Job Duck met en relation des professionnels avec des postes à distance à temps plein pour soutenir des entreprises basées aux États-Unis. Ses opportunités couvrent l’assistance juridique, le marketing, le soutien aux cadres et la gestion de dossiers, au service de clients et d’équipes dans les domaines du conseil, du marketing et du droit. L’entreprise aide les professionnels à distance à construire des carrières durables depuis leur domicile grâce à un accompagnement continu et à des ressources de développement professionnel.
Coordinateur de l’Accueil d’un Cabinet Juridique (Télétravail depuis le Brésil)
Poste juridique à distance chargé d’appuyer des cabinets d’avocats américains dans l’intégration des clients, la planification, les communications, la gestion documentaire, les paiements, les conventions et l’administration des dossiers.
Brésil1 142 $ – 1 220 $ / mois
À distanceTemps pleinIntermédiaireSeniorLangue Requise : anglaisAvocatDescription
- Assurer un suivi constant des prospects et consigner toutes les communications ainsi que les prochaines étapes
- Télécharger, organiser et gérer les documents des clients dans les systèmes désignés
- Envoyer des messages de bienvenue et expliquer quels documents les clients doivent fournir
- Coordonner l’accueil des clients potentiels et les guider tout au long de leur intégration
- Planifier avec précision les consultations, rendez-vous, réunions et dates d’audience
- Surveiller les messages vocaux et veiller à ce que chaque message fasse l’objet d’un suivi rapide
- Passer des appels sortants et répondre aux questions des clients avec empathie et professionnalisme
- Communiquer avec les clients potentiels et actuels par téléphone et par e-mail
- Gérer le calendrier de l’avocat et repérer les éventuels conflits d’horaires
- Utiliser le système judiciaire du cabinet pour faciliter la planification et la coordination des dates d’audience
- Gérer les appels des clients et les messages vocaux via RingCentral
- Tenir à jour et garantir l’exactitude des dossiers clients, consultations et affaires
- Gérer les données des clients et des prospects dans MyCase
- Traiter les paiements des consultations et tenir des registres de paiement exacts
- Surveiller les conventions d’honoraires non signées et assurer le suivi jusqu’à réception des exemplaires complétés
- Préparer les conventions d’honoraires et les envoyer pour signature
- Fournir un soutien administratif fiable afin de maintenir un service client juridique organisé et réactif
- Protéger les informations confidentielles appartenant aux clients et au cabinet
- Effectuer les tâches administratives avec Microsoft Word, Excel, Adobe et d’autres outils approuvés
- Contribuer à la mise en œuvre et au maintien des procédures opérationnelles standard
Exigences
- Trois à cinq ans d’expérience comme assistant, spécialiste de l’accueil, réceptionniste juridique ou professionnel comparable du soutien aux cabinets d’avocats
- Expérience préalable de l’accueil des clients, de leur intégration, de la coordination des calendriers, de la collecte de documents et des processus de suivi
- Excellentes compétences en anglais parlé et écrit
- Excellentes compétences en service client et en communication professionnelle
- Une expérience des procédures opérationnelles standard est fortement appréciée
- Une expérience de MyCase est fortement appréciée
- Maîtrise de Microsoft Office, notamment Word et Excel
- Connaissance d’Adobe pour la révision et la gestion de documents
- Expérience de RingCentral ou d’une plateforme téléphonique professionnelle similaire
- Capacité à apprendre et à utiliser le système judiciaire du cabinet
- Disponibilité pour travailler de 9 h à 18 h, heure du Centre
Avantages
- Travailler à distance depuis le Brésil
- Culture d’entreprise reconnue par la certification Great Place to Work