Job Duck vermittelt Fachkräften Vollzeitstellen im Homeoffice zur Unterstützung von Unternehmen mit Sitz in den Vereinigten Staaten. Die Tätigkeitsbereiche umfassen unter anderem juristische Assistenz, Marketing, Unterstützung von Führungskräften und Fallmanagement für Kundinnen, Kunden und Teams aus Beratung, Marketing und Rechtswesen. Das Unternehmen unterstützt Remote-Fachkräfte dabei, von zu Hause aus nachhaltige Karrieren aufzubauen, und bietet kontinuierliche Betreuung sowie Ressourcen zur beruflichen Weiterentwicklung.
Koordinator für die Mandantenaufnahme in einer Anwaltskanzlei (Remote in Brasilien)
Remote-Tätigkeit im Bereich der Mandantenaufnahme für US-amerikanische Kanzleien mit Aufgaben in den Bereichen Onboarding, Terminplanung, Kommunikation, Dokumentenverwaltung, Zahlungen, Vereinbarungen und Fallverwaltung.
Brasilien1.142 $ – 1.220 $ / Monat
RemoteVollzeitMittlere StufeSeniorErforderliche Sprache: EnglischRechtsanwaltBeschreibung
- Konsequente Nachverfolgung von Leads sicherstellen und alle Kommunikationen sowie nächsten Schritte dokumentieren
- Mandantendokumente in den vorgesehenen Systemen hochladen, organisieren und verwalten
- Willkommensnachrichten versenden und erläutern, welche Dokumente Mandanten bereitstellen müssen
- Die Aufnahme potenzieller Mandanten koordinieren und Mandanten durch das Onboarding führen
- Beratungen, Termine, Besprechungen und Gerichtstermine genau planen
- Voicemails überwachen und sicherstellen, dass jede Nachricht zeitnah nachverfolgt wird
- Ausgehende Anrufe tätigen und Mandantenfragen einfühlsam und professionell beantworten
- Mit potenziellen und aktuellen Mandanten per Telefon und E-Mail kommunizieren
- Den Kalender des Anwalts verwalten und mögliche Terminkonflikte erkennen
- Das Gerichtssystem der Kanzlei zur Unterstützung der Terminplanung und Koordination von Gerichtsterminen nutzen
- Mandantenanrufe und Voicemail-Nachrichten über RingCentral verwalten
- Mandanten-, Beratungs- und Falldaten genau und aktuell halten
- Mandanten- und Leaddaten in MyCase pflegen
- Zahlungen für Beratungen bearbeiten und Zahlungsaufzeichnungen korrekt halten
- Nicht unterzeichnete Honorarvereinbarungen überwachen und abgeschlossene Exemplare nachverfolgen
- Honorarvereinbarungen vorbereiten und zur Unterzeichnung versenden
- Zuverlässige administrative Unterstützung leisten, damit der Mandantenservice des Rechtsteams organisiert und reaktionsschnell bleibt
- Vertrauliche Informationen von Mandanten und der Kanzlei schützen
- Administrative Aufgaben mit Microsoft Word, Excel, Adobe und anderen freigegebenen Tools erledigen
- Bei der Umsetzung und Pflege von Standardarbeitsanweisungen mitwirken
Anforderungen
- Drei bis fünf Jahre Erfahrung als Assistenzkraft, Spezialist für Mandantenaufnahme, Empfangsmitarbeiter in einer Anwaltskanzlei oder in einer vergleichbaren unterstützenden Funktion in einer Kanzlei
- Erfahrung mit Mandantenaufnahme, Onboarding, Kalenderkoordination, Dokumentensammlung und Nachverfolgungsprozessen
- Sehr gute mündliche und schriftliche Englischkenntnisse
- Ausgeprägte Kundenservice- und professionelle Kommunikationsfähigkeiten
- Erfahrung mit Standardarbeitsanweisungen ist von großem Vorteil
- Erfahrung mit MyCase ist von großem Vorteil
- Sicherer Umgang mit Microsoft Office, einschließlich Word und Excel
- Vertrautheit mit Adobe zur Prüfung und Verwaltung von Dokumenten
- Erfahrung mit RingCentral oder einer ähnlichen geschäftlichen Telefonplattform
- Fähigkeit, das Gerichtssystem der Kanzlei zu erlernen und zu nutzen
- Bereitschaft, von 9:00 bis 18:00 Uhr Central Time zu arbeiten
Zusatzleistungen
- Remote-Arbeit von Brasilien aus
- Arbeitskultur, die mit der Great Place to Work-Zertifizierung ausgezeichnet wurde