Job Duck menghubungkan para profesional dengan pekerjaan jarak jauh penuh waktu yang mendukung bisnis berbasis di Amerika Serikat. Peluang yang tersedia mencakup bantuan hukum, pemasaran, dukungan eksekutif, dan manajemen perkara, dengan melayani klien serta tim di bidang konsultasi, pemasaran, dan pekerjaan hukum. Perusahaan ini berfokus membantu para profesional jarak jauh membangun karier berkelanjutan dari rumah melalui dukungan berkelanjutan dan sumber daya pengembangan karier.
Koordinator Penerimaan Kantor Hukum (Jarak Jauh dari Brasil)
Peran penerimaan hukum jarak jauh yang mendukung firma hukum AS dalam penerimaan klien, penjadwalan, komunikasi, pengelolaan dokumen, pembayaran, perjanjian, dan administrasi perkara.
Deskripsi
- Menindaklanjuti prospek secara konsisten serta mencatat semua komunikasi dan langkah berikutnya
- Mengunggah, mengatur, dan mengelola dokumen klien dalam sistem yang ditentukan
- Mengirim pesan sambutan dan menjelaskan dokumen yang harus disediakan klien
- Mengoordinasikan penerimaan calon klien dan membimbing klien selama proses orientasi
- Menjadwalkan konsultasi, janji temu, rapat, dan tanggal sidang secara akurat
- Memantau pesan suara dan memastikan setiap pesan segera ditindaklanjuti
- Melakukan panggilan keluar dan menjawab pertanyaan klien dengan empati dan profesionalisme
- Berkomunikasi dengan calon klien dan klien saat ini melalui telepon dan email
- Mengelola kalender pengacara dan mengidentifikasi potensi konflik jadwal
- Menggunakan sistem pengadilan firma untuk mendukung penjadwalan dan koordinasi tanggal sidang
- Mengelola panggilan klien dan pesan suara melalui RingCentral
- Menjaga catatan klien, konsultasi, dan perkara tetap akurat dan terbaru
- Memelihara data klien dan prospek di MyCase
- Memproses pembayaran konsultasi dan menjaga keakuratan catatan pembayaran
- Memantau perjanjian biaya yang belum ditandatangani dan menindaklanjuti salinan yang telah lengkap
- Menyiapkan perjanjian biaya dan mengirimkannya untuk ditandatangani
- Memberikan dukungan administratif yang andal agar layanan klien tim hukum tetap teratur dan responsif
- Menjaga kerahasiaan informasi milik klien dan firma
- Menyelesaikan pekerjaan administratif dengan Microsoft Word, Excel, Adobe, dan alat lain yang disetujui
- Membantu menerapkan dan memelihara prosedur operasi standar
Persyaratan
- Pengalaman tiga hingga lima tahun sebagai asisten, spesialis penerimaan, resepsionis hukum, atau profesional pendukung firma hukum dengan pengalaman sebanding
- Pengalaman sebelumnya dalam penerimaan klien, orientasi, koordinasi kalender, pengumpulan dokumen, dan alur tindak lanjut
- Kemampuan bahasa Inggris lisan dan tulisan yang kuat
- Keterampilan layanan pelanggan dan komunikasi profesional yang sangat baik
- Pengalaman bekerja dengan prosedur operasi standar sangat dihargai
- Pengalaman menggunakan MyCase sangat dihargai
- Mahir menggunakan Microsoft Office, termasuk Word dan Excel
- Familiar dengan Adobe untuk meninjau dan mengelola dokumen
- Pengalaman menggunakan RingCentral atau platform telepon bisnis serupa
- Mampu mempelajari dan menggunakan sistem pengadilan firma
- Bersedia bekerja dari pukul 09.00 hingga 18.00 Waktu Tengah
Tunjangan
- Bekerja secara jarak jauh dari Brasil
- Budaya tempat kerja yang diakui melalui Sertifikasi Great Place to Work