Job Duck kobler fagfolk med fulltidsstillinger på avstand, der de støtter virksomheter basert i USA. Mulighetene omfatter juridisk bistand, markedsføring, lederstøtte og saksbehandling, for kunder og team innen rådgivning, markedsføring og juridisk arbeid. Selskapet fokuserer på å hjelpe fjernarbeidende fagfolk med å bygge bærekraftige karrierer hjemmefra gjennom kontinuerlig støtte og ressurser for karriereutvikling.
Koordinator for juridisk kontormottak (fjernarbeid fra Brasil)
Juridisk mottaksrolle på avstand som støtter amerikanske advokatfirmaer med klientregistrering, planlegging, kommunikasjon, dokumenthåndtering, betalinger, avtaler og saksadministrasjon.
Beskrivelse
- Følg konsekvent opp potensielle klienter og registrer all kommunikasjon samt neste steg
- Last opp, organiser og administrer klientdokumenter i de angitte systemene
- Send velkomstmeldinger og forklar hvilke dokumenter klientene må sende inn
- Koordiner mottak av potensielle klienter og veiled klientene gjennom introduksjonen
- Planlegg konsultasjoner, avtaler, møter og rettsdatoer nøyaktig
- Overvåk telefonsvarer og sørg for at hver melding følges opp i tide
- Ring utgående samtaler og besvar klientenes spørsmål med empati og profesjonalitet
- Kommuniser med potensielle og nåværende klienter via telefon og e-post
- Administrer advokatens kalender og identifiser mulige planleggingskonflikter
- Bruk firmaets rettssystem til å støtte planlegging og koordinering av rettsdatoer
- Administrer klientsamtaler og telefonsvarermeldinger via RingCentral
- Hold klient-, konsultasjons- og saksregistrene korrekte og oppdaterte
- Vedlikehold klient- og leaddata i MyCase
- Behandle betalinger for konsultasjoner og hold betalingsregistrene korrekte
- Overvåk usignerte salæravtaler og følg opp for å få inn ferdige kopier
- Forbered salæravtaler og send dem til signering
- Gi pålitelig administrativ støtte som holder det juridiske teamets klientservice organisert og responsiv
- Beskytt konfidensiell informasjon som tilhører klientene og firmaet
- Utfør administrativt arbeid med Microsoft Word, Excel, Adobe og andre godkjente verktøy
- Bidra til å implementere og vedlikeholde standardiserte arbeidsrutiner
Krav
- Tre til fem års erfaring som assistent, intake-spesialist, juridisk resepsjonist eller tilsvarende støtteperson i et advokatfirma
- Tidligere erfaring med klientmottak, introduksjon, kalenderkoordinering, dokumentinnsamling og oppfølgingsrutiner
- Gode muntlige og skriftlige engelskkunnskaper
- Svært gode kundeservice- og kommunikasjonsevner
- Erfaring med å arbeide etter standardiserte arbeidsrutiner er en stor fordel
- Erfaring med MyCase er en stor fordel
- Gode ferdigheter i Microsoft Office, inkludert Word og Excel
- Kjennskap til Adobe for gjennomgang og håndtering av dokumenter
- Erfaring med RingCentral eller en lignende telefoniplattform for virksomheter
- Evne til å lære og bruke firmaets rettssystem
- Mulighet til å jobbe fra kl. 09.00 til 18.00 sentraltid
Fordeler
- Jobb eksternt fra Brasil
- Arbeidskultur anerkjent med Great Place to Work-sertifisering