Job Duck מחברת בין אנשי מקצוע למשרות מרחוק במשרה מלאה, המספקות תמיכה לעסקים שבסיסם בארצות הברית. ההזדמנויות שלה כוללות סיוע משפטי, שיווק, תמיכה למנהלים וניהול תיקים, עבור לקוחות וצוותים בתחומי הייעוץ, השיווק והעבודה המשפטית. החברה מתמקדת בסיוע לאנשי מקצוע העובדים מרחוק לבנות קריירה יציבה מהבית באמצעות תמיכה שוטפת ומשאבים לפיתוח הקריירה.
רכז/ת קליטת לקוחות במשרד עורכי דין (עבודה מרחוק מברזיל)
תפקיד משפטי מרחוק התומך במשרדי עורכי דין בארה״ב בקליטת לקוחות, תיאום פגישות, תקשורת, ניהול מסמכים, תשלומים, הסכמים וניהול תיקים.
תיאור
- לבצע מעקב עקבי אחר לידים ולתעד את כל התקשורת והשלבים הבאים
- להעלות, לארגן ולנהל מסמכי לקוחות במערכות הייעודיות
- לשלוח הודעות ברוכים הבאים ולהסביר אילו מסמכים הלקוחות נדרשים לספק
- לתאם קליטת לקוחות פוטנציאליים ולהדריך אותם בתהליך הקליטה
- לתאם במדויק ייעוצים, פגישות, ישיבות ומועדי דיונים
- לנטר הודעות קוליות ולוודא שכל הודעה מקבלת מעקב במועד
- לבצע שיחות יוצאות ולענות על שאלות לקוחות באמפתיה ובמקצועיות
- לתקשר עם לקוחות פוטנציאליים וקיימים בטלפון ובדוא״ל
- לנהל את לוח השנה של עורך הדין ולזהות התנגשויות תזמון אפשריות
- להשתמש במערכת בתי המשפט של המשרד לתמיכה בתזמון ובתיאום מועדי דיונים
- לנהל שיחות לקוחות והודעות קוליות באמצעות RingCentral
- לשמור על רישומים מדויקים ועדכניים של לקוחות, ייעוצים ותיקים
- לנהל את נתוני הלקוחות והלידים ב-MyCase
- לעבד תשלומים עבור ייעוצים ולשמור על דיוק רישומי התשלומים
- לנטר הסכמי שכר טרחה שטרם נחתמו ולעקוב לקבלת עותקים שהושלמו
- להכין הסכמי שכר טרחה ולשלוח אותם לחתימה
- לספק תמיכה אדמיניסטרטיבית אמינה ששומרת על שירות לקוחות מאורגן ומהיר תגובה בצוות המשפטי
- להגן על מידע סודי השייך ללקוחות ולמשרד
- לבצע עבודה אדמיניסטרטיבית באמצעות Microsoft Word, Excel, Adobe וכלים מאושרים נוספים
- לסייע ביישום נהלי עבודה סטנדרטיים ובתחזוקתם
דרישות
- שלוש עד חמש שנות ניסיון כעוזר/ת, מומחה/ית קליטת לקוחות, פקיד/ת קבלה משפטי/ת או בתפקיד תמיכה דומה במשרד עורכי דין
- ניסיון קודם בקליטת לקוחות, תהליכי קליטה, תיאום לוחות שנה, איסוף מסמכים ותהליכי מעקב
- שליטה גבוהה באנגלית מדוברת ובכתב
- מיומנויות מצוינות בשירות לקוחות ובתקשורת מקצועית
- ניסיון בעבודה עם נהלי עבודה סטנדרטיים ייחשב יתרון משמעותי
- ניסיון בשימוש ב-MyCase ייחשב יתרון משמעותי
- שליטה ב-Microsoft Office, כולל Word ו-Excel
- היכרות עם Adobe לצורך סקירה וניהול מסמכים
- ניסיון ב-RingCentral או בפלטפורמת טלפוניה עסקית דומה
- יכולת ללמוד ולהשתמש במערכת בתי המשפט של המשרד
- זמינות לעבודה בין 9:00 ל-18:00 לפי השעון המרכזי
הטבות
- עבודה מרחוק מברזיל
- תרבות ארגונית שזכתה להכרה באמצעות הסמכת Great Place to Work