Job Duck
Job Duck
201 – 500 Nhân viên
Pháp lýTiếp thịTư vấn
Job Duck kết nối các chuyên gia với những vị trí làm việc từ xa toàn thời gian, hỗ trợ các doanh nghiệp có trụ sở tại Hoa Kỳ. Các cơ hội việc làm bao gồm hỗ trợ pháp lý, tiếp thị, hỗ trợ điều hành và quản lý hồ sơ, phục vụ khách hàng và đội ngũ trong các lĩnh vực tư vấn, tiếp thị và pháp lý. Công ty tập trung giúp các chuyên gia làm việc từ xa xây dựng sự nghiệp bền vững tại nhà thông qua hỗ trợ liên tục và các nguồn lực phát triển nghề nghiệp.

Điều phối viên tiếp nhận hồ sơ tại văn phòng luật (Làm việc từ xa tại Brazil)

Vị trí tiếp nhận hồ sơ pháp lý từ xa, hỗ trợ các hãng luật Hoa Kỳ trong việc tiếp nhận khách hàng, lên lịch, liên lạc, quản lý tài liệu, thanh toán, thỏa thuận và quản trị vụ việc.

Mô tả

  • Duy trì việc theo dõi khách hàng tiềm năng nhất quán và ghi chép mọi trao đổi cùng các bước tiếp theo
  • Tải lên, sắp xếp và quản lý tài liệu khách hàng trong các hệ thống được chỉ định
  • Gửi tin nhắn chào mừng và giải thích những tài liệu khách hàng cần cung cấp
  • Điều phối quy trình tiếp nhận khách hàng tiềm năng và hướng dẫn khách hàng trong quá trình làm thủ tục ban đầu
  • Lên lịch chính xác các buổi tư vấn, cuộc hẹn, cuộc họp và ngày hầu tòa
  • Theo dõi thư thoại và đảm bảo mọi tin nhắn được xử lý kịp thời
  • Thực hiện các cuộc gọi đi và giải đáp câu hỏi của khách hàng với sự đồng cảm và chuyên nghiệp
  • Trao đổi với khách hàng tiềm năng và khách hàng hiện tại qua điện thoại và email
  • Quản lý lịch của luật sư và xác định các xung đột lịch trình tiềm ẩn
  • Sử dụng hệ thống tòa án của hãng luật để hỗ trợ việc lên lịch và điều phối ngày hầu tòa
  • Quản lý các cuộc gọi và tin nhắn thư thoại của khách hàng thông qua RingCentral
  • Đảm bảo hồ sơ khách hàng, buổi tư vấn và vụ việc luôn chính xác và được cập nhật
  • Duy trì dữ liệu khách hàng và khách hàng tiềm năng trong MyCase
  • Xử lý các khoản thanh toán tư vấn và đảm bảo hồ sơ thanh toán chính xác
  • Theo dõi các thỏa thuận phí chưa được ký và nhắc khách hàng gửi lại bản đã hoàn tất
  • Soạn thảo thỏa thuận phí và gửi để ký
  • Cung cấp hỗ trợ hành chính đáng tin cậy, giúp dịch vụ khách hàng của đội ngũ pháp lý được tổ chức tốt và phản hồi nhanh chóng
  • Bảo mật thông tin mật thuộc về khách hàng và hãng luật
  • Thực hiện công việc hành chính bằng Microsoft Word, Excel, Adobe và các công cụ được phê duyệt khác
  • Hỗ trợ triển khai và duy trì các quy trình vận hành tiêu chuẩn

Yêu cầu

  • Có từ ba đến năm năm kinh nghiệm ở vị trí trợ lý, chuyên viên tiếp nhận hồ sơ, lễ tân pháp lý hoặc chuyên viên hỗ trợ tương đương tại hãng luật
  • Có kinh nghiệm trước đây về tiếp nhận khách hàng, làm thủ tục ban đầu, điều phối lịch, thu thập tài liệu và quy trình theo dõi
  • Kỹ năng tiếng Anh nói và viết tốt
  • Kỹ năng dịch vụ khách hàng xuất sắc và giao tiếp chuyên nghiệp
  • Kinh nghiệm làm việc với các quy trình vận hành tiêu chuẩn được đánh giá cao
  • Kinh nghiệm sử dụng MyCase được đánh giá cao
  • Thành thạo Microsoft Office, bao gồm Word và Excel
  • Quen thuộc với Adobe để xem xét và quản lý tài liệu
  • Có kinh nghiệm sử dụng RingCentral hoặc nền tảng điện thoại doanh nghiệp tương tự
  • Có khả năng học và sử dụng hệ thống tòa án của hãng luật
  • Có thể làm việc từ 9:00 sáng đến 6:00 chiều theo Giờ miền Trung

Phúc lợi

  • Làm việc từ xa tại Brazil
  • Môi trường làm việc được công nhận bằng Chứng nhận Great Place to Work