QC Servion, LLC agit en tant que partenaire de services opérationnels partagés pour l’écosystème QC, en coordonnant les fonctions essentielles de l’entreprise au sein des sociétés affiliées. Ses activités couvrent les ressources humaines, le recrutement et l’intégration, le développement des employés, l’administration des avantages sociaux, la comptabilité, les rapports financiers, le soutien juridique et contractuel, le marketing et la communication, l’administration ainsi que la sécurité au travail. En centralisant ces services, QC Servion aide les entreprises de son portefeuille à maintenir des opérations efficaces et conformes, tout en se concentrant sur leur croissance et leurs activités quotidiennes.
Associé administratif senior - QC Servion - À distance
Associé administratif senior chargé de soutenir les opérations de services de centres de données de QC Servion. Ce poste à distance coordonne le soutien aux cadres, les formations, les réunions, les déplacements, la documentation et les communications.
États-Unis78 750 $ – 98 438 $ / an
À distanceTemps pleinSeniorLangue Requise : anglaisAssistant administratifDescription
- Fournir un soutien au personnel par le traitement de texte, la relecture, la saisie de données dans des feuilles de calcul et la production de rapports
- Tenir à jour les fichiers de spécifications
- Soutenir les processus d’élaboration et de soumission des propositions
- Créer et tenir à jour les CV internes des employés
- Coordonner les calendriers de prestation et de formation d’intégration du personnel
- Soutenir la préparation, le suivi et la présentation des réunions à l’échelle de l’entreprise
- Surveiller les révisions des politiques et des procédures
- Rechercher et acheter des cadeaux pour les employés et les clients
- Coordonner la logistique des articles promotionnels de l’entreprise
- Soutenir la gestion des fichiers, la maintenance des modèles et la normalisation des documents
- Suivre les demandes de documents afin d’assurer leur traitement dans les délais et l’exactitude des dossiers
- Gérer la boîte de réception électronique partagée et les messages téléphoniques, répondre aux demandes et les acheminer vers le service ou le responsable approprié
- Organiser les déplacements professionnels et inscrire le personnel aux événements du secteur
- Gérer la correspondance électronique et les calendriers
- Préparer les présentations de réunions et coordonner les contributions des parties prenantes
- Suivre et gérer les dépenses
- Réaliser des projets spéciaux pour les directeurs de service
- Livrer le travail et les livrables assignés dans les délais et le budget impartis
- Effectuer toute autre tâche connexe assignée
Exigences
- Au moins cinq ans d’expérience dans un bureau professionnel ou un environnement de services de conseil
- Expérience du soutien aux cadres supérieurs
- Bonne connaissance pratique des systèmes et procédures administratifs et bureautiques
- Expérience de la réservation de déplacements et de la coordination d’événements
- Connaissance croissante des responsabilités administratives requises dans une entreprise d’ingénierie
- Maîtrise des applications Microsoft Office, notamment Excel, Word, Outlook, PowerPoint, Teams et SharePoint
- Maîtrise d’Adobe et/ou de Bluebeam
- Expérience de l’utilisation d’outils d’intelligence artificielle, d’apprentissage automatique et d’IA générative
- Travail toujours précis et grande attention aux détails
- Capacité à taper avec précision et avec un minimum d’erreurs
- Excellentes compétences en communication orale et écrite pour des informations techniques et non techniques
- Capacité à travailler de manière autonome avec une supervision appropriée et à contribuer efficacement en tant que membre de l’équipe
- Capacité à protéger les informations confidentielles et à traiter les questions sensibles
- Capacité à travailler efficacement à distance, avec de solides aptitudes en communication et en organisation, de l’autonomie, de l’initiative, de la débrouillardise et un espace de travail exempt de distractions
- Capacité à conserver des documents et des fichiers de projet complets, ordonnés et bien entretenus
- Capacité à analyser et à préparer des documents, des rapports et de la correspondance
- Capacité à travailler sous pression et à respecter des délais serrés
- Capacité à gérer des priorités concurrentes et à s’adapter à l’évolution des besoins de l’entreprise
- Disponibilité pendant les heures normales de travail, de 8 h à 17 h, du lundi au vendredi, selon le fuseau CST, PST ou une combinaison des deux
Avantages
- Choix d’une couverture médicale complète, comprenant deux régimes PPO et un HDHP avec option HSA
- Options de compte de dépenses flexibles
- Couverture dentaire et optique
- Couverture médicale, dentaire et optique pour le conjoint ou partenaire domestique et les enfants à charge jusqu’à 26 ans
- Régime 401(k) avec abondement de l’entreprise et compte de courtage autogéré facultatif
- Congés rémunérés, comprenant des jours supplémentaires durant la dernière semaine de l’année
- Assurance vie payée par l’entreprise pour les employés et les personnes à charge admissibles
- Couverture en cas d’invalidité de courte et de longue durée ainsi qu’en cas de décès et mutilation accidentels
- Possibilités de perfectionnement professionnel
- Remboursement des frais de scolarité
- Soutien à l’obtention de licences professionnelles
- Congé parental rémunéré après un an d’emploi