Job Duck brengt professionals in contact met fulltime banen op afstand ter ondersteuning van bedrijven in de Verenigde Staten. De mogelijkheden omvatten juridische ondersteuning, marketing, managementondersteuning en casemanagement voor klanten en teams in de advies-, marketing- en juridische sector. Het bedrijf helpt professionals op afstand om vanuit huis een duurzame carrière op te bouwen, met voortdurende ondersteuning en middelen voor professionele ontwikkeling.
Coordinator Intake Juridisch Kantoor (Op afstand vanuit Brazilië)
Remote functie voor intake bij Amerikaanse advocatenkantoren, met ondersteuning bij cliëntonboarding, planning, communicatie, documentbeheer, betalingen, overeenkomsten en dossieradministratie.
Beschrijving
- Zorg voor consequente opvolging van leads en leg alle communicatie en vervolgstappen vast
- Upload, organiseer en beheer cliëntdocumenten in de aangewezen systemen
- Verstuur welkomstberichten en leg uit welke documenten cliënten moeten aanleveren
- Coördineer de intake van potentiële cliënten en begeleid cliënten tijdens het onboardingproces
- Plan consulten, afspraken, vergaderingen en zittingen nauwkeurig in
- Controleer voicemailberichten en zorg dat elk bericht tijdig wordt opgevolgd
- Voer uitgaande gesprekken en beantwoord cliëntvragen empathisch en professioneel
- Communiceer telefonisch en per e-mail met potentiële en bestaande cliënten
- Beheer de agenda van de advocaat en signaleer mogelijke planningsconflicten
- Gebruik het rechtbanksysteem van het kantoor ter ondersteuning van planning en coördinatie van zittingsdata
- Beheer cliëntgesprekken en voicemailberichten via RingCentral
- Houd cliënt-, consultatie- en dossiergegevens nauwkeurig en actueel
- Beheer cliënt- en leaddata in MyCase
- Verwerk betalingen voor consulten en houd de betalingsadministratie nauwkeurig bij
- Controleer niet-ondertekende honorariumovereenkomsten en volg ondertekende exemplaren op
- Stel honorariumovereenkomsten op en verstuur ze ter ondertekening
- Bied betrouwbare administratieve ondersteuning zodat de cliëntservice van het juridische team georganiseerd en responsief blijft
- Bescherm vertrouwelijke informatie van cliënten en het kantoor
- Voer administratieve werkzaamheden uit met Microsoft Word, Excel, Adobe en andere goedgekeurde tools
- Help bij het implementeren en onderhouden van standaardwerkprocedures
Vereisten
- Drie tot vijf jaar ervaring als assistent, intake-specialist, juridisch receptionist of vergelijkbare ondersteunende professional bij een advocatenkantoor
- Eerdere ervaring met cliëntintake, onboarding, agendacoördinatie, documentverzameling en opvolgingsprocessen
- Sterke mondelinge en schriftelijke beheersing van het Engels
- Uitstekende vaardigheden op het gebied van klantenservice en professionele communicatie
- Ervaring met standaardwerkprocedures wordt zeer gewaardeerd
- Ervaring met MyCase wordt zeer gewaardeerd
- Goede beheersing van Microsoft Office, waaronder Word en Excel
- Bekendheid met Adobe voor het controleren en beheren van documenten
- Ervaring met RingCentral of een vergelijkbaar zakelijk telefoonplatform
- Vermogen om het rechtbanksysteem van het kantoor te leren en te gebruiken
- Beschikbaarheid om van 9.00 tot 18.00 uur Central Time te werken
Voordelen
- Op afstand werken vanuit Brazilië
- Werkcultuur die is erkend met de Great Place to Work-certificering