Job Duck pomaga specjalistom znajdować stałą pracę zdalną wspierającą firmy działające w Stanach Zjednoczonych. Oferty obejmują pomoc prawną, marketing, wsparcie kadry kierowniczej i zarządzanie sprawami, a klienci oraz zespoły działają w obszarach doradztwa, marketingu i prawa. Firma koncentruje się na pomaganiu specjalistom zdalnym w budowaniu stabilnych karier z domu poprzez stałe wsparcie i zasoby wspierające rozwój zawodowy.
Koordynator przyjmowania klientów w kancelarii prawnej (praca zdalna z Brazylii)
Zdalna praca związana z przyjmowaniem klientów dla amerykańskich kancelarii prawnych: wdrażanie klientów, planowanie, komunikacja, zarządzanie dokumentami, płatnościami, umowami i sprawami.
Brazylia1142 $ – 1220 $ / miesiąc
ZdalniePełny etatPoziom średniSeniorWymagany Język: angielskiAdwokatOpis
- Regularnie kontaktować się z potencjalnymi klientami oraz rejestrować wszystkie komunikaty i kolejne kroki
- Przesyłać, porządkować i zarządzać dokumentami klientów w wyznaczonych systemach
- Wysyłać wiadomości powitalne i wyjaśniać klientom, jakie dokumenty muszą dostarczyć
- Koordynować przyjmowanie potencjalnych klientów i prowadzić ich przez proces wdrożenia
- Dokładnie planować konsultacje, wizyty, spotkania i terminy rozpraw
- Monitorować wiadomości głosowe i zapewniać terminową obsługę każdego zgłoszenia
- Wykonywać połączenia wychodzące i odpowiadać na pytania klientów z empatią i profesjonalizmem
- Kontaktować się z potencjalnymi i obecnymi klientami telefonicznie oraz mailowo
- Zarządzać kalendarzem prawnika i identyfikować potencjalne konflikty terminów
- Korzystać z systemu sądowego kancelarii w celu wsparcia planowania i koordynacji terminów rozpraw
- Obsługiwać połączenia klientów i wiadomości głosowe za pomocą RingCentral
- Dbać o dokładność i aktualność rejestrów klientów, konsultacji i spraw
- Zarządzać danymi klientów i potencjalnych klientów w MyCase
- Przetwarzać płatności za konsultacje i dbać o dokładność rejestrów płatności
- Monitorować niepodpisane umowy dotyczące opłat i kontaktować się w sprawie uzyskania podpisanych kopii
- Przygotowywać umowy dotyczące opłat i wysyłać je do podpisu
- Zapewniać niezawodne wsparcie administracyjne, które pomaga zespołowi prawnemu utrzymywać uporządkowaną i sprawną obsługę klientów
- Chronić poufne informacje klientów i kancelarii
- Wykonywać prace administracyjne z użyciem Microsoft Word, Excel, Adobe i innych zatwierdzonych narzędzi
- Pomagać we wdrażaniu i utrzymywaniu standardowych procedur operacyjnych
Wymagania
- Od trzech do pięciu lat doświadczenia na stanowisku asystenta, specjalisty ds. przyjmowania klientów, recepcjonisty w kancelarii prawnej lub na porównywalnym stanowisku wspierającym kancelarię
- Wcześniejsze doświadczenie w przyjmowaniu i wdrażaniu klientów, koordynacji kalendarza, zbieraniu dokumentów i obsłudze procesów związanych z dalszym kontaktem
- Bardzo dobra znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie
- Doskonałe umiejętności obsługi klienta i profesjonalnej komunikacji
- Doświadczenie w pracy ze standardowymi procedurami operacyjnymi będzie dużym atutem
- Doświadczenie w korzystaniu z MyCase będzie dużym atutem
- Biegła znajomość pakietu Microsoft Office, w tym Word i Excel
- Znajomość programu Adobe do przeglądania i zarządzania dokumentami
- Doświadczenie w pracy z RingCentral lub podobną firmową platformą telefoniczną
- Umiejętność nauczenia się obsługi systemu sądowego kancelarii
- Dyspozycyjność do pracy od 9:00 do 18:00 czasu centralnego
Benefity
- Praca zdalna z Brazylii
- Kultura miejsca pracy wyróżniona certyfikatem Great Place to Work