QC Servion, LLC fungiert als gemeinsamer operativer Partner des QC-Ökosystems und koordiniert wichtige Geschäftsbereiche für verbundene Unternehmen. Das Leistungsspektrum umfasst Personalwesen, Recruiting und Onboarding, Mitarbeiterentwicklung, Benefits-Verwaltung, Buchhaltung, Finanzberichterstattung, rechtliche Unterstützung und Vertragsmanagement, Marketing und Kommunikation, Administration sowie Arbeitssicherheit. Durch die Bündelung dieser Dienstleistungen unterstützt QC Servion die Portfoliounternehmen dabei, rechtskonforme und effiziente Abläufe aufrechtzuerhalten und sich zugleich auf Wachstum und das Tagesgeschäft zu konzentrieren.
Senior Verwaltungsmitarbeiter – QC Servion – Remote
Senior Verwaltungsmitarbeiter zur Unterstützung des Betriebs von Rechenzentrumsdienstleistungen bei QC Servion. Diese Remote-Position koordiniert Managementunterstützung, Schulungen, Meetings, Reisen, Dokumentation und Kommunikation.
Vereinigte Staaten78.750 $ – 98.438 $ / Jahr
RemoteVollzeitSeniorErforderliche Sprache: EnglischVerwaltungsassistentBeschreibung
- Unterstützung der Mitarbeitenden durch Textverarbeitung, Korrekturlesen, Tabelleneingabe und Berichtswesen
- Pflege von Spezifikationsdateien
- Unterstützung bei der Entwicklung und Einreichung von Angeboten
- Erstellung und Pflege interner Lebensläufe von Mitarbeitenden
- Koordination der Zeitpläne für die Durchführung von Schulungen und die Einarbeitung neuer Mitarbeitender
- Unterstützung bei der Vorbereitung, Nachverfolgung und Durchführung unternehmensweiter Meetings
- Überwachung von Überarbeitungen von Richtlinien und Verfahren
- Recherche und Kauf von Geschenken für Mitarbeitende und Kunden
- Koordination der Logistik von Unternehmensartikeln
- Unterstützung bei der Dateiverwaltung, Pflege von Vorlagen und Standardisierung von Dokumenten
- Nachverfolgung von Dokumentenanfragen mit Sicherstellung einer fristgerechten Bearbeitung und korrekter Aufzeichnungen
- Verwaltung des gemeinsamen E-Mail-Postfachs und von Telefonnotizen, Beantwortung von Anfragen und Weiterleitung an die zuständige Abteilung oder Führungskraft
- Organisation von Geschäftsreisen und Anmeldung von Mitarbeitenden zu Branchenveranstaltungen
- Verwaltung der E-Mail-Korrespondenz und Kalender
- Vorbereitung von Präsentationen für Meetings und Koordination der Beiträge von Beteiligten
- Nachverfolgung und Verwaltung von Ausgaben
- Durchführung spezieller Projekte für Abteilungsleitungen
- Fristgerechte und budgetgerechte Erledigung der zugewiesenen Aufgaben und Arbeitsergebnisse
- Ausführung weiterer zugewiesener verwandter Aufgaben
Anforderungen
- Mindestens fünf Jahre Erfahrung in einem professionellen Büro- oder Beratungsumfeld
- Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften auf einer hohen Ebene
- Praktische Kenntnisse administrativer und kaufmännischer Systeme und Verfahren
- Erfahrung in der Buchung von Reisen und Koordination von Veranstaltungen
- Zunehmende Kenntnisse der administrativen Aufgaben in einem Ingenieurunternehmen
- Sicherer Umgang mit Microsoft-Office-Anwendungen, einschließlich Excel, Word, Outlook, PowerPoint, Teams und SharePoint
- Sicherer Umgang mit Adobe und/oder Bluebeam
- Erfahrung mit Tools für künstliche Intelligenz, maschinelles Lernen und generative KI
- Durchgehend präzise Arbeitsweise mit ausgeprägter Liebe zum Detail
- Fähigkeit, präzise und mit wenigen Fehlern zu tippen
- Ausgeprägte mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten für technische und nicht technische Informationen
- Fähigkeit, selbstständig mit angemessener Betreuung zu arbeiten und effektiv als Teammitglied beizutragen
- Fähigkeit, vertrauliche Informationen zu schützen und sensible Angelegenheiten zu bearbeiten
- Fähigkeit, effektiv remote zu arbeiten, mit ausgeprägter Kommunikation, Organisation, Selbstmotivation, Eigeninitiative, Lösungsorientierung und einem ablenkungsfreien Arbeitsplatz
- Fähigkeit, Dokumente und Projektdateien vollständig, geordnet und gut gepflegt zu halten
- Fähigkeit, Dokumente, Berichte und Korrespondenz zu analysieren und vorzubereiten
- Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten und enge Fristen einzuhalten
- Fähigkeit, konkurrierende Prioritäten zu verwalten und sich an verändernde geschäftliche Anforderungen anzupassen
- Verfügbarkeit während der üblichen Geschäftszeiten von Montag bis Freitag, 8:00 bis 17:00 Uhr, in CST, PST oder einer Kombination aus beiden Zeitzonen
Zusatzleistungen
- Wahl zwischen umfassender medizinischer Versorgung, einschließlich zweier PPO-Pläne und eines HDHP mit HSA-Option
- Optionen für flexible Ausgabenkonten
- Zahn- und Sehleistungen
- Medizinische Versorgung sowie Zahn- und Sehleistungen für Ehepartner oder Lebenspartner und unterhaltsberechtigte Kinder bis zum Alter von 26 Jahren
- 401(k)-Plan mit Unternehmenszuschuss und optionalem selbstverwaltetem Brokerage-Konto
- Bezahlte Freistellung, einschließlich zusätzlicher Urlaubstage in der letzten Woche des Jahres
- Vom Unternehmen bezahlte Lebensversicherung für Mitarbeitende und anspruchsberechtigte Angehörige
- Versicherungsschutz bei kurzzeitiger und langfristiger Arbeitsunfähigkeit sowie AD&D-Versicherung
- Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung
- Erstattung von Studiengebühren
- Unterstützung bei der beruflichen Zulassung
- Bezahlter Elternurlaub nach einem Beschäftigungsjahr