法律事務所インテークコーディネーター(ブラジル・リモート)
米国の法律事務所を支援するリモートのインテーク業務で、顧客のオンボーディング、スケジュール調整、連絡、書類管理、支払い、契約、案件事務を担当します。
仕事内容
- 見込み顧客へのフォローアップを一貫して行い、すべての連絡内容と次の対応を記録する
- 指定されたシステムに顧客書類をアップロードし、整理・管理する
- 歓迎メッセージを送り、顧客が提出すべき書類を説明する
- 見込み顧客のインテークを調整し、オンボーディングを案内する
- 相談、予約、会議、出廷日のスケジュールを正確に設定する
- 留守番電話を確認し、すべてのメッセージに速やかにフォローアップする
- 発信業務を行い、顧客からの質問に共感とプロ意識を持って対応する
- 電話とメールで見込み顧客および既存顧客と連絡を取る
- 弁護士のカレンダーを管理し、スケジュール上の潜在的な衝突を特定する
- 事務所の裁判所システムを使用し、スケジュール調整と出廷日の調整を支援する
- RingCentralを通じて顧客からの電話と留守番電話を管理する
- 顧客、相談、案件の記録を正確かつ最新の状態に保つ
- MyCaseで顧客および見込み顧客のデータを管理する
- 相談料の支払いを処理し、支払い記録を正確に保つ
- 未署名の報酬契約を確認し、署名済みコピーの提出をフォローアップする
- 報酬契約を作成し、署名のために送付する
- 法律チームの顧客サービスを整理された迅速なものに保つ、信頼できる事務サポートを提供する
- 顧客および事務所に関する機密情報を保護する
- Microsoft Word、Excel、Adobe、その他承認されたツールを使って事務作業を行う
- 標準業務手順の導入と維持を支援する
応募要件
- アシスタント、インテークスペシャリスト、法律事務所の受付、または同等の法律事務所支援職として3~5年の経験
- 顧客インテーク、オンボーディング、カレンダー調整、書類収集、フォローアップ業務の経験
- 英語での優れた会話力および文章力
- 優れたカスタマーサービスとプロフェッショナルなコミュニケーション能力
- 標準業務手順を用いた業務経験があれば高く評価します
- MyCaseの使用経験があれば高く評価します
- WordやExcelを含むMicrosoft Officeに習熟していること
- 書類の確認・管理にAdobeを使用できること
- RingCentralまたは同様のビジネス電話プラットフォームの使用経験
- 事務所の裁判所システムを学び、使用できること
- 中部時間の午前9時から午後6時まで勤務できること
福利厚生
- ブラジルからリモートで勤務
- Great Place to Work認定を受けた職場文化
