QC Servion, LLC fungerer som en felles driftspartner for QC-økosystemet og koordinerer viktige forretningsfunksjoner på tvers av de tilknyttede selskapene. Arbeidet omfatter HR, rekruttering og onboarding, medarbeiderutvikling, administrasjon av personalgoder, regnskap, finansiell rapportering, juridisk bistand og kontraktsstøtte, markedsføring og kommunikasjon, administrasjon samt arbeidsmiljø og sikkerhet. Ved å sentralisere disse tjenestene hjelper QC Servion porteføljeselskapene med å opprettholde etterlevelse og effektiv drift, samtidig som de kan konsentrere seg om vekst og den daglige gjennomføringen.
Senior administrativ medarbeider - QC Servion - fjernarbeid
Senior administrativ medarbeider som støtter QC Servions drift av datasentertjenester. Denne fjernrollen koordinerer lederstøtte, opplæring, møter, reiser, dokumentasjon og kommunikasjon.
Beskrivelse
- Gi personalstøtte gjennom tekstbehandling, korrekturlesing, regnearkregistrering og rapportering
- Vedlikehold spesifikasjonsfiler
- Støtt utvikling og innsending av tilbud
- Opprett og vedlikehold interne CV-er for ansatte
- Koordiner timeplaner for levering av opplæring og introduksjonsopplæring for ansatte
- Støtt forberedelse, oppfølging og presentasjon av møter for hele virksomheten
- Følg med på revisjoner av retningslinjer og prosedyrer
- Undersøk og kjøp gaver til ansatte og kunder
- Koordiner logistikk for virksomhetens profilprodukter
- Støtt filhåndtering, vedlikehold av maler og standardisering av dokumenter
- Følg opp dokumentforespørsler og sørg for rettidig oppfyllelse og nøyaktige registre
- Administrer den felles e-postinnboksen og telefonmeldinger, svar på henvendelser og videresend dem til riktig avdeling eller leder
- Organiser forretningsreiser og registrer ansatte til bransjearrangementer
- Administrer e-postkorrespondanse og kalendere
- Forbered møtepresentasjoner og koordiner bidrag fra interessenter
- Følg opp og administrer utgifter
- Gjennomfør spesialprosjekter for avdelingsdirektører
- Lever tildelt arbeid og leveranser i henhold til tidsplan og budsjett
- Utfør andre relaterte oppgaver etter behov
Krav
- Minst fem års erfaring fra et profesjonelt kontor- eller konsulentmiljø
- Erfaring med å støtte ledere på seniornivå
- Praktisk kunnskap om administrative systemer og kontorrutiner
- Erfaring med å bestille reiser og koordinere arrangementer
- Økende kunnskap om det administrative ansvaret som kreves i et ingeniørfirma
- Gode ferdigheter i Microsoft Office-programmer, inkludert Excel, Word, Outlook, PowerPoint, Teams og SharePoint
- Gode ferdigheter i Adobe og/eller Bluebeam
- Erfaring med bruk av verktøy for kunstig intelligens, maskinlæring og generativ AI
- Konsekvent nøyaktig arbeid med stor oppmerksomhet på detaljer
- Evne til å skrive nøyaktig med få feil
- Gode muntlige og skriftlige kommunikasjonsevner for teknisk og ikke-teknisk informasjon
- Evne til å arbeide selvstendig med passende veiledning og bidra effektivt som teammedlem
- Evne til å beskytte konfidensiell informasjon og håndtere sensitive saker
- Evne til å arbeide effektivt på avstand med god kommunikasjon, organisering, selvmotivasjon, initiativ, ressursrikdom og en arbeidsplass uten forstyrrelser
- Evne til å holde dokumenter og prosjektfiler komplette, ryddige og godt vedlikeholdt
- Evne til å analysere og utarbeide dokumenter, rapporter og korrespondanse
- Evne til å prestere under press og overholde stramme tidsfrister
- Evne til å håndtere konkurrerende prioriteringer og tilpasse seg endrede forretningsbehov
- Tilgjengelig i vanlig arbeidstid kl. 08.00–17.00 mandag til fredag i CST, PST eller en kombinasjon av begge
Fordeler
- Valg mellom omfattende medisinsk dekning, inkludert to PPO-planer og en HDHP med mulighet for HSA
- Mulighet for fleksible utgiftskontoer
- Tann- og synsdekning
- Medisinsk-, tann- og synsdekning for ektefelle eller samboer og forsørgede barn til og med 26 år
- 401(k)-ordning med arbeidsgivermatching og mulighet for en selvstyrt meglerkonto
- Betalt fri, inkludert ekstra fri den siste uken i året
- Livsforsikring betalt av virksomheten for ansatte og kvalifiserte forsørgede
- Dekning ved kortvarig og langvarig uførhet samt AD&D-dekning
- Muligheter for faglig utvikling
- Refusjon av studieavgifter
- Støtte til profesjonell lisensiering
- Betalt foreldrepermisjon etter ett års ansettelse