培訓安排
- 支援公司全員會議的準備、追蹤與簡報
- 監控政策與程序修訂
- 為員工與客戶研究並購買禮品
- 協調公司宣傳品的物流安排
- 支援檔案管理、範本維護與文件標準化
- 追蹤文件請求，確保及時完成並保留準確記錄
- 管理共用電子郵件收件匣與電話留言，回覆詢問並將其轉交給適當部門或經理
- 安排商務差旅並為員工報名參加業界活動
- 管理電子郵件往來與行事曆
- 準備會議簡報並協調利害關係人的意見與資料
- 追蹤與管理費用
- 為部門主管執行特別專案
- 按時並在預算範圍內完成指派的工作與交付成果
- 執行其他相關職責
職位要求
- 至少五年在專業辦公室或顧問服務環境中的工作經驗
- 具備高階主管支援經驗
- 熟悉行政與文書系統及程序
- 具備預訂差旅與協調活動的經驗
- 逐步了解工程公司所需承擔的行政職責
- 熟練使用 Microsoft Office 應用程式，包括 Excel、Word、Outlook、PowerPoint、Teams 和 SharePoint
- 熟練使用 Adobe 和／或 Bluebeam
- 具備使用人工智慧、機器學習與生成式人工智慧工具的經驗
- 工作始終準確，注重細節
- 能夠準確打字，錯誤極少
- 具備針對技術與非技術資訊的良好口頭及書面溝通能力
- 能夠在適當監督下獨立工作，並作為團隊成員有效貢獻
- 能夠保護機密資訊並處理敏感事項
- 能夠有效進行遠端工作，具備良好的溝通、組織、自我激勵、主動性與資源整合能力，並擁有不受干擾的工作空間
- 能夠確保文件與專案檔案完整、有序並妥善維護
- 能夠分析與編製文件、報告及書信
- 能夠承受壓力並符合緊迫期限
- 能夠管理相互競爭的優先事項，並適應不斷變化的業務需求
- 能夠在中部標準時間、西部標準時間或兩者結合的週一至週五標準工作時間（上午8:00至下午5:00）提供工作支援
福利待遇
- 可選擇完整的醫療保障，包括兩種 PPO 計畫以及附 HSA 選項的 HDHP
- 彈性支出帳戶選項
- 牙科與視力保障
- 配偶或同居伴侶及26歲以下受扶養子女可享有醫療、牙科與視力保障
- 401(k) 計畫，包含公司配對提撥及可選的自主經紀帳戶
- 帶薪休假，包括年末最後一週的額外休假
- 公司為員工及符合資格的受扶養人支付人壽保險
- 短期失能、長期失能以及意外死亡與肢解保障
- 專業發展機會
- 學費補助
- 專業執照支援
- 任職滿一年後可享有帶薪育嬰假