QC Servion, LLC fungerar som gemensam driftspartner för QC-ekosystemet och samordnar viktiga affärsfunktioner för de anslutna företagen. Arbetet omfattar personalfrågor, rekrytering och introduktion, medarbetarutveckling, administration av förmåner, redovisning, finansiell rapportering, juridiskt stöd och avtalsstöd, marknadsföring och kommunikation, administration samt arbetsmiljö och säkerhet. Genom att centralisera dessa tjänster hjälper QC Servion portföljbolagen att upprätthålla regelefterlevnad och effektiva verksamheter, samtidigt som de kan fokusera på tillväxt och den dagliga driften.
Senior administrativ medarbetare - QC Servion - distansarbete
Senior administrativ medarbetare som stödjer QC Servions verksamhet inom datacentertjänster. Distansrollen samordnar chefsstöd, utbildning, möten, resor, dokumentation och kommunikation.
Beskrivning
- Ge personalstöd genom ordbehandling, korrekturläsning, kalkylbladsregistrering och rapportering
- Underhåll specifikationsfiler
- Stöd utveckling och inlämning av anbud
- Skapa och underhålla interna medarbetar-CV:n
- Samordna scheman för leverans- och introduktionsutbildning för personal
- Stöd förberedelse, uppföljning och presentation av företagsövergripande möten
- Följ upp revideringar av policyer och rutiner
- Undersök och köp gåvor till medarbetare och kunder
- Samordna logistik för företagets profilprodukter
- Stöd filhantering, underhåll av mallar och standardisering av dokument
- Följ upp dokumentförfrågningar och säkerställ snabb hantering och korrekta register
- Hantera den gemensamma e-postinkorgen och telefonmeddelanden, besvara frågor och vidarebefordra dem till rätt avdelning eller chef
- Ordna tjänsteresor och registrera personal till branschevenemang
- Hantera e-postkorrespondens och kalendrar
- Förbered mötespresentationer och samordna bidrag från intressenter
- Följ upp och hantera utgifter
- Genomför särskilda projekt för avdelningschefer
- Leverera tilldelat arbete och resultat enligt tidsplan och budget
- Utför andra relaterade arbetsuppgifter enligt anvisning
Krav
- Minst fem års erfarenhet från en professionell kontors- eller konsulttjänstmiljö
- Erfarenhet av att stödja chefer på senior nivå
- Praktisk kunskap om administrativa system och kontorsrutiner
- Erfarenhet av att boka resor och samordna evenemang
- Växande kunskap om det administrativa ansvar som krävs i ett ingenjörsföretag
- Goda kunskaper i Microsoft Office-program, inklusive Excel, Word, Outlook, PowerPoint, Teams och SharePoint
- Goda kunskaper i Adobe och/eller Bluebeam
- Erfarenhet av att använda verktyg för artificiell intelligens, maskininlärning och generativ AI
- Konsekvent noggrant arbete med stark känsla för detaljer
- Förmåga att skriva korrekt med få fel
- Mycket god muntlig och skriftlig kommunikationsförmåga för teknisk och icke-teknisk information
- Förmåga att arbeta självständigt med lämplig handledning och bidra effektivt som teammedlem
- Förmåga att skydda konfidentiell information och hantera känsliga ärenden
- Förmåga att arbeta effektivt på distans med god kommunikation, organisation, självmotivation, initiativförmåga, resursfullhet och en ostörd arbetsplats
- Förmåga att hålla dokument och projektfiler kompletta, ordnade och väl underhållna
- Förmåga att analysera och förbereda dokument, rapporter och korrespondens
- Förmåga att prestera under press och hålla snäva tidsfrister
- Förmåga att hantera konkurrerande prioriteringar och anpassa sig till förändrade verksamhetsbehov
- Tillgänglighet under ordinarie arbetstid, kl. 8.00–17.00, måndag till fredag, i CST, PST eller en kombination av båda
Förmåner
- Valfri omfattande sjukförsäkring, inklusive två PPO-planer och en HDHP med möjlighet till HSA
- Möjlighet till flexibla utgiftskonton
- Tandvårds- och synförsäkring
- Sjukvårds-, tandvårds- och synförsäkring för make/maka eller sambo samt försörjningsberättigade barn till och med 26 års ålder
- 401(k)-plan med arbetsgivarens matchning och möjlighet till ett självstyrt depåkonto
- Betald ledighet, inklusive extra ledighet under årets sista vecka
- Livförsäkring som betalas av företaget för anställda och berättigade anhöriga
- Korttidsinvaliditet, långtidsinvaliditet samt AD&D-försäkring
- Möjligheter till professionell utveckling
- Ersättning för utbildningskostnader
- Stöd för yrkeslicensiering
- Betald föräldraledighet efter ett års anställning