QC Servion, LLC fungeert als de gezamenlijke operationele partner van het QC-ecosysteem en coördineert essentiële bedrijfsfuncties voor gelieerde ondernemingen. De werkzaamheden omvatten personeelszaken, werving en onboarding, medewerkersontwikkeling, beheer van arbeidsvoorwaarden, boekhouding, financiële verslaglegging, juridische en contractuele ondersteuning, marketing en communicatie, administratie en arbeidsveiligheid. Door deze diensten te centraliseren helpt QC Servion portefeuillebedrijven om conforme en efficiënte bedrijfsvoering te behouden, terwijl zij zich kunnen richten op groei en de dagelijkse uitvoering.
Senior Administratief Medewerker – QC Servion – Op afstand
Senior administratief medewerker ter ondersteuning van de dienstverlening rond datacenters van QC Servion. In deze functie op afstand coördineer je managementondersteuning, trainingen, vergaderingen, reizen, documentatie en communicatie.
Verenigde Staten$ 78.750 – $ 98.438 / jaar
Op afstandVoltijdSeniorVereiste Taal: EngelsAdministratief assistentBeschrijving
- Medewerkers ondersteunen met tekstverwerking, proeflezen, spreadsheetinvoer en rapportage
- Specificatiebestanden beheren
- Ondersteunen bij de ontwikkeling en indiening van voorstellen
- Interne cv's van medewerkers opstellen en bijhouden
- Planningen voor het geven van trainingen en de onboarding van medewerkers coördineren
- Ondersteunen bij de voorbereiding, opvolging en presentatie van bedrijfsbrede vergaderingen
- Herzieningen van beleid en procedures bewaken
- Geschenken voor medewerkers en klanten onderzoeken en inkopen
- De logistiek rond bedrijfsartikelen coördineren
- Ondersteunen bij bestandsbeheer, onderhoud van sjablonen en standaardisatie van documenten
- Documentverzoeken opvolgen en zorgen voor tijdige afhandeling en nauwkeurige administratie
- De gedeelde e-mailinbox en telefoonberichten beheren, vragen beantwoorden en doorsturen naar de juiste afdeling of manager
- Zakelijke reizen regelen en medewerkers inschrijven voor branche-evenementen
- E-mailcorrespondentie en agenda's beheren
- Vergaderpresentaties voorbereiden en bijdragen van belanghebbenden coördineren
- Uitgaven bijhouden en beheren
- Speciale projecten voor afdelingsdirecteuren uitvoeren
- Toegewezen werk en opleveringen op tijd en binnen budget uitvoeren
- Overige verwante taken uitvoeren wanneer deze worden toegewezen
Vereisten
- Minimaal vijf jaar ervaring in een professionele kantoor- of adviesomgeving
- Ervaring met het ondersteunen van leidinggevenden op senior niveau
- Praktische kennis van administratieve en secretariële systemen en procedures
- Ervaring met het boeken van reizen en coördineren van evenementen
- Groeiende kennis van de administratieve verantwoordelijkheden binnen een ingenieursbureau
- Goede beheersing van Microsoft Office-toepassingen, waaronder Excel, Word, Outlook, PowerPoint, Teams en SharePoint
- Goede beheersing van Adobe en/of Bluebeam
- Ervaring met tools voor kunstmatige intelligentie, machine learning en generatieve AI
- Consistent nauwkeurig werken met veel aandacht voor detail
- Nauwkeurig kunnen typen met minimale fouten
- Sterke mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden voor technische en niet-technische informatie
- Zelfstandig kunnen werken met passende begeleiding en effectief kunnen bijdragen als teamlid
- Vertrouwelijke informatie kunnen beschermen en gevoelige zaken kunnen behandelen
- Effectief op afstand kunnen werken met sterke communicatie, organisatie, zelfmotivatie, initiatief, vindingrijkheid en een afleidingsvrije werkplek
- Documenten en projectbestanden volledig, ordelijk en goed onderhouden kunnen houden
- Documenten, rapporten en correspondentie kunnen analyseren en voorbereiden
- Onder druk kunnen werken en krappe deadlines kunnen halen
- Concurrerende prioriteiten kunnen beheren en zich kunnen aanpassen aan veranderende bedrijfsbehoeften
- Beschikbaar tijdens standaardwerktijden, van maandag tot en met vrijdag van 8:00 tot 17:00 uur, in CST, PST of een combinatie van beide
Voordelen
- Keuze uit uitgebreide medische dekking, waaronder twee PPO-plannen en een HDHP met een HSA-optie
- Mogelijkheden voor flexibele uitgavenrekeningen
- Tandarts- en oogzorgdekking
- Medische dekking en tandarts- en oogzorgdekking voor een echtgenoot of binnenlandse partner en afhankelijke kinderen tot 26 jaar
- 401(k)-regeling met werkgeversbijdrage en een optionele zelfgestuurde effectenrekening
- Betaald verlof, inclusief extra verlof tijdens de laatste week van het jaar
- Door het bedrijf betaalde levensverzekering voor medewerkers en in aanmerking komende afhankelijken
- Dekking voor kortdurende arbeidsongeschiktheid, langdurige arbeidsongeschiktheid en AD&D
- Mogelijkheden voor professionele ontwikkeling
- Vergoeding van collegegeld
- Ondersteuning bij professionele licenties
- Betaald ouderschapsverlof na één jaar dienstverband