QC Servion, LLC є спільним операційним партнером екосистеми QC та координує ключові бізнес-функції афілійованих компаній. Компанія охоплює управління персоналом, підбір і адаптацію працівників, розвиток співробітників, адміністрування пільг, бухгалтерський облік, фінансову звітність, юридичний і договірний супровід, маркетинг і комунікації, адміністративні питання та безпеку праці. Централізуючи ці послуги, QC Servion допомагає компаніям портфеля підтримувати відповідність вимогам і ефективну роботу, зосереджуючись на розвитку та щоденному виконанні завдань.
Старший адміністративний спеціаліст — QC Servion — дистанційно
Старший адміністративний спеціаліст підтримує операційну діяльність QC Servion у сфері послуг для центрів обробки даних. Дистанційна робота охоплює підтримку керівників, навчання, зустрічі, поїздки, документацію та комунікації.
Опис
- Надавати працівникам підтримку в підготовці документів, коректурі, введенні даних до електронних таблиць і підготовці звітів
- Вести файли специфікацій
- Підтримувати процеси підготовки та подання пропозицій
- Створювати й підтримувати внутрішні резюме працівників
- Координувати графіки навчання працівників під час адаптації та постачання послуг
- Підтримувати підготовку, відстеження та проведення загальнокорпоративних зустрічей
- Відстежувати зміни в політиках і процедурах
- Досліджувати варіанти та купувати подарунки для працівників і клієнтів
- Координувати логістику корпоративної сувенірної продукції
- Підтримувати керування файлами, супровід шаблонів і стандартизацію документів
- Відстежувати запити на документи, забезпечуючи їх своєчасне виконання та точність записів
- Керувати спільною електронною скринькою й телефонними повідомленнями, відповідати на запити та спрямовувати їх до відповідного відділу або керівника
- Організовувати ділові поїздки та реєструвати працівників на галузеві заходи
- Керувати електронним листуванням і календарями
- Готувати презентації для зустрічей і координувати внески зацікавлених сторін
- Відстежувати витрати та керувати ними
- Виконувати спеціальні проєкти для директорів підрозділів
- Виконувати доручену роботу й надавати результати вчасно та в межах бюджету
- Виконувати інші пов’язані обов’язки за дорученням
Вимоги
- Щонайменше п’ять років досвіду роботи в професійному офісі або у сфері консультаційних послуг
- Досвід підтримки керівників на старшому рівні
- Практичні знання адміністративних і канцелярських систем та процедур
- Досвід бронювання поїздок і координації заходів
- Знання адміністративних обов’язків, необхідних в інженерній компанії, що розвиваються
- Володіння програмами Microsoft Office, зокрема Excel, Word, Outlook, PowerPoint, Teams і SharePoint
- Володіння Adobe та/або Bluebeam
- Досвід використання інструментів штучного інтелекту, машинного навчання та генеративного ШІ
- Стабільно точна робота та сильна увага до деталей
- Уміння точно друкувати з мінімальною кількістю помилок
- Сильні навички усної та письмової комунікації для роботи з технічною і нетехнічною інформацією
- Здатність працювати самостійно за належного нагляду та ефективно діяти як член команди
- Здатність захищати конфіденційну інформацію та працювати з делікатними питаннями
- Здатність ефективно працювати дистанційно, маючи сильні навички комунікації й організації, самомотивацію, ініціативність, винахідливість і робоче місце без відволікань
- Здатність підтримувати документи та файли проєктів у повному, впорядкованому й належному стані
- Здатність аналізувати та готувати документи, звіти й кореспонденцію
- Здатність працювати під тиском і дотримуватися стислих термінів
- Здатність керувати конкуруючими пріоритетами та адаптуватися до мінливих потреб бізнесу
- Готовність працювати у стандартні робочі години, з 8:00 до 17:00, з понеділка по п’ятницю, за центральним або тихоокеанським часом чи в обох часових поясах
Переваги
- Можливість обрати комплексне медичне страхування, зокрема два плани PPO та план HDHP із можливістю HSA
- Варіанти рахунків гнучких витрат
- Стоматологічне страхування та страхування зору
- Медичне, стоматологічне страхування та страхування зору для чоловіка або дружини чи домашнього партнера і дітей на утриманні віком до 26 років включно
- План 401(k) із внесками компанії та додатковим самокерованим брокерським рахунком
- Оплачувана відпустка, включно з додатковими вихідними протягом останнього тижня року
- Оплачуване компанією страхування життя для працівників і відповідних вимогам утриманців
- Страхування на випадок короткострокової та довгострокової непрацездатності, а також страхування від нещасних випадків і втрати кінцівок
- Можливості професійного розвитку
- Відшкодування витрат на навчання
- Підтримка професійного ліцензування
- Оплачувана відпустка у зв’язку з народженням або усиновленням дитини після одного року роботи