法律事務所接案協調員（巴西遠端）
遠端法律接案職位，為美國律師事務所提供客戶入職、行程安排、溝通、文件管理、付款、協議及案件行政支援。
說明
- 持續跟進潛在客戶，並記錄所有溝通內容及後續步驟
- 在指定系統中上傳、整理及管理客戶文件
- 發送歡迎訊息，並說明客戶必須提供哪些文件
- 協調潛在客戶接案，並引導客戶完成入職流程
- 準確安排諮詢、預約、會議及開庭日期
- 監控語音留言，確保每則留言都獲得及時跟進
- 主動致電客戶，以同理心和專業態度解答客戶問題
- 透過電話和電子郵件與潛在客戶及現有客戶溝通
- 管理律師行事曆，並找出潛在的行程衝突
- 使用事務所的法院系統支援行程安排及開庭日期協調
- 透過RingCentral管理客戶來電及語音留言
- 確保客戶、諮詢及案件記錄準確且即時更新
- 在MyCase中維護客戶及潛在客戶資料
- 處理諮詢付款，並確保付款記錄準確
- 監控尚未簽署的費用協議，並跟進已完成的副本
- 準備費用協議並發送以供簽署
- 提供可靠的行政支援，讓法律團隊的客戶服務保持有條理並迅速回應
- 保護屬於客戶及事務所的機密資訊
- 使用Microsoft Word、Excel、Adobe及其他獲批准的工具完成行政工作
- 協助執行及維護標準作業程序
職位要求
- 具備三至五年助理、接案專員、法律接待員或類似律師事務所支援職位的工作經驗
- 具備客戶接案、入職、行事曆協調、文件收集及跟進流程方面的經驗
- 具備良好的英語口語及書面表達能力
- 具備出色的客戶服務及專業溝通能力
- 具備標準作業程序工作經驗者優先
- 具備MyCase使用經驗者優先
- 熟悉使用Microsoft Office，包括Word及Excel
- 熟悉使用Adobe進行文件審閱及管理
- 具備RingCentral或類似商務電話平台的使用經驗
- 能夠學習並使用事務所的法院系統
- 能夠在中部時間上午9:00至下午6:00工作
福利待遇
- 在巴西遠端工作
- 工作場所文化獲Great Place to Work認證