Job Duck conecta a profesionales con puestos remotos a tiempo completo para apoyar a empresas con sede en Estados Unidos. Sus oportunidades abarcan la asistencia jurídica, el marketing, el apoyo ejecutivo y la gestión de casos, al servicio de clientes y equipos de los sectores de la consultoría, el marketing y el ámbito jurídico. La empresa se centra en ayudar a los profesionales remotos a desarrollar carreras sostenibles desde casa mediante apoyo continuo y recursos para el desarrollo profesional.
Coordinador de Admisión para Despacho Jurídico (Remoto desde Brasil)
Puesto remoto de admisión jurídica para apoyar a bufetes de abogados de EE. UU. en la incorporación de clientes, la programación, las comunicaciones, la gestión documental, los pagos, los acuerdos y la administración de casos.
Descripción
- Mantener un seguimiento constante de los clientes potenciales y registrar todas las comunicaciones y los próximos pasos
- Cargar, organizar y gestionar los documentos de los clientes en los sistemas designados
- Enviar mensajes de bienvenida y explicar qué documentos deben proporcionar los clientes
- Coordinar la admisión de clientes potenciales y guiarlos durante el proceso de incorporación
- Programar con precisión consultas, citas, reuniones y fechas judiciales
- Supervisar los mensajes de voz y garantizar un seguimiento oportuno de cada mensaje
- Realizar llamadas salientes y responder a las preguntas de los clientes con empatía y profesionalismo
- Comunicarse con clientes potenciales y actuales por teléfono y correo electrónico
- Gestionar el calendario del abogado e identificar posibles conflictos de programación
- Utilizar el sistema judicial del despacho para apoyar la programación y la coordinación de fechas judiciales
- Gestionar las llamadas de los clientes y los mensajes de voz mediante RingCentral
- Mantener actualizados y precisos los registros de clientes, consultas y asuntos
- Mantener los datos de clientes y clientes potenciales en MyCase
- Procesar los pagos de las consultas y mantener registros de pago precisos
- Supervisar los acuerdos de honorarios sin firmar y hacer seguimiento hasta recibir las copias completas
- Preparar los acuerdos de honorarios y enviarlos para su firma
- Proporcionar apoyo administrativo fiable para mantener organizado y ágil el servicio al cliente del equipo jurídico
- Proteger la información confidencial de los clientes y del despacho
- Realizar tareas administrativas con Microsoft Word, Excel, Adobe y otras herramientas aprobadas
- Ayudar a implementar y mantener procedimientos operativos estándar
Requisitos
- De tres a cinco años de experiencia como asistente, especialista en admisión, recepcionista jurídica o profesional comparable de apoyo en un bufete de abogados
- Experiencia previa con admisión de clientes, incorporación, coordinación de calendarios, recopilación de documentos y procesos de seguimiento
- Sólidas habilidades de inglés hablado y escrito
- Excelentes habilidades de atención al cliente y comunicación profesional
- Se valora mucho la experiencia con procedimientos operativos estándar
- Se valora mucho la experiencia con MyCase
- Dominio de Microsoft Office, incluidos Word y Excel
- Familiaridad con Adobe para la revisión y gestión de documentos
- Experiencia con RingCentral o una plataforma telefónica empresarial similar
- Capacidad para aprender y utilizar el sistema judicial del despacho
- Disponibilidad para trabajar de 9:00 a. m. a 6:00 p. m., hora central
Beneficios
- Trabajar de forma remota desde Brasil
- Cultura laboral reconocida con la certificación Great Place to Work