QC Servion, LLC fungerer som fælles driftspartner for QC-økosystemet og koordinerer vigtige forretningsfunktioner på tværs af de tilknyttede virksomheder. Arbejdet omfatter HR, rekruttering og onboarding, medarbejderudvikling, administration af personalegoder, regnskab, finansiel rapportering, juridisk bistand og kontraktstøtte, marketing og kommunikation, administration samt arbejdsmiljø og sikkerhed. Ved at centralisere disse tjenester hjælper QC Servion porteføljevirksomhederne med at opretholde compliant og effektive driftsforhold, samtidig med at de kan fokusere på vækst og den daglige eksekvering.
Senior administrativ medarbejder - QC Servion - fjernarbejde
Senior administrativ medarbejder, der understøtter QC Servions drift af datacentertjenester. Fjernrollen koordinerer ledelsesstøtte, oplæring, møder, rejser, dokumentation og kommunikation.
Beskrivelse
- Yd personalestøtte gennem tekstbehandling, korrekturlæsning, regnearksindtastning og rapportering
- Vedligehold specifikationsfiler
- Understøt udvikling og indsendelse af tilbud
- Opret og vedligehold interne medarbejder-CV'er
- Koordiner tidsplaner for levering af oplæring og introduktionsuddannelse til medarbejdere
- Understøt forberedelse, opfølgning på og præsentation af møder for hele virksomheden
- Følg revisioner af politikker og procedurer
- Undersøg og køb gaver til medarbejdere og kunder
- Koordiner logistikken for virksomhedens profilprodukter
- Understøt filhåndtering, vedligeholdelse af skabeloner og standardisering af dokumenter
- Følg dokumentanmodninger, og sørg for rettidig opfyldelse og nøjagtige registreringer
- Administrer den fælles e-mailindbakke og telefonbeskeder, besvar henvendelser, og videresend dem til den relevante afdeling eller leder
- Arranger forretningsrejser, og tilmeld medarbejdere til branchearrangementer
- Administrer e-mailkorrespondance og kalendere
- Forbered mødepræsentationer, og koordiner bidrag fra interessenter
- Følg op på og administrer udgifter
- Gennemfør særlige projekter for afdelingsdirektører
- Lever tildelt arbejde og leverancer til tiden og inden for budgettet
- Udfør andre relaterede opgaver efter behov
Krav
- Mindst fem års erfaring fra et professionelt kontor- eller konsulentmiljø
- Erfaring med at understøtte ledere på seniorniveau
- Praktisk kendskab til administrative systemer og kontorrutiner
- Erfaring med booking af rejser og koordinering af arrangementer
- Stigende kendskab til det administrative ansvar, der kræves i en ingeniørvirksomhed
- Gode kundskaber i Microsoft Office-programmer, herunder Excel, Word, Outlook, PowerPoint, Teams og SharePoint
- Gode kundskaber i Adobe og/eller Bluebeam
- Erfaring med at bruge værktøjer til kunstig intelligens, maskinlæring og generativ AI
- Konsekvent nøjagtigt arbejde med stor sans for detaljer
- Evne til at skrive korrekt med få fejl
- Stærke mundtlige og skriftlige kommunikationsevner til teknisk og ikke-teknisk information
- Evne til at arbejde selvstændigt med passende supervision og bidrage effektivt som teammedlem
- Evne til at beskytte fortrolige oplysninger og håndtere følsomme forhold
- Evne til at arbejde effektivt på afstand med stærk kommunikation, organisering, selvmotivation, initiativ, opfindsomhed og en arbejdsplads uden forstyrrelser
- Evne til at holde dokumenter og projektfiler komplette, ordnede og velvedligeholdte
- Evne til at analysere og udarbejde dokumenter, rapporter og korrespondance
- Evne til at arbejde under pres og overholde stramme deadlines
- Evne til at håndtere konkurrerende prioriteter og tilpasse sig skiftende forretningsbehov
- Tilgængelighed i normal arbejdstid kl. 8.00–17.00 mandag til fredag i CST, PST eller en kombination af begge
Fordele
- Valg mellem omfattende sundhedsdækning, herunder to PPO-planer og en HDHP med mulighed for HSA
- Mulighed for fleksible udgiftskonti
- Tand- og synsdækning
- Sundheds-, tand- og synsdækning for ægtefælle eller samlever samt forsørgede børn til og med 26 år
- 401(k)-ordning med virksomhedsmatch og mulighed for en selvstyret depotkonto
- Betalt frihed, herunder ekstra fri i årets sidste uge
- Virksomhedsbetalt livsforsikring for medarbejdere og berettigede forsørgede
- Dækning ved kortvarig og langvarig invaliditet samt AD&D
- Muligheder for faglig udvikling
- Refusion af studieafgifter
- Støtte til erhvervslicenser
- Betalt forældreorlov efter ét års ansættelse