高级行政助理 - QC Servion - 远程
高级行政助理，支持 QC Servion 数据中心服务运营。该远程职位负责协调高管支持、培训、会议、差旅、文档和沟通工作。
描述
- 通过文字处理、校对、电子表格录入和报告编制为员工提供支持
- 维护规范文件
- 支持提案开发和提交流程
- 创建并维护内部员工简历
- 协调员工交付和入职培训安排
- 支持公司全员会议的准备、跟踪和展示
- 监控政策和流程修订
- 为员工和客户调研并购买礼品
- 协调公司宣传品的物流安排
- 支持文件管理、模板维护和文档标准化
- 跟踪文档请求，确保及时完成并保留准确记录
- 管理共享电子邮件收件箱和电话留言，回复咨询并将其转交给适当的部门或经理
- 安排商务差旅并为员工报名参加行业活动
- 管理电子邮件往来和日历
- 准备会议演示文稿并协调利益相关者的意见和材料
- 跟踪和管理费用
- 为部门主管执行特别项目
- 按时并在预算范围内完成分配的工作和交付成果
- 执行其他相关职责
任职要求
- 至少五年在专业办公室或咨询服务环境中的工作经验
- 具有高级别高管支持经验
- 熟悉行政和文书系统及流程
- 具有预订差旅和协调活动的经验
- 逐步了解工程公司所需承担的行政职责
- 熟练使用 Microsoft Office 应用程序，包括 Excel、Word、Outlook、PowerPoint、Teams 和 SharePoint
- 熟练使用 Adobe 和/或 Bluebeam
- 具有使用人工智能、机器学习和生成式人工智能工具的经验
- 工作始终准确，注重细节
- 能够准确打字，错误极少
- 具备针对技术和非技术信息的良好口头和书面沟通能力
- 能够在适当监督下独立工作，并作为团队成员有效贡献
- 能够保护机密信息并处理敏感事项
- 能够有效开展远程工作，具备良好的沟通、组织、自我激励、主动性和资源整合能力，并拥有不受干扰的工作空间
- 能够确保文档和项目文件完整、有序并得到妥善维护
- 能够分析和编制文档、报告及通信材料
- 能够承受压力并满足紧迫的截止期限
- 能够管理相互竞争的优先事项，并适应不断变化的业务需求
- 能够在中部标准时间、西部标准时间或两者结合的周一至周五标准工作时间（上午8:00至下午5:00）提供工作支持
福利待遇
- 可选择全面的医疗保险，包括两种 PPO 计划以及带 HSA 选项的 HDHP
- 灵活支出账户选项
- 牙科和视力保险
- 配偶或同居伴侣及26岁以下受抚养子女可享受医疗、牙科和视力保险
- 401(k) 计划，包含公司配比缴款及可选的自主经纪账户
- 带薪休假，包括年末最后一周的额外休假
- 公司为员工及符合条件的受抚养人支付人寿保险
- 短期伤残、长期伤残以及意外死亡和肢解保险
- 职业发展机会
- 学费报销
- 职业执照支持
- 工作满一年后可享受带薪育儿假