QC Servion, LLC pełni funkcję wspólnego partnera operacyjnego ekosystemu QC, koordynując kluczowe funkcje biznesowe spółek powiązanych. Zakres jej działalności obejmuje zasoby ludzkie, rekrutację i wdrażanie pracowników, rozwój pracowników, administrację świadczeniami, księgowość, sprawozdawczość finansową, wsparcie prawne i umowne, marketing i komunikację, administrację oraz bezpieczeństwo pracy. Dzięki centralizacji tych usług QC Servion pomaga spółkom portfelowym utrzymywać zgodność z wymogami i sprawne funkcjonowanie, pozwalając im koncentrować się na rozwoju i codziennej realizacji zadań.
Starszy specjalista ds. administracji — QC Servion — praca zdalna
Starszy specjalista ds. administracji wspiera działalność operacyjną QC Servion w zakresie usług dla centrów danych. Praca zdalna obejmuje wsparcie kadry kierowniczej, szkolenia, spotkania, podróże, dokumentację i komunikację.
Stany Zjednoczone78 750 $ – 98 438 $ / rok
ZdalniePełny etatSeniorWymagany Język: angielskiAsystent administracyjnyOpis
- Zapewniać pracownikom wsparcie w zakresie edycji tekstu, korekty, wprowadzania danych do arkuszy kalkulacyjnych i raportowania
- Prowadzić pliki specyfikacji
- Wspierać procesy opracowywania i składania ofert
- Tworzyć i aktualizować wewnętrzne życiorysy pracowników
- Koordynować harmonogramy szkoleń pracowników związanych z realizacją usług i wdrożeniem do pracy
- Wspierać przygotowanie, śledzenie i prowadzenie ogólnofirmowych spotkań
- Monitorować zmiany w zasadach i procedurach
- Wyszukiwać i kupować prezenty dla pracowników i klientów
- Koordynować logistykę firmowych gadżetów
- Wspierać zarządzanie plikami, utrzymanie szablonów i standaryzację dokumentów
- Śledzić prośby o dokumenty, zapewniając ich terminową realizację i dokładność rejestrów
- Zarządzać wspólną skrzynką pocztową i wiadomościami telefonicznymi, odpowiadać na zapytania oraz kierować je do właściwego działu lub menedżera
- Organizować podróże służbowe i rejestrować pracowników na wydarzenia branżowe
- Zarządzać korespondencją e-mail i kalendarzami
- Przygotowywać prezentacje na spotkania i koordynować wkład interesariuszy
- Śledzić wydatki i zarządzać nimi
- Realizować specjalne projekty dla dyrektorów działów
- Wykonywać powierzoną pracę i dostarczać rezultaty zgodnie z harmonogramem i budżetem
- Wykonywać inne powiązane obowiązki na zlecenie
Wymagania
- Co najmniej pięć lat doświadczenia w profesjonalnym biurze lub firmie świadczącej usługi konsultingowe
- Doświadczenie we wspieraniu kadry kierowniczej wyższego szczebla
- Praktyczna znajomość systemów i procedur administracyjnych oraz biurowych
- Doświadczenie w rezerwowaniu podróży i koordynowaniu wydarzeń
- Rosnąca znajomość obowiązków administracyjnych wymaganych w firmie inżynieryjnej
- Biegłość w obsłudze aplikacji Microsoft Office, w tym Excel, Word, Outlook, PowerPoint, Teams i SharePoint
- Biegłość w obsłudze Adobe i/lub Bluebeam
- Doświadczenie w korzystaniu z narzędzi sztucznej inteligencji, uczenia maszynowego i generatywnej AI
- Systematyczna dokładność pracy i duża dbałość o szczegóły
- Umiejętność szybkiego i dokładnego pisania z minimalną liczbą błędów
- Bardzo dobre umiejętności komunikacji ustnej i pisemnej w zakresie informacji technicznych i nietechnicznych
- Umiejętność samodzielnej pracy przy odpowiednim nadzorze oraz efektywnego działania jako członek zespołu
- Umiejętność ochrony informacji poufnych i postępowania w delikatnych sprawach
- Umiejętność efektywnej pracy zdalnej, z silnymi umiejętnościami komunikacyjnymi i organizacyjnymi, samodyscypliną, inicjatywą, zaradnością i wolnym od rozpraszaczy miejscem pracy
- Umiejętność utrzymywania dokumentów i plików projektowych w kompletnym, uporządkowanym i właściwym stanie
- Umiejętność analizowania i przygotowywania dokumentów, raportów oraz korespondencji
- Umiejętność pracy pod presją i dotrzymywania napiętych terminów
- Umiejętność zarządzania konkurującymi priorytetami i dostosowywania się do zmieniających się potrzeb biznesowych
- Dyspozycyjność w standardowych godzinach pracy, od 8:00 do 17:00, od poniedziałku do piątku, w strefie czasu centralnego, pacyficznego lub w obu
Benefity
- Możliwość wyboru kompleksowego ubezpieczenia medycznego, w tym dwóch planów PPO i planu HDHP z opcją HSA
- Opcje elastycznych kont wydatków
- Ubezpieczenie stomatologiczne i okulistyczne
- Ubezpieczenie medyczne, stomatologiczne i okulistyczne dla małżonka lub partnera domowego oraz dzieci pozostających na utrzymaniu do ukończenia 26. roku życia
- Plan 401(k) z dopłatą firmy i opcjonalnym samodzielnie zarządzanym rachunkiem maklerskim
- Płatny czas wolny, w tym dodatkowy urlop w ostatnim tygodniu roku
- Opłacane przez firmę ubezpieczenie na życie dla pracowników i uprawnionych osób pozostających na utrzymaniu
- Ubezpieczenie od krótkoterminowej i długoterminowej niezdolności do pracy oraz ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków i śmierci lub trwałego uszczerbku na zdrowiu
- Możliwości rozwoju zawodowego
- Zwrot kosztów czesnego
- Wsparcie w uzyskaniu uprawnień zawodowych
- Płatny urlop rodzicielski po roku zatrudnienia