Job Duck
Job Duck
Job Duckは、米国企業を支援するフルタイムのリモート職を専門家に紹介しています。案件は、法律事務サポート、マーケティング、エグゼクティブサポート、ケースマネジメントなど多岐にわたり、コンサルティング、マーケティング、法律分野のクライアントやチームに対応しています。同社は、継続的なサポートとキャリア開発リソースを通じて、リモートで働く専門家が自宅から持続可能なキャリアを築けるよう支援しています。

法律事務所インテークコーディネーター(ブラジル・リモート)

米国の法律事務所を支援するリモートのインテーク業務で、顧客のオンボーディング、スケジュール調整、連絡、書類管理、支払い、契約、案件事務を担当します。

仕事内容

  • 見込み顧客へのフォローアップを一貫して行い、すべての連絡内容と次の対応を記録する
  • 指定されたシステムに顧客書類をアップロードし、整理・管理する
  • 歓迎メッセージを送り、顧客が提出すべき書類を説明する
  • 見込み顧客のインテークを調整し、オンボーディングを案内する
  • 相談、予約、会議、出廷日のスケジュールを正確に設定する
  • 留守番電話を確認し、すべてのメッセージに速やかにフォローアップする
  • 発信業務を行い、顧客からの質問に共感とプロ意識を持って対応する
  • 電話とメールで見込み顧客および既存顧客と連絡を取る
  • 弁護士のカレンダーを管理し、スケジュール上の潜在的な衝突を特定する
  • 事務所の裁判所システムを使用し、スケジュール調整と出廷日の調整を支援する
  • RingCentralを通じて顧客からの電話と留守番電話を管理する
  • 顧客、相談、案件の記録を正確かつ最新の状態に保つ
  • MyCaseで顧客および見込み顧客のデータを管理する
  • 相談料の支払いを処理し、支払い記録を正確に保つ
  • 未署名の報酬契約を確認し、署名済みコピーの提出をフォローアップする
  • 報酬契約を作成し、署名のために送付する
  • 法律チームの顧客サービスを整理された迅速なものに保つ、信頼できる事務サポートを提供する
  • 顧客および事務所に関する機密情報を保護する
  • Microsoft Word、Excel、Adobe、その他承認されたツールを使って事務作業を行う
  • 標準業務手順の導入と維持を支援する

応募要件

  • アシスタント、インテークスペシャリスト、法律事務所の受付、または同等の法律事務所支援職として3~5年の経験
  • 顧客インテーク、オンボーディング、カレンダー調整、書類収集、フォローアップ業務の経験
  • 英語での優れた会話力および文章力
  • 優れたカスタマーサービスとプロフェッショナルなコミュニケーション能力
  • 標準業務手順を用いた業務経験があれば高く評価します
  • MyCaseの使用経験があれば高く評価します
  • WordやExcelを含むMicrosoft Officeに習熟していること
  • 書類の確認・管理にAdobeを使用できること
  • RingCentralまたは同様のビジネス電話プラットフォームの使用経験
  • 事務所の裁判所システムを学び、使用できること
  • 中部時間の午前9時から午後6時まで勤務できること

福利厚生

  • ブラジルからリモートで勤務
  • Great Place to Work認定を受けた職場文化