Job Duck mette in contatto i professionisti con opportunità di lavoro a tempo pieno da remoto per supportare aziende con sede negli Stati Uniti. Le sue opportunità spaziano dall’assistenza legale al marketing, dal supporto dirigenziale alla gestione dei casi, a servizio di clienti e team nei settori della consulenza, del marketing e delle attività legali. L’azienda si impegna ad aiutare i professionisti da remoto a costruire carriere sostenibili lavorando da casa, offrendo supporto continuo e risorse per lo sviluppo professionale.
Coordinatore dell’Accoglienza per Studio Legale (Da Remoto dal Brasile)
Ruolo legale da remoto a supporto di studi legali statunitensi nelle attività di acquisizione e inserimento dei clienti, pianificazione, comunicazioni, gestione documentale, pagamenti, accordi e amministrazione delle pratiche.
Descrizione
- Mantenere un follow-up costante dei potenziali clienti e registrare tutte le comunicazioni e i passaggi successivi
- Caricare, organizzare e gestire i documenti dei clienti nei sistemi designati
- Inviare messaggi di benvenuto e spiegare quali documenti i clienti devono fornire
- Coordinare l’accoglienza dei potenziali clienti e guidarli durante l’inserimento
- Programmare con precisione consulti, appuntamenti, riunioni e date delle udienze
- Monitorare i messaggi vocali e garantire un follow-up tempestivo per ogni messaggio
- Effettuare chiamate in uscita e rispondere alle domande dei clienti con empatia e professionalità
- Comunicare con i potenziali clienti e con quelli attuali per telefono e via e-mail
- Gestire il calendario dell’avvocato e individuare possibili conflitti di programmazione
- Utilizzare il sistema giudiziario dello studio per supportare la pianificazione e il coordinamento delle date delle udienze
- Gestire le chiamate dei clienti e i messaggi vocali tramite RingCentral
- Mantenere accurati e aggiornati i registri di clienti, consulti e pratiche
- Gestire i dati di clienti e potenziali clienti in MyCase
- Elaborare i pagamenti dei consulti e mantenere accurati i registri dei pagamenti
- Monitorare gli accordi sugli onorari non firmati e seguirne il completamento
- Preparare gli accordi sugli onorari e inviarli per la firma
- Fornire un supporto amministrativo affidabile per mantenere organizzato e reattivo il servizio clienti del team legale
- Proteggere le informazioni riservate appartenenti ai clienti e allo studio
- Svolgere attività amministrative con Microsoft Word, Excel, Adobe e altri strumenti approvati
- Contribuire all’implementazione e al mantenimento delle procedure operative standard
Requisiti
- Da tre a cinque anni di esperienza come assistente, specialista dell’accoglienza, receptionist legale o professionista equivalente nel supporto a studi legali
- Esperienza precedente nell’accoglienza dei clienti, nell’inserimento, nel coordinamento dei calendari, nella raccolta di documenti e nei flussi di follow-up
- Ottima conoscenza dell’inglese parlato e scritto
- Eccellenti capacità di assistenza clienti e comunicazione professionale
- L’esperienza con procedure operative standard è fortemente apprezzata
- L’esperienza con MyCase è fortemente apprezzata
- Conoscenza approfondita di Microsoft Office, inclusi Word ed Excel
- Familiarità con Adobe per la revisione e la gestione dei documenti
- Esperienza con RingCentral o una piattaforma telefonica aziendale simile
- Capacità di imparare e utilizzare il sistema giudiziario dello studio
- Disponibilità a lavorare dalle 9:00 alle 18:00, ora centrale
Benefit
- Lavorare da remoto dal Brasile
- Cultura aziendale riconosciuta dalla certificazione Great Place to Work